当企业投资合同生命周期管理（CLM）系统时，其初衷往往是合理的：降低风险、提升效率、集中管理权限并履行合约义务。然而，项目实施时常陷入停滞或达不到预期效果，问题并非源于技术本身，而是因为实施策略忽略了关键的因素—人。

企业可以配备最先进的AI辅助审阅功能，可以与CRM及ERP系统的无缝集成，并且提供海量条款库。然而，如果员工不愿意使用，认为这些技术并不能提供帮助，反而变成一种负担，那这些投资的价值就会大幅缩水。

成功的 CLM 项目的核心在于‌兼顾制度管理与自动化技术，并深度尊重用户的实际工作方式。

切勿只为政策设计，要为用户设计

系统设计中常见的误区在于：围绕‌理想流程‌而非‌真实工作场景‌进行设计。法务部门部署CLM系统时，往往侧重强化管控与审批机制，却在不经意间为业务用户制造了操作上的困难。

以我们去年遇到的一位全球制造业客户为例，他们的法务团队设计了一个严格的管控流程，即使是低风险的采购合同也需要四级审批。尽管系统技术层面运行正常，用户却选择了‌完全弃用。他们通过电子邮件将Word文档发送给供应商，并在系统外进行文件流转，这完全违背了CLM的初衷。

最后，扭转局面的并不是技术层面的解决方案，而是从用户体验的角度重新进行了思考。我们与采购部门协作，为‌低金额低风险的合同创建了快速通道‌，通过使用预审模板与自动审批机制进行快速审批。既保证了管控，又实现了分层智能管理。在确保合规性的同时平衡管控力度与功能性，避免影响效率。由于用户最终体验到了系统带来的帮助，而不是对工作的影响，系统使用率也随之提升。

自动化，不失重点

我们从多家企业了解到，在推出AI审阅工具来赋能销售后，与商务团队的初步协商和互动变得非常少。这并不是因为技术的原因—而是用户仍然需要解读法律条款、跨系统操作，并等待法务部门审批他们没有把握的条款修改内容。

一些公司选择重构技术叙事。他们不再将AI定位为法律保障，而是将其视为一种省时工具，利用AI自动化帮助交易更快地完成，减少反复确认环节。例如，将建议条款简化为一键式操作，以及清晰地定义和传达哪些内容“可以安全发送”而无需额外审核，这些改进都可以带来巨大的改变。工具自动化升级不仅节约时间，还能让团队充满信心、明确地推进工作。

变革管理绝非附属任务

变更管理不仅仅是上线时的沟通计划。它是一个持续的过程，从设计开始，贯穿整个实施过程。

对于一家受到严格监管的金融服务客户，我们将业务用户融入到设计阶段—他们不仅作为审核者，更是方案的共同制定者。他们的意见塑造了从命名规则到仪表板设计的每个细节。当我们正式上线时，这些用户已转化为内部推广大使，帮助主导培训、解答同事疑问，并在团队之间分享“快速成功”的经验。

企业无需“强制”推行系统使用。业务部门早已主动承担这一责任。

更好的 CLM 策略始于倾听

如果要总结一点，那就是：CLM 不是一个技术项目，而是一个行为项目。该系统的有效性取决于用户参与的意愿。与其追求完美的流程，不如专注于构建一个实用的流程。与其强制执行规则，不如鼓励协作。与其将人视为风险点，不如将他们视为最大的成功因素。

归根结底，合同不仅是法律文件，更决定着企业的销售、采购、合作与交付模式。成功的CLM应当让所有参与者的工作更轻松、更高效、更紧密地联系在一起。


Devon (McGuire) Misterman，Epiq 合同解决方案销售总监

Devon合同分析与合同全生命周期管理（CLM）领域的‌资深专家‌，拥有逾十年从业经验，专注于 CLM 实施、合同迁移以及 AI 驱动的合同解决方案。Devon 拥有丰富的项目交付、解决方案咨询和销售经验，帮助众多企业简化了合同管理流程，并最大限度地提升了 CLM 投资的价值。