Dans « Aviez-vous l'intention d'acheter cela ? Conseils pour lutter contre la non-conformité en matière de facturation », notre équipe a abordé trois mythes concernant la facturation des avocats externes et a partagé des conseils pratiques sur les moyens d'affronter la réalité et d'améliorer les pratiques de facturation. Pour de nombreuses entreprises, une facturation inappropriée représente des centaines de milliers, voire des millions, de dépenses supplémentaires chaque année. Nous savons que la facturation juridique nous fait perdre du temps et de l'énergie, mais nous devons mieux gérer ces processus. 

Mais qu'en est-il des avocats de nos services juridiques internes ? Respectons-nous notre part du contrat ? Pour être honnête, les mêmes mythes s'appliquent.

3 mythes parmi les équipes internes

• Mythe n° 1 - [Les juristes internes] connaissent toujours les directives de facturation de vos conseillers juridiques externes. Ce n'est pas une hypothèse juste, surtout lorsque les directives sont longues, ennuyeuses et souvent mises à jour. 
• Mythe n°2 - [Les juristes internes] surveillent de manière vigilante et constante le temps que les conseillers juridiques externes consacrent à l'accomplissement de leurs tâches afin de garantir un niveau élevé de précision dans la facturation. Oui, il existe une bonne dose de travail d'équipe et de collaboration entre les conseillers juridiques externes et les équipes internes, mais les conseillers juridiques internes jonglent avec de nombreuses responsabilités et peuvent, de manière compréhensible, perdre de vue les efforts consacrés à chaque dossier qu'ils gèrent. 
• Mythe n° 3 - [Les juristes internes] examinent toujours scrupuleusement les factures des cabinets d'avocats avant d'approuver le paiement. Non. Honnêtement, tout comme pour les avocats externes, il faut trouver un compromis entre le temps consacré à l'examen des factures et le temps consacré aux dossiers, et il n'est pas surprenant que la qualité du travail juridique l'emporte toujours, comme il se doit. (Sans parler des autres responsabilités qui incombent aux responsables internes : établir des relations avec les partenaires commerciaux, connaître l'entreprise et gérer leurs propres équipes.)

Le fait est que nos conseillers juridiques internes et externes assument une grande responsabilité en matière de qualité du travail fourni et de protection et défense de votre organisation. Mais en ce qui concerne la facturation des services juridiques, comment pouvons-nous aborder ce mal nécessaire et alléger quelque peu la charge de travail ? 

La Solution

En tant qu'ancien responsable des opérations juridiques en interne, vous pourriez penser que je privilégie l'équipe des opérations juridiques comme solution unique. Cependant, les tendances du secteur montrent que la vérification des factures gérées est une autre tâche répétitive dont les prestataires de services juridiques alternatifs (ALSP) peuvent efficacement se charger. De nombreux ALSP disposent de l'expertise et des processus technologiques avancés qui permettent un examen en cours de route, une application continue et une analyse périodique, donnant à votre équipe le contrôle et le contexte tout au long du flux de travail. Le recours à un ALSP comme premier examinateur permet à votre équipe de gagner du temps et lui évite d'avoir à jouer le rôle d'exécutant parmi ses alliés, tout en conservant la vision d'ensemble et le pouvoir d'approbation finale, comme il se doit. 

Le processus de gestion des factures d'Epiq se présente comme suit pour de nombreux clients :

Si votre service juridique cherche à améliorer le processus d'examen et d'approbation des factures de vos conseillers juridiques externes, ou si vous avez simplement des questions sur la manière de mieux responsabiliser vos avocats internes, Epiq Spend Solutions peut vous aider.

Kendra Nowak est directrice générale de l'équipe Legal Transformation Solutions d'Epiq. Kendra travaille en partenariat avec les dirigeants internes des entreprises afin d'identifier et de résoudre les défis communs auxquels sont confrontés les services juridiques internationaux en matière de personnel, de processus, de technologie et d'analyse des données.