As empresas implementam um sistema de Gerenciamento do Ciclo de Vida do Contrato (CLM) com grandes ideias. Elas esperam usar seus novos sistemas para gerar novos acordos, ter um repositório central para todos os contratos e gerar relatórios sobre os direitos e obrigações dentro dos contratos em todo o seu universo de acordos. Os CLMs contêm esses recursos, mas sem uma manutenção cuidadosa, os dados ficam obsoletos, os documentos são rotulados e marcados incorretamente e os usuários ficam frustrados e passam a trabalhar fora do sistema. Os serviços de administração de contratos ajudam a evitar essas armadilhas e garantem que as empresas obtenham o máximo valor de seus novos investimentos.

Dados estruturados permitem ações estratégicas

Uma das melhores características de um CLM é a capacidade de criar dados estruturados a partir do texto dos contratos para gerar relatórios sobre todos os acordos. Você pode identificar facilmente um subconjunto de acordos com termos menos favoráveis (por exemplo, condições de pagamento de 90 dias contra 30 dias) e direcionar essas equipes para alterações. A desvantagem desse recurso é que ele requer revisão humana consistente para garantir que os dados sejam inseridos corretamente no sistema. A menos que haja uma pessoa na empresa cuja principal função seja revisar e marcar contratos recém-executados, os dados ficam obsoletos rapidamente. 

O uso de um fornecedor de administração de contratos resolve esse problema; você tem uma equipe de revisores de contratos que revisa os acordos e atualiza os campos de atributos regularmente. Essa abordagem garante que os contratos sejam revisados dentro de um período definido após a execução. Os relatórios gerados em seu CLM sempre refletirão todas as informações atuais dos contratos, em vez de apresentarem atrasos ou falta de alguns documentos ou atributos.

A consistência reduz o risco

Uma abordagem colaborativa também garante mais consistência no processo de marcação. Uma equipe dedicada que analisa todos os contratos pode garantir que os termos e atributos sejam marcados da mesma forma em todos os acordos; usar o solicitante ou o criador dos contratos para fazer essa análise muitas vezes resulta em disparidades na forma como as informações são capturadas em um sistema, pois pessoas diferentes marcam o mesmo atributo de maneiras diferentes. Isso libera recursos internos para trabalhar em tarefas de nível mais alto, em vez de gastar tempo mantendo seu CLM atualizado.

Os administradores de contratos também ajudam a manter os novos acordos em conformidade com os padrões corporativos. Uma equipe de administração de contratos analisa as minutas dos acordos em relação a um manual e garante que todos os termos dos acordos estejam em conformidade com os requisitos das cláusulas, incluindo linguagem de fallback aceitável. Quaisquer contratos que incluam termos não alinhados com o manual podem ser encaminhados aos canais apropriados para decisão. Isso permite mais proteções em torno dos contratos recém-executados, para que eles não incluam termos que o departamento jurídico desaprovaria.

Um CLM bem gerenciado só é eficaz na medida em que for adotado. Uma equipe de administração de contratos pode servir como um help desk para os usuários. A equipe pode resolver solicitações, atuar como administradora de dados, eliminando documentos duplicados e nomes de contrapartes, e validar a criação de novas contas. Isso torna o sistema mais fácil de navegar para os usuários internos, em vez de usar soluções alternativas ou evitar completamente o sistema de gerenciamento de contratos.

Maximizando o ROI do seu CLM

O uso de serviços terceirizados de administração de contratos permite que os clientes maximizem o valor de seus investimentos em CLMs, mantendo os relatórios atualizados, aprimorando a experiência do usuário e possibilitando uma gestão mais rigorosa da conformidade e das obrigações.

Saiba mais sobre as soluções de contratos da Epiq. 


Beth Anderson, Diretora Sênior, Soluções Contratuais, EpiqBeth Anderson tem mais de 18 anos de experiência em revisão, abstração e análise de contratos. Beth gerenciou revisões de contratos relacionadas a due diligence de fusões e aquisições, transações financeiras e projetos de implementação de sistemas de gestão de contratos. Beth trabalha com os clientes para entender suas necessidades comerciais específicas e cria processos direcionados para fornecer dados úteis e significativos a partir de seu universo de contratos. Antes de ingressar na Epiq, Beth foi diretora de Serviços de Resumo de Locação na Realogic Analytics e começou sua carreira como associada na Skadden, Arps, Slate, Meagher and Flom. Beth é bacharel pela Carleton College e doutora em Direito pela Georgetown University.