La saison budgétaire est-elle déjà arrivée ? Les services juridiques sont souvent chargés de gérer le budget du département juridique, et beaucoup trouvent ce processus pénible. Le service financier peut fournir un modèle à remplir, mais il peut être difficile d'établir un budget avec autant d'inconnues. L'expression couramment utilisée « le juridique est différent » contient une part de vérité dans ce cas, car les budgets juridiques posent des défis constants :

• Toutes les dépenses ne sont pas connues. Un événement imprévu, tel qu'un nouvel accord ou un litige, peut faire grimper le budget juridique. Il peut être difficile de rester au fait de quelque chose qui ne s'est pas encore produit.
• Les changements dans la stratégie commerciale ont une incidence sur vos coûts – Un changement de stratégie, tel qu'une augmentation du nombre de dépôts de brevets ou le lancement d'une nouvelle ligne d'activité, modifiera les coûts. Il peut être difficile de savoir où ces changements peuvent se produire.
• Les dépenses liées aux conseillers juridiques externes sont importantes – 50 % ou plus du budget juridique peuvent être liés aux conseillers juridiques externes. Il peut être difficile de clarifier sur quoi travaillent les conseillers juridiques externes et à quoi s'attendre pour l'année à venir.

Cela peut sembler intimidant, mais les équipes chargées des opérations juridiques ont accès aux données de facturation de leurs conseillers juridiques externes, ce qui leur permet de prendre des décisions plus éclairées. Voici quelques conseils pour utiliser ces données et d'autres stratégies qui vous aideront à établir des budgets plus précis et à parler le langage de la finance.

Connaître ce qui est connu, planifier ce qui est partiellement connu

Les données relatives aux dépenses de l'année dernière constituent un bon point de départ pour planifier le budget de l'année suivante, car elles donnent une vision claire des dossiers en cours. Grâce à des données de facturation bien structurées, les équipes chargées des opérations juridiques devraient connaître :

•  Le nombre total de dossiers
•  La phase actuelle de ces dossiers
•  Les phases restantes de ces dossiers

Si le service juridique exige que ses cabinets d'avocats soumettent leurs budgets via le système de facturation électronique ou sous forme d'offre par dossier, cela signifie qu'il dispose déjà d'une estimation des coûts pour les dossiers en cours.

Qu'en est-il des dossiers qui n'existent pas encore ? Certains dossiers, tels que ceux liés à l'emploi et au travail, peuvent être raisonnablement prévus sur la base des événements de l'année dernière et de la croissance prévue de l'entreprise. De même, certains dossiers liés à la propriété intellectuelle peuvent être prévus sur la base de la stratégie commerciale. Si le nombre de dépôts pour l'année prochaine peut être anticipé, ainsi que le coût moyen par phase, alors ces coûts peuvent également être estimés.

N'oubliez pas les augmentations tarifaires

Les tarifs des grands cabinets d'avocats ont augmenté de près de 10 % au cours de l'année écoulée. À moins que d'autres mesures de contrôle ne soient mises en place, telles que la vérification des factures ou les appels d'offres au niveau des dossiers, il faut s'attendre à des augmentations similaires. Il est important d'intégrer ces augmentations dans les estimations budgétaires et les dépenses connues.

Ne vous inquiétez pas pour des broutilles.

N'oubliez pas que le service financier s'intéresse à la situation dans son ensemble. Il est utile de tout détailler, mais cela n'est pas toujours nécessaire. Passer au crible chaque achat technologique de 200 dollars n'est pas la meilleure façon d'utiliser le temps d'une équipe chargée des opérations juridiques.

Présentez les arguments commerciaux en faveur du right-sourcing

Les budgets consacrés aux conseillers juridiques internes et externes ne doivent pas être gérés séparément, mais conjointement. Si des tâches importantes sont confiées à des cabinets d'avocats qui soutiennent les activités de l'entreprise (par opposition aux litiges), le transfert de ces tâches en interne permet d'obtenir un soutien juridique accru à moindre coût.

Maîtrisez dès aujourd'hui vos dépenses juridiques

Les services juridiques peuvent mettre en œuvre toutes ces recommandations en exploitant leurs données de facturation, mais si celles-ci ne sont pas fiables, il sera difficile de répondre avec précision aux questions budgétaires. Il est important de prendre le temps de procéder à un nettoyage rapide des données afin de répondre aux questions budgétaires de haut niveau et d'envisager une analyse plus approfondie des dépenses afin de mettre en évidence les postes où le budget peut être réduit.

Le processus de budgétisation peut sembler fastidieux, mais grâce à ces conseils, les équipes juridiques peuvent éviter de sous-estimer leurs besoins budgétaires et redéfinir leur approche des dépenses pour 2025.

Peter Eilhauer, directeur général, possède plus de 20 ans d'expérience dans le secteur juridique. Il a travaillé avec des services juridiques d'entreprise, des cabinets d'avocats et des compagnies d'assurance afin de réduire considérablement les coûts et d'améliorer les opérations grâce à l'analyse des dépenses, à l'amélioration des processus et à l'automatisation des flux de travail. Peter a travaillé à la fois comme consultant, prestataire de services et professionnel interne pour gérer les opérations juridiques et les programmes de gestion des dépenses. Il a beaucoup écrit et donné de nombreuses conférences sur l'analyse des données, et a supervisé le développement de plusieurs plateformes d'analyse des dépenses. Peter est titulaire d'une licence de l'université Northwestern et d'un MBA de la Booth School of Business de l'université de Chicago.