Point clé à retenir: Les assureurs qui considèrent l’eDiscovery uniquement comme un coût se privent d’un avantage stratégique. De nouvelles approches, notamment fondées sur l’IA, permettent de réduire les risques et d’améliorer le rendement des investissements en eDiscovery. En traitant directement les facteurs cachés de dépenses, en appliquant l’analyse dès le départ et en standardisant les workflows, les équipes rendent l’eDiscovery prévisible et créatrice de valeur. 

Trop souvent, les compagnies d’assurance voient l’eDiscovery comme un simple coût à réduire. Cette vision conduit à des décisions risquées et peu efficaces. Face à la hausse des coûts de l’eDiscovery et à des budgets qui stagnent, les décideurs cherchent à limiter son périmètre. Cette approche peut toutefois se retourner contre eux. Certains risques restent invisibles et les assureurs n’accèdent pas aux données qu’une eDiscovery plus complète pourrait révéler. 

En ciblant les facteurs de coûts, en particulier ceux souvent négligés, et en utilisant l’analyse de manière pertinente, les assureurs maîtrisent leurs dépenses, optimisent leurs opérations et renforcent leur avantage stratégique et commercial. 

Répondre à des exigences croissantes avec des budgets fixes 

Dans le domaine de l’eDiscovery, l’écart se creuse entre les besoins des assureurs et leurs ressources. Les obligations de collecte dépassent désormais le cadre des litiges et couvrent notamment les différends liés aux sinistres, les demandes des autorités de régulation, les cyberincidents et les enquêtes internes. Dans le même temps, les volumes de données explosent. Pourtant, les budgets et les effectifs restent stables. Selon le Legal Department Operations Index 2025 du Thomson Reuters Institute, réalisé auprès de plus de 125 directions juridiques, 55 % d’entre elles disposent de budgets gelés ou en baisse et 51 % ne constatent aucune évolution de leur budget consacré aux technologies juridiques. 

Pour les assureurs, le défi ne se limite pas aux coûts, à l’augmentation des besoins ou au manque de ressources. Il s’aggrave avec les fortes variations des besoins en eDiscovery et l’accumulation, dossier après dossier, de tâches cachées, indirectes et mal suivies. 

Pourquoi les coûts de l’eDiscovery augmentent dans l’assurance 

Dans l’assurance, l’eDiscovery commence souvent par des différends liés aux sinistres, en particulier lorsque les clauses des polices sont ambiguës, comme cela peut être le cas pour les assurances de biens, les cyberrisques et les risques spécialisés.

L’ambiguïté des clauses n’est toutefois qu’un facteur de coût parmi d’autres. La reconstitution des dossiers de sinistres, l’extraction des dossiers de souscription et les recherches dans plusieurs systèmes augmentent également les dépenses. Bien que ces tâches s’apparentent à une première collecte de données, les coûts associés, notamment les mesures de conservation légale, la préservation des boîtes de réception et les exportations de systèmes, sont souvent classés comme assistance ou analyse des sinistres. Ils sont alors absorbés par les budgets informatiques ou de conformité, ce qui masque leur coût réel. 

Les assureurs risquent donc de ne pas comptabiliser systématiquement les dépenses cachées liées à l’eDiscovery, comme le temps consacré par les collaborateurs, les perturbations de l’activité pendant les contrôles réglementaires ou les coûts d’infrastructure nécessaires au stockage et au traitement des données. Lorsque ces dépenses sont intégrées aux budgets opérationnels généraux, les assureurs ne peuvent pas les mesurer correctement. 

Les plus grands écarts de facturation résultent rarement d’un seul poste. Ils proviennent plutôt de petits frais calculés par gigaoctet, du traitement de données en double et de volumes à examiner qui augmentent progressivement jusqu’à dépasser le budget. Il devient donc essentiel d’analyser les dépenses en détail et de surveiller quatre sources de dérive budgétaire. 

Quatre facteurs de coûts souvent négligés par les assureurs 

Lorsque les facteurs de coûts sont évidents, il est généralement simple d’agir. Dans le secteur de l’assurance, quatre tendances moins visibles augmentent pourtant régulièrement les dépenses d’eDiscovery. 

• Collecte excessive et redundance:  Les collectes réalisées par précaution incluent tous les dépositaires possibles et des périodes trop larges, souvent depuis la souscription de la police jusqu’à aujourd’hui.
• Réduction tardive des données: Lorsque le filtrage et l’analyse sont reportés, les données non pertinentes passent directement à l’étape de revue, la plus coûteuse. 
• Reprises et manque d’alignement: Une répartition floue des responsabilités décisionnelles ralentit les opérations, remet en cause les hypothèses et entraîne des efforts en double. 
• Visibilité initiale limitée: Sans évaluation précoce du dossier, les équipes manquent de visibilité sur le périmètre, les risques et l’exposition probable. 

Pour limiter l’impact de ces quatre facteurs de coûts, les assureurs doivent agir sur les règles et les processus. Ils doivent définir, appliquer et faire respecter des directives précises sur le périmètre des collectes. Ils doivent également établir et suivre des workflows clairs pour l’évaluation précoce des dossiers, le filtrage et l’analyse dès le début. Ces directives et workflows doivent préciser les responsabilités et les pouvoirs de décision. Ils constituent les fondements d’un modèle d’eDiscovery à coûts maîtrisés. 

