C'est déjà la saison de l'élaboration du budget ? On demande souvent aux services juridiques de prendre en charge les efforts de budgétisation du département juridique, et beaucoup trouvent le processus pénible. Les services financiers peuvent fournir un modèle à remplir, mais il peut être difficile d'établir un budget avec autant d'inconnues. L'expression couramment utilisée - le juridique est différent - n'est pas sans fondement dans ce cas, car les budgets juridiques posent des problèmes constants:

• Toutes les dépenses ne sont pas connues. Un événement imprévu, tel qu'une nouvelle affaire ou un litige, peut faire exploser le budget juridique. Il peut être difficile de rester au fait de ce qui ne s'est pas encore produit.
• Les changements de stratégie commerciale ont un impact sur vos coûts – Un changement de stratégie, tel qu'une augmentation des dépôts de brevets ou le lancement d'une nouvelle ligne d'activité, modifie les coûts. Il peut être difficile de savoir où ces changements peuvent se produire.
• Les dépenses liées aux conseils externes sont importantes – 50 % ou plus du budget juridique peut être lié aux conseils externes. Il peut être difficile de clarifier ce sur quoi les conseillers juridiques externes travaillent et ce à quoi il faut s'attendre pour l'année à venir.

Cela peut sembler décourageant, mais les équipes des opérations juridiques disposent d'informations sur les données de facturation des avocats externes qui leur permettent de prendre des décisions plus éclairées. Voici quelques conseils sur l'utilisation de ces données et d'autres stratégies pour établir des budgets plus précis et parler le langage de la finance.

Connaître le connu, planifier le partiellement connu

Les données relatives aux dépenses de l'année dernière constituent un bon point de départ pour la planification du budget de l'année prochaine, car elles donnent une vision claire des affaires en cours. Avec des données de facturation bien structurées, les équipes des opérations juridiques devraient savoir :

•  Le nombre total de dossiers
•  La phase actuelle de ces affaires
•  Les phases restantes de ces affaires

Si le département juridique demande à ses cabinets d'avocats de soumettre des budgets par le biais du système de facturation électronique ou sous la forme d'une offre au niveau de l'affaire, ils disposent déjà des coûts connus calculés pour leurs affaires en cours.

Qu'en est-il des affaires qui n'existent pas encore ? Certaines affaires, comme l'emploi et le travail, peuvent être raisonnablement prévues sur la base des événements de l'année dernière et de la croissance attendue de l'entreprise. De même, certains droits de propriété intellectuelle peuvent être prévus sur la base de la stratégie de l'entreprise. Si le nombre de dépôts de l'année suivante peut être anticipé, ainsi que le coût moyen par phase, ces coûts peuvent également être estimés.

N'oubliez pas les augmentations de tarifs

Les tarifs des grands cabinets d'avocats ont augmenté de près de 10 % l'année dernière. À moins que d'autres mesures de contrôle ne soient en place, comme l'examen des factures ou l'appel d'offres au niveau du dossier, il faut s'attendre à des augmentations similaires. Il est important d'intégrer ces augmentations dans les prévisions budgétaires et les dépenses connues.

Ne vous préoccupez pas des petites choses

N'oubliez pas que le ministère des finances s'intéresse à la situation dans son ensemble. Il est utile de tout détailler, mais ce n'est pas forcément nécessaire. La recherche de chaque achat technologique de 200 dollars n'est pas le meilleur moment pour une équipe d'opérations juridiques.

Faire valoir le bien-fondé de l'externalisation

Les budgets des services juridiques internes et externes ne devraient pas exister en vase clos ; ils devraient être gérés en tandem. Si des tâches importantes sont confiées à des cabinets d'avocats qui soutiennent les opérations de l'entreprise (plutôt que les litiges), le transfert de ces tâches en interne permet d'obtenir un soutien juridique plus important à un coût moindre.

Maîtrisez vos dépenses juridiques dès aujourd'hui

Les services juridiques peuvent mettre en œuvre toutes ces recommandations en exploitant leurs données de facturation, mais si les données ne sont pas propres, il sera difficile de répondre avec précision aux questions de budgétisation. Il est important de prendre le temps de faire une analyse rapide des données pour répondre aux questions budgétaires de haut niveau et d'envisager une analyse plus approfondie des dépenses pour mettre en évidence les domaines dans lesquels le budget peut être réduit.

Le processus de budgétisation peut être accablant, mais grâce à ces conseils, les équipes des opérations juridiques peuvent éviter de sous-estimer leurs besoins budgétaires et remodeler leur approche des dépenses en 2025.

Peter Eilhauer, directeur général, a plus de 20 ans d'expérience dans le secteur juridique. Il a travaillé avec des services juridiques d'entreprise, des cabinets d'avocats et des compagnies d'assurance pour réduire radicalement les coûts et améliorer les opérations grâce à l'analyse des dépenses, à l'amélioration des processus et à l'automatisation des flux de travail. Peter a travaillé à la fois comme consultant, prestataire de services et professionnel interne pour gérer les opérations juridiques et les programmes de gestion des dépenses. Il a beaucoup écrit et parlé sur l'analyse des données et a supervisé le développement de plusieurs plateformes d'analyse des dépenses. Peter est titulaire d'une licence de l'université Northwestern et d'un MBA de la Booth School of Business de l'université de Chicago.