Les directives pour les conseillers juridiques externes (OCG) sont plus que de simples recommandations statiques en matière de facturation ; ce sont des instructions vivantes qui alignent les équipes sur les valeurs de l'entreprise, la tolérance au risque et les attentes opérationnelles. Si d'autres membres du service juridique peuvent mettre à jour et améliorer les OCG, c'est au directeur juridique (GC) qu'incombe en dernier ressort la responsabilité de veiller à ce que les directives reflètent ces attentes. Alors que les équipes sont soumises à une pression croissante pour rester à jour dans un contexte d'évolution des normes du secteur, les équipes juridiques qui alignent leurs valeurs sur les OCG sont en mesure d'instaurer la confiance, d'approfondir leurs relations et de remporter davantage de contrats avec leurs clients. Trois éléments essentiels doivent être pris en compte lors de l'élaboration d'OCG stratégiques : l'adoption responsable de l'IA, les engagements en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI) et la gestion du temps.

Meilleures pratiques pour l'adoption de l'IA dans le domaine juridique

Les outils d'IA devenant monnaie courante pour les équipes juridiques, les services juridiques des entreprises intègrent désormais des dispositions relatives à l'IA dans leurs OCG. Alors que la quantité de données sensibles stockées en ligne ne cesse de croître, ces dispositions traitent de la gestion des risques à mesure que les équipes juridiques évaluent les effets opérationnels et stratégiques de l'adoption de l'IA.

La clé est de trouver un équilibre entre l'adoption des progrès de l'IA et le respect des normes éthiques. La définition de normes pour la mise en œuvre de l'IA dans les OCG, notamment la création de documents juridiques, la recherche juridique, la rédaction d'avis juridiques et la fourniture de conseils juridiques, est un élément essentiel d'une adoption responsable de l'IA.

Certaines organisations font appel à des conseillers externes pour protéger la confidentialité de leurs clients et s'assurer que l'utilisation de l'IA ne compromet pas la sécurité de leurs informations. Par exemple, beaucoup choisissent de préciser que les informations classées comme internes ou restreintes ne peuvent être téléchargées sur aucune plateforme publique d'IA. Cela inclut les données des clients, les informations personnelles identifiables (PII), les codes logiciels, etc. Il est essentiel de donner la priorité à l'analyse et à l'examen des résultats de l'IA afin de garantir l'exactitude juridique, la conformité avec les lois applicables et la cohérence avec les précédents juridiques.

Pour cette raison, les utilisateurs qui déploient des outils d'IA doivent vérifier avec diligence l'exactitude, la fiabilité et la légalité des résultats fournis par l'IA. Les conseillers juridiques externes doivent recevoir une formation sur l'utilisation des technologies d'IA afin de comprendre leurs capacités, leurs limites et leurs implications éthiques.

Les OCG doivent être évaluées et révisées périodiquement afin de répondre aux normes changeantes d'aujourd'hui, à mesure que la technologie progresse et que les normes juridiques et éthiques évoluent. Cette évaluation peut inclure la sollicitation de commentaires de la part de professionnels du droit, de clients et de parties prenantes concernées afin d'améliorer et de mettre à jour la politique si nécessaire. 

Dispositions DEI conformes aux valeurs de l'entreprise

Au cours des derniers mois, de nombreux services juridiques ont exprimé leur confusion et leur inquiétude quant au langage DEI utilisé dans leurs OCG. Certaines organisations ont choisi de supprimer entièrement les dispositions DEI, non pas par opposition aux décrets présidentiels, mais en raison d'un manque de directives claires et du risque d'un contrôle réglementaire. Ce sentiment a été repris lors du CLOC 2025, où des professionnels du droit ont engagé des conversations pour « prendre la température » : que font les autres ? Qu'est-ce qui est sûr ? Quelle est la prochaine étape ?

Cette incertitude découle en partie des récentes mesures prises au niveau fédéral. Des décrets tels que le décret 14173, « Mettre fin à la discrimination illégale et rétablir les opportunités fondées sur le mérite », et le décret 14281, « Rétablir l'égalité des chances et la méritocratie », ont ordonné aux agences de ne plus donner la priorité à l'application des politiques fondées sur la responsabilité en cas d'impact disparate. Ces changements ont conduit les équipes à réexaminer les programmes DEI, en particulier ceux qui comportent des objectifs mesurables ou des formulations spécifiques pouvant être interprétées comme préférentielles.