Construire un modèle d’eDiscovery à coûts maîtrisés 

Pour établir ces fondements, les assureurs doivent gérer l’eDiscovery comme un système opérationnel et non comme une succession de projets ponctuels. Les modèles les plus efficaces reposent sur quatre éléments. Ils définissent rapidement le périmètre et évaluent les dossiers, privilégient l’automatisation des workflows, fondent les stratégies de revue sur l’analyse et centralisent la gouvernance. Les gains les plus rapides viennent d’une meilleure réception des demandes, d’une réduction précoce des données et de l’application d’analyses avancées là où elles diminuent les volumes, au lieu de seulement accélérer le traitement. La technologie reste importante, mais elle ne figure pas parmi ces quatre fondements. Les efforts de modernisation échouent lorsque les équipes commencent par les outils plutôt que par les workflows. 

Les indicateurs les plus fiables mesurent les résultats, et non l’activité. Ils incluent une baisse du coût par document, une part réduite des dépenses consacrées à la revue et l’identification des documents pertinents avec moins de vérifications. L’automatisation et l’analyse ont un impact particulièrement fort. 

Faire de l’automatisation un levier de maîtrise des coûts 

L’automatisation ne résout pas tout. Mais lorsqu’elle intervient tôt et de manière cohérente, elle compte parmi les moyens les plus efficaces de contenir les coûts de l’eDiscovery. Elle produit les meilleurs résultats pour les tâches répétitives fondées sur des règles, lorsque la cohérence est essentielle. 

La gestion des mesures de conservation légale, la collecte standard des données et les étapes de traitement comme la déduplication et l’extraction des métadonnées se prêtent déjà bien à l’automatisation. Lorsque ces contrôles interviennent en amont, ils limitent les coûts aux étapes suivantes. La revue devient ciblée plutôt que linéaire, tandis que les coûts d’hébergement, de revue et de production diminuent ensemble. 

Lorsque l’automatisation intervient trop tard ou varie selon les dossiers, les risques se cumulent. Les assureurs font face à des dépassements irrécupérables, à des résultats de revue incohérents, à des problèmes de confidentialité juridique et à des difficultés pour défendre leurs méthodes. 

Réduire les volumes à examiner grâce à l’analyse 

L’analyse réduit directement et fortement les dépenses en limitant le nombre de documents qui nécessitent une revue humaine. La déduplication, le regroupement des documents presque identiques, le fil de conversation des e-mails et le classement par pertinence écartent ou relèguent les documents à faible valeur avant leur examen. À grande échelle, la revue manuelle crée en réalité davantage de risques, car les incohérences et les erreurs augmentent. 

Créer un impact financier avec les services manages 

Les assureurs sous estiment souvent les avantages immédiats d’un prestataire de services managés d’eDiscovery. Les gains les plus importants apparaissent lorsque ce prestataire remplace des workflows fragmentés et ponctuels par des opérations standardisées. Cette approche est particulièrement adaptée aux assureurs qui gèrent des litiges récurrents, des dossiers comprenant de grands volumes d’informations stockées électroniquement ou des changements fréquents de périmètre. Quelles que soient les spécificités du dossier, le prestataire prend en charge chaque composante essentielle de l’eDiscovery, de la définition initiale du périmètre et de l’évaluation aux workflows privilégiant l’automatisation, aux stratégies de revue fondées sur l’analyse et à la gouvernance centralisée. 

Associées à une réception standardisée des demandes, à une définition cohérente du périmètre, à des environnements de données centralisés et à la réutilisation des travaux antérieurs, ces pratiques réduisent les variations de coûts entre les dossiers. Au fil du temps, les dépenses d’eDiscovery deviennent stables et prévisibles plutôt que variables et réactives. Les équipes financières accordent souvent bien plus de valeur à cette prévisibilité qu’à des gains d’efficacité abstraits. 

Transformer un centre de coûts en processus maîtrisé 

Les dépassements de coûts en eDiscovery ne sont pas inévitables. Ils résultent généralement de données d’entrée mal maîtrisées. Dans les portefeuilles d’assurance, la plupart des dossiers suivent des schémas récurrents. En coordonnant efficacement directives et workflows, les assureurs obtiennent des résultats significatifs, amplifiés par l’automatisation, l’analyse et les services managés. 

Ensemble, ces leviers permettent d’éviter les dépassements dès le départ, de contenir rapidement ceux qui surviennent et de justifier les coûts imprévus. L’eDiscovery passe ainsi d’une dépense imprévisible, aux résultats irréguliers et aux nombreux compromis, à une activité maîtrisée et défendable, dont les ressources répondent aux besoins de l’entreprise. Ce niveau de contrôle permet aux assureurs de remplacer une gestion réactive des coûts par des opérations d’eDiscovery prévisibles et évolutives. 

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Mandy Pierre Blanks, directrice principale, Services clients, groupe spécialisé Assurance 
Mandy Pierre Blanks aide les clients des secteurs de l’assurance et des services financiers à améliorer les résultats de leurs dossiers. Elle aligne les workflows, applique des pratiques éprouvées d’assistance aux litiges et assure une prestation cohérente à coûts maîtrisés.

Chez Epiq, elle accompagne les entreprises dans leurs dossiers complexes et coordonne des ressources transverses pour atteindre les objectifs de chaque affaire.