Point clé à retenir: La réussite de votre déploiement de gestion du cycle de vie des contrats, ou CLM, se joue avant même la définition des besoins ou la configuration. La phase de préparation aligne les parties prenantes, rassemble les informations essentielles et identifie les risques en amont. Elle évite les reprises, les retards et les imprévus liés au périmètre. Investir dans cette phase apporte clarté, gain de temps et dynamique tout au long du déploiement. 

Lorsqu’une organisation envisage de déployer une nouvelle solution de gestion du cycle de vie des contrats, ou CLM, elle concentre naturellement son attention sur la phase de construction. Elle passe rapidement à la définition des besoins, à la configuration de l’outil, à l’organisation des formations et à l’obtention des résultats. Pourtant, la phase qui précède toutes ces étapes reste souvent sous estimée. Il s’agit de la phase de préparation. 

La préparation n’est pas une formalité administrative à expédier avant de créer de la valeur. Des bases solides déterminent si le déploiement démarre sereinement ou rencontre des difficultés dès le premier jour. Cette phase permet à votre équipe d’être prête, alignée et bien informée avant le lancement du projet. Bien menée, elle fait gagner du temps, réduit les frustrations et augmente nettement les chances de réussite. 

Bien démarrer plutôt que démarrer vite 

Une idée reçue consiste à penser que passer directement au recueil des besoins permet de gagner du temps. Cette approche semble efficace. Pourquoi ne pas lancer immédiatement les ateliers et les échanges pour faire avancer le projet plus vite ? En réalité, négliger ou précipiter la préparation crée presque toujours de la confusion par la suite. 

La phase de préparation réunit les bonnes personnes au bon moment avec les bonnes informations. Elle permet de confirmer qui doit participer, quels documents sont nécessaires et comment ils seront utilisés. Sans ce travail en amont, les sessions consacrées aux besoins s’enlisent souvent dans des questions élémentaires, des informations manquantes, des décisions tardives et des échanges qui auraient dû avoir lieu plus tôt. 

La préparation limite les reprises en traitant les difficultés avant qu’elles ne perturbent des phases plus coûteuses et plus sensibles aux délais. 

S’aligner avant d’agir 

L’un des principaux objectifs de la préparation est d’aligner toutes les parties prenantes. Un déploiement CLM réunit des dirigeants, des experts métier, des chefs de projet et des équipes techniques. Chaque groupe peut aborder le projet avec des attentes, des hypothèses ou une compréhension différente du périmètre. 

La phase de préparation offre un cadre pour revoir les objectifs, confirmer les attentes et partager une vision commune des résultats attendus. Elle aligne les objectifs, les limites, les priorités et les responsabilités. 

Sans cet alignement, les équipes peuvent avancer en pensant partager la même vision, puis découvrir des divergences fondamentales sur la marche à suivre. La préparation fait émerger ces écarts et permet de les résoudre tôt, lorsque les ajustements restent simples et peu perturbateurs. 

Préparer les bonnes informations au bon moment 

La préparation vise aussi à rassembler en amont les principaux éléments du projet. Souvent appelés livrables de référence, ils décrivent le fonctionnement actuel de l’organisation en matière de contrats. Il peut s’agir d’exemples de documents contractuels, de schémas de processus, de règles d’approbation ou de synthèses des volumes de travail existants. 

Pendant cette phase, les équipes déterminent les éléments nécessaires, leurs responsables et leur mode d’organisation. L’accompagnement de partenaires spécialisés dans la préparation des déploiements CLM structure cette démarche et évite les approximations ou les doublons. Lorsque les échanges approfondis commencent, les participants peuvent ainsi se concentrer sur les décisions plutôt que sur la collecte d’informations ou la recherche de documents essentiels. 

Le temps est alors utilisé de manière bien plus productive, notamment pendant les ateliers qui mobilisent de nombreux participants. 

Remplacer les approximations par la clarté 

La préparation joue aussi un rôle essentiel dans l’accompagnement et la montée en compétence liés au déploiement CLM. Elle ne consiste pas seulement à demander des informations pour plus tard. Elle aide les équipes à comprendre les livrables attendus, à savoir comment les préparer et à mesurer leur importance. Cette approche réduit l’incertitude, renforce la confiance et montre à chaque participant comment sa contribution soutient les étapes suivantes. 

