Quando as organizações investem em um sistema de CLM (Contract Lifecycle Management, Gerenciamento do ciclo de vida do contrato), geralmente o fazem pelos motivos certos: reduzir riscos, aumentar a eficiência, centralizar o acesso e gerenciar obrigações. No entanto, muitas vezes os projetos são interrompidos ou ficam aquém das expectativas, não por causa da tecnologia, mas porque a estratégia de implementação ignora um fator essencial: as pessoas.

As organizações podem ter o mais avançado redlining de IA, integrações perfeitas com sistemas de CRM e ERP e extensas bibliotecas de cláusulas. No entanto, se os usuários não as adotarem - se as virem como um fardo, e não como um benefício - o valor desses investimentos cairá drasticamente.

No centro de todo programa de CLM bem-sucedido está uma abordagem equilibrada que combina governança e automação e tem um profundo respeito pela forma como as pessoas trabalham.

Não projete apenas para a política, projete para as pessoas

Um dos erros mais comuns é projetar sistemas com base no processo ideal, e não no fluxo de trabalho real. O departamento jurídico configura o CLM para impor controles e aprovações, mas, ao fazer isso, cria inadvertidamente atritos para os usuários corporativos.

Um dos erros mais comuns é projetar sistemas com base no processo ideal, e não no fluxo de trabalho real. O departamento jurídico configura o CLM para impor controles e aprovações, mas, ao fazer isso, cria inadvertidamente atritos para os usuários corporativos.

O que mudou as coisas não foi uma correção técnica, mas repensar a experiência do ponto de vista do usuário. Trabalhamos com o departamento de compras para criar uma via rápida para contratos de baixo valor e baixo risco usando modelos pré-aprovados e aprovações automáticas. A governança ainda estava em vigor, mas era escalonada e inteligente, equilibrando o controle e a funcionalidade para garantir a conformidade sem prejudicar a eficiência. A adoção aumentou porque os usuários finalmente sentiram que o sistema trabalhava com eles, e não contra eles.

Automatize sem perder o foco

Ouvimos de várias organizações que, após o lançamento de ferramentas de redlining de IA para capacitar as vendas, as negociações de primeiro nível e o envolvimento das equipes comerciais foram mínimos. Isso não aconteceu porque a tecnologia não funcionou - os usuários ainda tiveram que interpretar a linguagem jurídica, navegar em vários sistemas e esperar que o departamento jurídico aprovasse as edições que eles não estavam confiantes em fazer. 

Algumas empresas lidaram com situações semelhantes mudando a narrativa. Em vez de posicionar a IA como uma salvaguarda jurídica, elas a enquadram como uma economia de tempo, empregando a automação da IA para ajudar os negócios a saírem mais rapidamente com menos idas e vindas. Melhorias como a simplificação das recomendações para uma experiência de um único clique e a definição e comunicação claras do que é “seguro enviar” sem revisão adicional podem fazer uma enorme diferença. O refinamento dessas ferramentas com automação não apenas economiza o tempo dos usuários, mas também posiciona as equipes para avançar com confiança e clareza.

Não trate o gerenciamento de mudanças como uma tarefa secundária

O gerenciamento de mudanças não é apenas um plano de comunicação no início da operação. É um processo contínuo que começa com o design e se mantém durante a adoção.

Para um cliente de serviços financeiros com rigorosa supervisão regulamentar, incorporamos os usuários corporativos na fase de design - não apenas como revisores, mas como cocriadores. Suas contribuições moldaram tudo, desde as convenções de nomenclatura até o design do painel. No momento do lançamento, esses usuários se tornaram campeões internos, ajudando a promover o treinamento, respondendo a perguntas de colegas e compartilhando “vitórias rápidas” entre as equipes.

A organização não precisou “impor” a adoção. Suas unidades de negócios eram responsáveis por ela.

Uma melhor estratégia de CLM começa com a escuta

Se há uma conclusão a ser tirada, é esta: O CLM não é um projeto de tecnologia, é um projeto comportamental. O sistema é tão eficaz quanto a disposição de seus usuários em interagir com ele. Em vez de buscar o processo perfeito, concentre-se em criar um processo utilizável. Em vez de impor regras, convide a colaboração. E, em vez de ver as pessoas como pontos de risco, trate-as como sua maior oportunidade de sucesso.

No final das contas, os contratos não são apenas documentos; eles moldam a forma como as organizações vendem, compram, fazem parcerias e entregam. O CLM, quando bem feito, deve tornar esse trabalho mais fácil, mais rápido e mais conectado para todos os envolvidos.


Devon (McGuire) Misterman, Diretor de Vendas, Soluções de Contratos, Epiq

Devon é um profissional experiente com mais de 10 anos de experiência em análise de contratos e CLM (Contract Lifecycle Management), especializado em implementações de CLM, migração de contratos e soluções de contratos orientadas por IA. Com um histórico que abrange entrega de projetos, consultoria de soluções e vendas, Devon ajudou várias organizações a simplificar seus processos de gerenciamento de contratos e maximizar o valor de seus investimentos em CLM.