合同生命周期管理（CLM）解决方案已成为管理合同、降低法律风险和改善整体合规性的重要工具。 当企业想要尽快上线CLM系统时，许多企业选择了一种零敲碎打的方法——用碎片化部署取代分阶段发布。 虽然这种方法在短期内似乎切合实际或具有成本优势，但碎片化的CLM部署带来的风险和低效率可能导致“CLM惰性”，即企业在实现CLM的过程中无限期停滞，使之成为一个缺毫无新意、低价值的“电子文件柜”。 在Forrester最近的一项调查中，近50%的公司未能达到CLM的成熟运用，对公司利润的影响可能高达8.2%。

碎片化部署的吸引力

分散的CLM部署可能会带来一些优势：

1. 节约成本：预算有限的企业可以一次实施一种合同类型或工作流程，相信这种方法将降低初始成本。

2. 影响最小化：碎片化的实施似乎是一种避免一次影响整个企业运行的方法，让一切照常进行。

3. 速赢：公司可能会看到合同管理的逐步改进，并希望随着时间的推移在这些小成功的基础上再接再厉。

虽然这些显而易见的好处令人们非常容易接受，但它们掩盖了四个可能产生长期不利后果的关键风险，影响了全面实施CLM系统带来的好处。

风险#1: 流程与工作流的不一致

CLM系统的核心优势之一是它能够使整个企业的合同管理标准化。通过集中合同和自动化工作流程，确保根据统一的指导方针起草、审查和批准合同。然而，当CLM被零碎地实施时，不同的部门或地区可能会采用不同的流程，导致工作流程不一致。

例如，如果采购部门使用CLM系统，而法律团队仍然依赖手动流程，这种不统一将导致时间浪费、沟通不畅和效率低下。各部门之间不一致的流程违背了 CLM核心职能的目的——为合同管理创建单一的事实来源。

随着时间的推移，这些不一致可能会造成混乱，企业可能难以通过标准化来实现最佳业绩。这种碎片化的系统持续的时间越长，就越难让每个人都遵循相同的流程。

风险#2: 孤立数据及可见性

CLM系统为企业提供了对其合同生命周期的可见性，从创建到执行，再到续签。这些关键信息能够帮助企业提高效率、跟踪绩效指标和保持合规。当CLM以碎片化的方式部署时，数据通常被隔离在各个部门中。

缺乏对全局的可见性使企业无法全面了解其合同义务。孤立的数据也增加了错过截止日期、忽略合同续签或监管不合规的可能性，因为团队可能无法获取这些关键信息。碎片化的CLM部署破坏了CLM的主要目标之一：在整个合同生命周期中创造透明度和可见性。

风险#3: 碎片化的用户使用和培训

成功实施CLM系统不仅需要正确的技术，还需要全面的用户培训和使用。当部署碎片化进行时，培训和变革管理工作也将脱节。早期用户可能会接受广泛的培训，而后来上线的员工可能不会得到同样水平的支持。

因此，用户使用变得不平衡，一些团队充分利用了CLM系统的功能，而另一些团队则仍然停留在过时的流程中。这可能会对整个企业内的推进造成影响，使未来的全面系统整合变得更加困难。如果用户没有统一使用或接受充分的培训，企业将无法完全实现CLM带来的帮助。

风险#4：隐藏的成本

对碎片化部署的主要误解之一是，它比大规模部署更具成本效益。虽然初始投资可能看起来较低，但与碎片化部署相关的长期成本会迅速上升。

例如，每个部门上线时，企业都可能需要投资额外的定制化功能、系统整合和培训工作，并且包含多个测试周期。解决技术问题和解决不一致性所花费的时间也会增加运营成本。此外，不完全采纳造成的低效率会阻碍企业充分利用CLM，降低投资回报率。

解决方案：全面的，数据推动的CLM部署策略

为了避免碎片化部署的陷阱，企业应该采取“万里之行，始于足下”的策略，从一开始就优先考虑系统整合、标准化和用户采纳。该策略需要提供明确的目标和指标，以推动整个CLM计划的发展。这需要以下内容：

1. 集中规划：一个清晰的、全企业范围的路线图，随着时间的推移，使所有部门和地区在CLM实施过程中保持一致。

2. 跨职能参与：让整个企业的关键利益相关者参与进来，确保工作流程、程序和数据标准化。

3. 培训和变革管理：用户采纳战略对于确保所有部门的利益相关者都能够有效使用CLM系统至关重要。

4. 优先考虑数据和系统整合：确保CLM系统包含现有系统中的所有可靠合同数据，来进行无缝整合，以避免数据孤岛并保持运营效率。

5. 透明和可衡量的关键绩效指标：只有当了解每个利益相关者群体的业务目标并进行评估，才能确定项目是否成功。跟踪合同数量、收入增长、续签率、合规性和整体流程效率将有助于提高用户采纳率，并在整个流程中始终获得管理层的支持。

碎片化方式的长期风险和效率低下远远超过了任何立竿见影的好处。不一致的流程、孤立的数据和技术挑战会严重限制系统的潜力并增加运营成本。通过采取全面的CLM部署方法，企业可以实现其投资的全部价值，在整个合同生命周期内获得更高的效率、合规性和可见性。

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Peter Toundaian，Epiq董事总经理

Peter Toundaian是Epiq 全球解决方案的董事总经理。他领导的Epiq全球合同解决方案部门，涵盖所有行业垂直领域。他的主要职责包括实施和管理服务的整体交付、质量和管理，发展公司的合同管理业务，确保合同管理项目的质量，管理合同专家团队，以及与领先的合同管理供应商建立联盟关系。

Mauro Caputi，CLM销售部董事总经理

Mauro Caputi是Epiq CLM销售部的董事总经理。Caputi先生负责通过为客户成功实施CLM系统和LegalTech AI功能来实现创收策略，帮助他们简化合同管理流程并提高运营效率。