关键要点： 将电子取证（eDiscovery）仅视为成本支出的保险公司，往往会错失将其转化为竞争优势的机会。尤其是在引入人工智能等新策略后，企业能够降低风险、改善结果，并提升电子取证投入的回报率。通过主动识别并解决隐藏的成本驱动因素、尽早应用分析技术以及标准化工作流程，保险公司可以将电子取证转变为更具可预测性、更高效且更能创造价值的业务活动。 

保险公司往往对电子取证（eDiscovery）持有较为局限的看法，仅将其视为需要尽量压缩的成本。这种思维方式可能导致高风险且效果不佳的决策。面对不断上升的电子取证成本和停滞不前的预算，决策者往往倾向于通过缩小取证范围来控制支出。然而，这种做法很容易适得其反。潜在风险可能因此被忽视，而保险公司也可能失去对关键数据的洞察，而这些信息原本可以通过更全面的电子取证流程被发现。 

那些采取有针对性的方式来管理成本驱动因素，特别是关注那些容易被忽略的成本来源，并战略性地运用数据分析能力的保险公司，不仅能够有效控制成本，还能够优化运营效率。通过这种方式，企业不仅能够实现成本节约，还能获得显著的战略和业务优势。  

当不断增长的需求遇上固定预算 

在电子取证（eDiscovery）领域，保险公司的需求与可用资源之间的差距正在持续扩大。取证需求的增长不仅来自诉讼案件本身，还源于理赔纠纷、监管调查、网络安全事件以及内部调查等不断扩展的取证义务，同时数据量也在持续激增。 

与此同时，预算和人员编制却基本保持不变。根据 Thomson Reuters Institute 发布的《2025 年法务部门运营指数》，超过一半的受访法务部门面临预算冻结或缩减的情况，而许多部门的法律科技预算则没有增长。 

然而，对于保险公司而言，挑战不仅仅来自成本上涨和资源受限。更复杂的是，电子取证需求往往波动较大，同时大量间接、隐性且缺乏有效追踪的工作会在多个案件之间不断累积。这些隐藏的低效环节会显著增加运营负担，使成本管理变得更加困难。 

为什么保险行业的电子取证成本不断上升 

保险行业的电子取证通常始于理赔纠纷，尤其是在保单条款存在歧义的情况下，这种情况在财产险、网络安全保险和专业责任保险等领域尤为常见。 

然而，保单条款模糊仅仅是推动取证成本上升的众多因素之一。其他常见的成本驱动因素还包括理赔档案重建、核保文件调取以及跨系统数据检索。尽管这些工作本质上与电子取证初步数据收集高度相似，但相关成本，例如法律保全（Legal Hold）、邮箱保全以及系统数据导出等，往往被归类为理赔支持或业务分析支出。 

因此，这些费用经常由 IT 或合规部门预算承担，从而掩盖了电子取证的真实成本，使组织更难准确了解、管理和优化整体电子取证支出。 

因此，保险公司往往无法系统性地核算电子取证中的“隐性”成本，例如员工投入电子取证工作的时间、监管检查期间造成的业务中断，以及用于数据存储和处理的基础设施成本。 

由于这些费用通常被计入一般运营预算，保险公司往往难以全面了解电子取证的真实成本。 

预算超支最大的来源通常并非某一笔高额账单，而是每 GB 收费、重复数据处理以及审查范围逐步扩大等因素不断累积的结果，最终导致预算失控。因此，保险公司必须深入分析并密切关注四类常见的“预算蔓延”（budget creep）来源。 

保险公司经常忽视的四大成本驱动因素 

当成本驱动因素显而易见时，解决起来通常比较直接。然而，在保险行业中，有四种不太明显的问题会持续推高电子取证（eDiscovery）成本： 

• 过度收集与数据冗余： 出于“以防万一”的考虑，数据收集往往涵盖所有可能的数据保管人以及过于宽泛的时间范围，甚至从保单生效之日起一直覆盖到当前时间。 
• 后期才进行数据缩减： 如果在项目初期没有开展数据筛选和分析，大量无关数据就会直接进入文件审查阶段，而这通常是电子取证成本最高的环节。 
• 返工与协同不一致： 对取证决策的职责归属缺乏明确规定，会导致项目延误、重复验证既有假设以及重复劳动。 
• 缺乏早期洞察： 如果没有开展早期案件评估（ECA），团队在案件初期将难以准确了解案件范围、风险水平以及潜在责任敞口。 