En favorisant des échanges ouverts, la préparation permet aux équipes de poser leurs questions, de signaler leurs préoccupations et de clarifier les points essentiels sans la pression des sessions formelles obligatoires. Elle améliore la qualité du travail en amont et encourage une implication plus forte dans le projet. 

La préparation remplace les approximations par la clarté et favorise un déploiement plus collaboratif et mieux informé. 

Protéger le projet contre les imprévus de périmètre 

Les projets rencontrent souvent des difficultés non pas en raison de leur complexité, mais parce que les attentes liées au périmètre n’étaient pas alignées dès le départ. La phase de préparation constitue un premier point de contrôle pour confronter les hypothèses à la réalité. 

L’examen et la préparation des éléments font naturellement apparaître les écarts. Le projet peut être plus complexe que prévu ou, au contraire, répondre à un besoin plus limité que le périmètre initial. Certaines priorités définies au départ peuvent aussi avoir changé ou ne pas être prêtes à intégrer le système CLM. La préparation permet de traiter ces constats de façon maîtrisée et d’ajuster les plans et le calendrier avant le début des travaux suivants. 

Cet alignement en amont protège l’équipe projet et les parties prenantes contre des surprises tardives, lorsque les changements coûtent plus cher et génèrent davantage de tensions. 

Respecter le temps et les disponibilités de chacun 

La préparation tient également compte des contraintes réelles d’agenda. Un déploiement CLM constitue rarement l’activité principale des participants. Ils ne peuvent pas toujours consacrer immédiatement de longues heures à des ateliers intensifs obligatoires. La préparation donne de la souplesse au calendrier global et facilite une planification réfléchie. Tous les contributeurs nécessaires peuvent ainsi participer en étant prêts, tandis que les prérequis avancent efficacement. 

Identifier les disponibilités en amont évite les faux départs, comme des ateliers reportés, répétés ou entièrement revus faute de participants ou de documents. Cette attention portée au temps renforce la confiance et le professionnalisme de la démarche. 

Réduire les risques avant qu’ils ne deviennent des problèmes 

Tout projet comporte des risques, mais beaucoup sont prévisibles. Les informations manquantes, les responsabilités floues, les attentes mal alignées et les calendriers irréalistes figurent parmi les principales causes de retard et de frustration. 

La phase de préparation réduit précisément ces risques. En suivant l’avancement, en évaluant le niveau de préparation et en réalisant une synthèse formelle en fin de phase, les équipes peuvent décider en connaissance de cause de poursuivre ou non. Ce point de contrôle confirme que le projet est réellement prêt pour la définition des besoins, sans lui faire courir de risques majeurs. 

Donner le ton à l’ensemble du déploiement CLM 

Surtout, la préparation donne le ton pour la suite du projet. Elle montre que le déploiement sera structuré, réfléchi et collaboratif. Elle instaure une communication claire, une responsabilité partagée et une dynamique fondée sur la préparation plutôt que sur la précipitation. 

Lorsque les équipes se sentent prêtes et alignées dès le départ, elles abordent les étapes suivantes avec confiance. Ce bon départ influence souvent les perceptions et les comportements pendant tout le cycle de vie du projet. 

Investir dans la préparation pour gagner du temps 

La phase de préparation peut allonger le début du projet, mais elle fait gagner bien plus de temps par la suite. Elle évite les reprises, réduit les frictions et améliore la qualité des résultats. Dans un déploiement CLM, la préparation n’est pas une étape facultative. Elle détermine la solidité de tout ce qui suit. Les équipes qui y investissent avancent avec des attentes communes, des participants bien informés et moins d’incertitudes. 

Le résultat est un démarrage fluide et un déploiement durable. Ces bases permettent d’absorber la complexité sans perdre en dynamique et d’obtenir des résultats supérieurs aux attentes. 

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Spencer Ellsworth, directeur, Solutions de gestion des contrats 

Spencer travaille dans le secteur des technologies depuis plus de 18 ans. Il a occupé des fonctions dans le support informatique, la maintenance informatique, la rédaction technique, la formation, le développement logiciel, le déploiement de matériels et de logiciels ainsi que l’intégration. En tant que directeur au sein de l’activité Solutions de gestion des contrats d’Epiq, Spencer accompagne la sélection et le déploiement d’outils CLM.