Si votre organisation inclut des dispositions DEI dans ses OCG, celles-ci doivent être intentionnelles, défendables et alignées sur vos valeurs d'entreprise et vos objectifs commerciaux. Le contexte actuel offre aux entreprises l'occasion de revoir leurs motivations initiales pour la mise en œuvre de telles politiques. C'est l'occasion de s'éloigner du langage DEI générique et standardisé et de préparer un ensemble de lignes directrices plus efficaces, alignées sur les valeurs et l'éthique de l'entreprise et soutenant simultanément ses objectifs commerciaux.

Meilleures pratiques en matière de gestion du temps : la précision qui inspire confiance

Les services juridiques étant soumis à une pression croissante pour démontrer leur valeur, la gestion du temps est devenue bien plus qu'une simple fonction de facturation. Elle reflète désormais le professionnalisme, la transparence et le respect de l'activité du client par le cabinet. Les services juridiques ne se satisfont plus d'enregistrements de temps vagues ou incohérents. Ils attendent de la précision, de la clarté et un lien démontrable entre le travail effectué et la valeur fournie.

L'une des frustrations les plus courantes parmi les équipes internes est le manque de détails dans les enregistrements de temps. Des descriptions telles que « documents examinés » ou « conférence téléphonique » ne donnent que peu d'informations sur ce qui a été fait, pourquoi cela était important ou comment cela a fait avancer le dossier. Aujourd'hui, les OCG exigent de plus en plus des avocats qu'ils fournissent des descriptions claires et précises expliquant l'objectif et le résultat de chaque tâche. Ce niveau de détail facilite l'établissement des rapports internes et la budgétisation, tout en aidant les services juridiques à justifier les dépenses externes auprès des parties prenantes financières et commerciales.

Un autre domaine prioritaire est la suppression de la facturation globale. Le regroupement de plusieurs tâches dans une seule entrée horaire empêche les clients d'évaluer avec précision l'efficacité ou de répartir les coûts. De nombreux cabinets d'avocats interdisent désormais cette pratique, exigeant que chaque tâche soit enregistrée séparément avec le temps qui lui est consacré. Ce changement encourage une plus grande responsabilité et permet aux clients d'évaluer le temps passé à différentes étapes d'un dossier.

En fin de compte, la comptabilisation du temps est un exercice qui permet d'instaurer la confiance. Les pratiques de facturation opaques sapent la confiance et compromettent les relations à long terme. Lorsque les cabinets font preuve de discipline et de transparence vis-à-vis des attentes de leurs clients, ils renforcent leur valeur en tant que partenaires stratégiques.

Les directives relatives aux conseillers juridiques externes comme levier stratégique

Les directives relatives aux conseillers juridiques externes ne sont pas de simples documents administratifs ; elles reflètent les priorités stratégiques de votre entreprise. Les cabinets d'avocats et les services juridiques des entreprises doivent les considérer comme une occasion de renforcer la confiance, d'approfondir les relations et de remporter davantage de contrats. Les cabinets prospères ne se contentent pas de fournir d'excellents services juridiques, ils agissent également comme de véritables partenaires commerciaux et se distinguent dans un environnement concurrentiel.

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Tanya Crosse, directrice, Gestion des dépenses juridiques, Epiq
Tanya Crosse dirige une équipe d'experts qui conseille les services juridiques sur la gestion de leurs dépenses en matière de conseil juridique externe. Elle possède plus de 20 ans d'expérience dans le secteur juridique en tant qu'avocate gestionnaire et interne, experte en assurance et analyste des dépenses juridiques. Avant de rejoindre Epiq en 2020, Tanya a travaillé dans le domaine de l'analyse des dépenses chez un autre prestataire de services juridiques alternatifs, où elle aidait les clients à améliorer la qualité de leurs données et à réduire leurs coûts. Elle possède également une vaste expérience en tant que consultante pour des compagnies d'assurance nationales dans les domaines de la gestion des conseillers juridiques externes, de l'analyse des tendances et de la mise en œuvre des meilleures pratiques. De double nationalité canadienne et américaine, Tanya est titulaire d'une licence en anglais et en histoire de l'université Mount Allison et d'un doctorat en droit de l'université du Nouveau-Brunswick.