要降低这四大成本驱动因素的影响，保险公司必须同时加强制度建设和流程管理。一方面，需要制定、实施并严格执行明确的数据收集规范，以界定取证范围；另一方面，需要建立并执行标准化的早期案件评估（ECA）、数据缩减和分析流程，并在案件初期加以应用。与此同时，这些规范和流程必须清晰界定各方职责以及决策权限归属。上述要素共同构成了一个可控、高效且具有成本效益的电子取证运营模式。 

构建可控成本的电子取证运营模式 

在建立这些基础支柱时，保险公司必须将电子取证视为一个持续运行的运营体系，而不是一系列一次性的项目。最有效的运营模式通常具备四个核心要素：早期范围界定与评估、自动化优先的工作流程、分析驱动的审查策略，以及集中化治理机制。最快的改进通常来自于优化案件受理流程、尽早减少数据量，并在能够减少审查数据量而不仅仅是提高审查速度的环节应用高级分析技术。需要注意的是，尽管技术十分重要，但它并不属于这四项基础要素之一。事实上，当团队从工具而不是工作流程入手时，现代化转型往往会失败。 

衡量成功的最佳指标应该关注结果，而非活动本身，例如：降低单份文件的审查成本、减少审查环节在整体支出中的占比，以及以更少的审查人员发现更多相关文件。自动化和分析技术在实现这些目标方面尤其有效。

自动化作为成本控制机制 

自动化并非万能解药，但如果能够尽早并持续应用，它将成为控制电子取证成本最有效的方法之一。最佳效果通常来自于将自动化应用于可重复、基于规则且需要保持一致性的工作任务。 

法律保全管理、标准化数据收集，以及去重和元数据提取等处理环节，都非常适合实现自动化。当这些控制措施在流程前端实施时，便能够有效降低后续环节的成本增长。审查工作将从线性扩展转变为精准聚焦，数据托管、文件审查和生产交付等成本也会同步下降。 

如果自动化应用过晚，或在不同案件之间缺乏一致性，保险公司将面临累积性风险，包括无法挽回的超支、审查结果不一致、特权保护问题以及可辩护性方面的挑战。 

利用分析技术减少审查数据量 

分析技术能够通过减少需要人工审查的文件数量，直接且显著地降低成本。去重（Deduplication）、近重复文档分组、电子邮件线程分析以及相关性排序等功能，可以在审查人员接触文件之前剔除或降低低价值文件的优先级。事实上，当人工审查规模不断扩大时，由于一致性下降和错误率上升，其带来的风险往往更高。 

托管服务如何带来财务影响 

保险公司往往会忽视采用托管电子取证服务所带来的一站式优势。当服务提供商以标准化运营模式取代碎片化、临时性的工作流程时，企业往往能够实现最大的成本控制收益。对于需要频繁处理重复诉讼、大规模电子存储信息（ESI）案件或经常发生范围变更的保险公司而言，这一点尤为重要。无论具体情况如何，服务提供商都能够支持电子取证的各个关键环节，包括早期范围界定与评估、自动化优先的工作流程、基于分析技术的审查策略以及集中化治理机制。 

这些能力，再加上标准化案件受理流程、一致的范围管理、集中化数据环境以及以往工作成果的重复利用，能够减少不同案件之间电子取证成本的波动。随着时间推移，电子取证支出将从波动性强、被动响应的模式，逐步转变为稳定且可预测的模式。对于财务团队而言，这种可预测性所带来的价值往往远高于抽象的效率提升。  

从成本中心到可控流程 

电子取证成本超支并非不可避免，其通常是未能有效管理输入因素所导致的可预测结果。对于保险业务组合而言，大多数案件具有较高的重复性。通过将管理规范与工作流程有效结合，并充分利用自动化、分析技术和托管服务，保险公司能够获得显著收益。 

综合运用这些能力后，保险公司可以在成本超支发生前加以预防，在超支出现时迅速控制影响，并确保任何意外成本都具有合理性和可辩护性。这将使电子取证从一个结果不确定、成本波动大且充满权衡取舍的支出项目，转变为一个可控、可辩护且资源配置与业务需求保持一致的运营流程。正是这种可控性，使保险公司能够从被动管理成本转向可预测、可扩展的电子取证运营模式。 

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Mandy Pierre-Blanks，保险行业客户服务高级总监 
Mandy Pierre-Blanks 通过优化工作流程、应用成熟的诉讼支持实践，并确保服务交付的一致性和成本可控性，帮助保险和金融服务行业客户提升案件处理结果。 

在 Epiq，Mandy 为企业级客户的复杂案件提供支持，并协调跨职能团队资源，以实现案件目标。