Dans "Did You Mean to Buy That ? Advice For Billing Non-Compliance, notre équipe s'est penchée sur trois mythes concernant la facturation des avocats externes et a partagé des conseils pratiques sur les moyens de faire face à la réalité et d'améliorer les pratiques de facturation. Pour de nombreuses entreprises, une facturation inappropriée se traduit par des centaines de milliers, voire des millions, de dépenses excédentaires chaque année. Nous savons que la facturation juridique nous fait perdre du temps et de l'énergie, mais nous devons mieux gérer ces processus. 

Mais qu'en est-il des juristes qui font partie des équipes de nos services juridiques internes ? Dans quelle mesure tenons-nous notre part du marché ? Si nous sommes honnêtes, des mythes similaires s'appliquent.

3 mythes parmi les équipes internes

• Mythe n° 1 - [Les juristes d'entreprise] connaissent toujours les directives de facturation de vos avocats externes. Hum, ce n'est pas une supposition juste, surtout lorsque les directives sont longues, ennuyeuses et souvent mises à jour. 
• Mythe n°2 - [Les juristes d'entreprise] surveillent avec vigilance et constance le temps que les conseillers juridiques externes consacrent à l'exécution des tâches afin de garantir un niveau élevé d'exactitude de la facturation. Il est vrai qu'il y a une bonne dose de travail d'équipe et de collaboration entre les avocats externes et les équipes internes, mais les avocats internes jonglent avec de nombreuses responsabilités et peuvent, à juste titre, perdre de vue les efforts déployés pour chaque dossier qu'ils gèrent. 
• Mythe n° 3 - [Les juristes d'entreprise] examinent toujours scrupuleusement les factures des cabinets d'avocats avant d'en approuver le paiement. Ce n'est pas le cas. Honnêtement, tout comme pour les avocats externes, il y a des compromis entre le temps consacré à l'examen des factures et le temps consacré aux dossiers et, sans surprise, le travail juridique de qualité l'emporte toujours - comme il se doit. (Sans parler des autres responsabilités qu'assument les dirigeants internes - établir des relations avec les partenaires commerciaux, connaître l'entreprise et gérer leurs propres équipes).

Le fait est que nos avocats internes et externes assument une grande responsabilité lorsqu'il s'agit de produire un travail de qualité et de protéger et défendre votre organisation. Mais lorsqu'il s'agit de facturation juridique, comment faire face à ce mal nécessaire et alléger d'une manière ou d'une autre le fardeau du temps ?

La Solution

En tant qu'ancien responsable des opérations juridiques en interne, vous pourriez penser que j'ai une préférence pour l'équipe des opérations juridiques en tant que solution unique. Cependant, les tendances du secteur montrent que la gestion de la révision des factures est une autre tâche reproductible pour laquelle les prestataires de services juridiques alternatifs (PSLA) peuvent  efficacement prendre les choses en main. De nombreux prestataires de services juridiques alternatifs disposent de l'expertise nécessaire, associée à des processus améliorés par la technologie qui permettent un examen en vol, une application continue et une analyse périodique, ce qui donne à votre équipe le contrôle et le contexte tout au long du flux de travail. Le recours à un prestataire de services juridiques alternatifs en tant que réviseur de premier passage permet à votre équipe de gagner du temps et lui évite d'être l'exécutant parmi ses alliés, tout en conservant sa vision et son pouvoir d'approbation finale, comme il se doit.

Le flux de travail d'Epiq pour la gestion de l'examen des factures ressemble à ceci avec de nombreux clients :

Si votre service juridique cherche à améliorer le processus d'examen et d'approbation des factures des avocats externes, ou si vous avez des questions sur la façon de mieux responsabiliser vos avocats internes, Epiq Spend Solutions peut vous aider.

Kendra Nowak est directrice générale de l'équipe des solutions de transformation juridique d'Epiq. Kendra travaille en partenariat avec les dirigeants internes des entreprises pour identifier et résoudre les défis communs auxquels sont confrontés les départements juridiques internationaux en matière de personnel, de processus, de technologie et de données.