预算季已经到了吗？法律运营部门经常被要求负责法律部门的预算编制工作，而许多人认为这个过程令人头疼。财务部门可能会提供一个模板供填写，但面对如此多的不确定因素，完成预算编制工作往往困难重重。常被提及的“法律部门与众不同”这句话在这种情况下确实有其道理，因为法律预算编制工作确实存在一些持续性的挑战：

• 并非所有支出都是已知的。意外事件，如新交易或诉讼，可能会导致法律预算激增。对尚未发生的事情保持掌控可能颇具挑战性。
• 业务战略的变更会影响成本—战略调整（如增加专利申请或推出新业务线）将导致成本变化。预测这些变化的具体发生点往往具有挑战性。
• 外部法律顾问的支出占比较高—法律预算中50%或更多可能与外部法律顾问相关。明确外部法律顾问的工作内容及未来一年的预期支出具有挑战性。

这可能看起来令人望而生畏，但法律运营团队可以通过分析外部法律顾问的账单数据，做出更明智的决策。以下是一些利用这些数据以及其他策略的建议，以帮助制定更准确的预算并与财务部门进行有效沟通。

了解已知情况，规划部分已知情况

去年的支出数据是制定明年预算的好起点，因为它能清晰地反映当前正在处理的事项。通过结构良好的账单数据，法律运营团队应了解：

•  总事项数量
•  这些事项的当前阶段
•  这些事项的剩余阶段

如果法律部门要求其律师事务所通过电子计费系统提交预算或以案件为单位进行投标，那么他们已经对正在处理的案件的已知成本进行了计算。

那么，对于尚未存在的案件呢？某些案件，如劳动与就业案件，可以基于去年的事件和公司预期增长进行合理预测。同样，部分知识产权案件也可基于商业战略进行预测。如果能够预估明年案件的数量以及各阶段的平均成本，那么这些成本也可以进行估算。

别忘了费率上涨

大型律师事务所的费率在过去一年中几乎上涨了10%。除非采取其他控制措施，如发票审核或案件级别竞标，否则类似的费率上涨应被预期。将这些上涨幅度纳入预算估算和已知支出中至关重要。

别为小事烦恼

记住，财务部门关注的是整体情况。详细列出每一项开支虽然有帮助，但未必必要。对于法律运营团队来说，追查每一笔$200的技术采购并非最有效率的利用时间。

为合理配置法律资源制定商业案例

内部法律团队与外部法律顾问的预算不应各自为政，而应协同管理。若将大量支持企业运营（而非诉讼）的法律工作外包给律师事务所，将这些工作转移至内部团队可实现以更低成本获得更多法律支持。

立即掌控您的法律支出

法律运营团队可通过利用账单数据落实上述所有建议，但若数据不完整，准确回答预算相关问题将面临挑战。建议先花时间进行快速数据清理以解答高层次预算问题，并考虑开展更全面的支出分析以识别可削减预算的领域。

预算编制过程可能令人望而生畏，但借助这些技巧，法律运营团队可避免低估预算需求，并重新塑造2025年的支出策略。

彼得·埃尔豪尔（Peter Eilhauer），总经理，拥有超过20年的法律行业经验，曾与企业法务部门、律师事务所及保险公司合作，通过支出分析、流程优化及工作流程自动化等手段，大幅降低成本并提升运营效率。彼得曾以顾问、服务提供商及内部专业人士的身份，负责管理法律运营及支出管理项目。他广泛撰写并发表关于数据分析的著作，并主导开发了多个支出分析平台。彼得拥有西北大学文学学士学位及芝加哥大学布斯商学院工商管理硕士学位。