Il y a un nouveau terme que vous devez connaître : la découverte intégrée. Qu'est-ce que la découverte intégrée et pourquoi devrait-elle importer à votre pratique? La découverte intégrée est lorsque un seul prestataire gère une multitude de fonctions de découverte et combine de vastes capacités de la gauche de l'EDRM tout le long jusqu'à la droite. Les clients bénéficient d'une solution de découverte intégrée car ils peuvent réaliser des économies de coûts significatives, des efficacités de flux de travail, des niveaux de service plus élevés et des résultats supérieurs. Ces avantages sont souvent délivrés en collaboration avec les équipes internes et externes d'un client grâce à des standards de projet et d'engagement qui sont personnalisés dans des guides d'action sur mesure.

Comme les circuits intégrés modernes, la découverte intégrée marie des fonctions disparates pour produire un processus sans couture à travers l'EDRM. L'impact le plus important de la découverte intégrée est lorsqu'un hébergeur et un client apportent des analyses, une Revue Assistée par la Technologie (TAR) des flux de travail, et de la technologie au processus de révision. Voici six façons dont les services de découverte intégrée d'Epiq peuvent bénéficier à votre équipe :

1.  Processus rationalisé

La découverte intégrée signifie qu'un responsable de révision et un consultant TAR travaillent ensemble pour s'assurer que tous les outils avancés nécessaires sont mis à disposition et que les flux de travail sont personnalisés pour réduire la charge de révision d'une équipe, ce qui améliorera l'efficacité et la rapidité d'une révision.  Après l'examen d'un ensemble de données et des objectifs spécifiques de révision, le responsable de révision et le consultant TAR organiseront une réunion de planification avec le conseil du client pour recommander des technologies utiles comme le threading d'e-mail, l'analyse de quasi-duplicatas, le clustering, la recherche de concepts, et l'apprentissage actif continu à travers une variété d'outils dans l'arsenal d'Epiq. L'objectif de l'utilisation de ces technologies est de permettre aux réviseurs de travailler rapidement à travers de grands ensembles de documents. Une fois qu'un ensemble de technologies et de flux de travail sont sélectionnés, le responsable de la révision mettra en place des dispositions de codage et de contrôle de la qualité. Le consultant TAR consignera les flux de travail technologiques qui seront déployés pour aider au processus de révision. En prenant cette mesure, cela garantit que l'équipe est préparée à un éventuel défi de l'avocat adverse quant à la manière dont la technologie a été déployée. Tous les experts travaillant sur l'affaire documenteront tous les processus pour s'assurer qu'ils sont pleinement défendables.

2.  Flux de travail optimisés

Le conseil, le consultant TAR, et le responsable de la révision se réunissent pour mettre en œuvre et surveiller les structures technologiques pour la manière dont les réviseurs travaillent à travers les documents afin d'assurer une efficacité maximale et une exécution de projet en douceur avec chaque partie du processus travaillant ensemble. Dans l'une de nos études de cas, nous avons eu un responsable de révision et un consultant TAR recommander au conseil d'utiliser un flux de travail d'apprentissage actif continu, ce qui a permis aux réviseurs de passer rapidement à travers une population de 150 000 documents en moins de 7 jours, en codant seulement 25 000 documents comme réactifs. Le client était ravi des économies d'argent et de temps réalisées grâce à cette recommandation.

3.  Rapports sans lacunes

Avec une équipe intégrée travaillant ensemble, le reporting est beaucoup plus personnalisé et peut détailler l'état des données, l'impact du déploiement d'un large éventail d'outils d'analyse, et le progrès et le coût de la révision. Cela permet au conseil de poser des questions éclairantes, de recommander des modifications au processus de révision, d'ajuster le flux de travail à la volée, et de travailler à travers les questions et les conflits de codage des réviseurs.

4.  Contrôle de qualité amélioré

Alors que l'équipe de découverte intégrée et le conseil travaillent à travers la révision, un résultat fréquent est une production à l'avocat adverse. Le responsable de la révision et l'équipe de gestion de projet d'Epiq travaillent ensemble pour mener un contrôle de qualité pré-production pour assurer une production précise et opportune des données. L'équipe d'Epiq travaille à travers les conflits de codage finaux, les réductions, et prépare la production conformément au protocole ESI entré par les parties à la poursuite.

5.  Gestion et sécurité unifiées

Travailler de bout en bout avec un seul fournisseur permet de créer un guide d'action personnalisé et prédéfini pour votre affaire.  Un avantage d'un guide d'action est qu'il spécifie les protocoles d'escalade lorsque des besoins urgents ou des ajustements de projet sont nécessaires. Les guides d'action personnalisés fixent un point de départ pour les flux de travail, les technologies, et la gestion pour guider les clients, le conseil, et les équipes d'Epiq à tous les stades. De plus, les guides d'action comprennent des détails sur les responsabilités basées sur les rôles, l'accès, les permissions, et tout protocole de sécurité pertinent.

6.  Communications ouvertes

Avoir un fournisseur d'eDiscovery prenant l'ent ière responsabilité du processus et des résultats crée une opportunité de réaliser des réductions de coûts, des efficacités de flux de travail, et des résultats de haute qualité. Le client, le conseil, TAR, et les équipes de révision peuvent collaborer ouvertement et efficacement tout au long du cycle de vie de l'affaire. Cela élimine une équipe qui en dit une autre, et à son tour dire une autre équipe d'actions et d'étapes à prendre. Toutes les parties travaillent ensemble en unisson - aucun jeu de téléphone n'est nécessaire.

Conclusion

La découverte intégrée offre une approche différenciée pour aider les clients à obtenir le meilleur résultat possible. Les clients finissent par avoir plus de contrôle dans le processus d'eDiscovery et de révision de documents en tirant parti des meilleures pratiques et des capacités des fournisseurs. Avoir une équipe cohérente et consistante travaillant sur ces multiples phases fournira aux équipes de cas un risque réduit, tout en réduisant les coûts globaux, et en améliorant les résultats.

Par Wayne Hill, Architecte de Solutions.  Wayne travaille dans le domaine juridique depuis 1991, où il a commencé sa carrière en tant qu'avocat de tribunal.  En 2008, il a rejoint le côté prestataire, se concentrant sur l'aide aux clients pour résoudre des problèmes complexes d'eDiscovery et de Gouvernance de l'Information.