Aufgrund der COVID-19-Pandemie sind immer mehr Mitarbeiter aus der Ferne tätig, so dass mehr Chat-Nachrichten als je zuvor in die Arbeitsabläufe von Unternehmen einfließen. In einer Remote-Arbeitsumgebung können die Mitarbeiter durch den Einsatz von Collaboration-Tools in Kontakt bleiben und die Gesichter der anderen sehen, was dazu beiträgt, den traditionellen Arbeitsalltag zu imitieren, mit dem jeder vertraut ist, wenn er physisch in einem Büro sitzt.
Der Einsatz dieser Tools bei der Fernarbeit trägt zwar zur Rationalisierung von Abläufen bei und fördert eine effiziente Zusammenarbeit, doch gerade in einer Zeit, in der die regulären Geschäftsprozesse gestört sind, können die Datenerfassung, die Einhaltung von Compliance-Anforderungen und die Durchführung von Prüfungen für eDiscovery schwieriger werden. Kollaborationsplattformen enthalten viele verschiedene Kommunikationsfunktionen und Speichermöglichkeiten, so dass es schwieriger ist, Daten umfassend zu erfassen und zu prüfen als Daten, die in einfachen E-Mails enthalten sind.
Ein Tool, das viele Unternehmen eingeführt haben, ist Microsoft Teams. Unternehmen haben sich dieser Plattform zugewandt, um Menschen, Inhalte und Tools zu integrieren und so die Zusammenarbeit, das Engagement und die Effizienz zu steigern. Epiq hat einen bahnbrechenden Compliance Connector entwickelt, der die Compliance- und eDiscovery-Funktionen bei der Bereitstellung von Microsoft Teams rationalisiert. Im Folgenden finden Sie einen Leitfaden, der Ihnen hilft zu verstehen, was der Epiq Compliance Connector ist und wie er von Unternehmen in ihren eDiscovery- und Information-Governance-Programmen genutzt werden kann.
 
 

Wie arbeiten der Chat Connector und Microsoft Teams zusammen?

Microsoft Teams ermöglicht die gemeinsame Nutzung von Informationen in Echtzeit durch Funktionen wie private Chats, Gruppenchats und Videokonferenzen. Innerhalb der Teams-Plattform können Benutzer einander einzeln und in größeren Gruppen Nachrichten senden sowie Bilder, Dokumente und Links zu Dateien, die auf der Teams-Plattform gespeichert sind, verschicken. Der Informationsaustausch kann auch über eine Bildschirmfreigabefunktion innerhalb eines bestimmten Projektteams erfolgen, die eine einfache und sichere Möglichkeit zur gemeinsamen Nutzung von Dokumenten bietet. Teams verfügt über eine Funktion, die es den Nutzern ermöglicht, Nachrichten nach dem Versenden jederzeit zu bearbeiten oder zu löschen.
Microsoft speichert jedoch Metadaten, die mit jeder Teams-Nachricht verknüpft sind und anhand derer das Datum und die Uhrzeit des Versendens einer Nachricht, das Datum und die Uhrzeit des Bearbeitens oder Löschens der Nachricht, der Ordnerpfad, in dem die Nachricht in Office 365 gespeichert wurde, sowie verschiedene andere mit der Nachricht verknüpfte Informationen ermittelt werden können.
Während Teams-Chats standardmäßig auf unbestimmte Zeit aufbewahrt werden, gilt dies nicht für gelöschte Nachrichten und Originalversionen von nachträglich bearbeiteten Nachrichten. Unternehmen können diese Einstellungen jedoch ändern, indem sie Aufbewahrungsrichtlinien erstellen, die Daten nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahren. Es können auch gesetzliche Aufbewahrungsfristen implementiert werden, um Aufbewahrungsrichtlinien außer Kraft zu setzen. Eine Organisation kann in Microsofts Compliance Center eine eDiscovery-Sperre erstellen. Diese Aufbewahrungsfristen können für Chats bestimmter Benutzer, für einen bestimmten Teams-Kanal oder für die Teams-Chats des Unternehmens im Allgemeinen festgelegt werden. Dadurch bleiben auch gelöschte und bearbeitete Daten erhalten.
Der Chat Connector ist von unschätzbarem Wert, wenn Teams-Nachrichten überprüft und erstellt werden müssen. Ohne dieses Tool wird jede Nachricht in einem Chat als einzelnes Dokument geprüft und nicht als Teil einer größeren, zusammenhängenden Unterhaltung. Das Einordnen dieser einzelnen Nachrichten in den richtigen Kontext kann ein manueller Aufwand sein und erhebliche Ressourcen und Kosten erfordern.  Der Compliance Connector von Epiq macht diesen manuellen Aufwand überflüssig, indem er den Inhalt von Teams in ein aussagekräftiges Format für die Überprüfung und Produktion umwandelt. Dieses Tool verwendet die mit jeder Teams-Nachricht verbundenen Metadaten, um die Nachrichten zu gruppieren und sie in der ursprünglichen Reihenfolge zusammenzustellen, so dass die an einem Rechtsstreit Beteiligten eine Konversation so sehen können, wie sie in der Teams-Oberfläche eines Benutzers erschienen ist.

eDiscovery im Zeitalter des Chats leicht gemacht

Kollaborationsplattformen wie Teams entwickeln sich schnell zu einem bevorzugten Mittel für die Kommunikation, Zusammenarbeit und Speicherung von Informationen und werden wahrscheinlich die traditionelleren Quellen für elektronisch gespeicherte Daten übertreffen. Der Chat Connector von Epiq wird für Unternehmen, die Microsoft Teams für ihre täglichen Geschäftsabläufe nutzen, von entscheidender Bedeutung sein. Wie oben beschrieben und weiter unten näher erläutert, bietet dieses Tool mehrere Möglichkeiten, eDiscovery-Workflows zu verbessern und mehr mit Chat-Nachrichten zu verknüpfen.
 
Zu verstehen, wie diese Systeme von Haus aus Daten speichern, ist der Schlüssel zur Steuerung aktueller und zukünftiger Datenerfassungsbemühungen. Die Entscheidung, welche Daten aufbewahrt werden sollen und wann sie rechtlich festgehalten werden sollen, sollte in die eDiscovery-Planung und die Information Governance-Richtlinien aufgenommen werden. Darüber hinaus sollten Unternehmen ihre Information-Governance-Richtlinien kontinuierlich aktualisieren, um sicherzustellen, dass die Datenerfassung in Microsoft Teams ordnungsgemäß erfolgt und die Kommunikation im Kontext erhalten bleibt. Der Compliance Connector von Epiq bietet einen einfachen Weg, dies zu erreichen, da er auf den bestehenden Microsoft 365 Compliance- und Advanced eDiscovery-Funktionen aufbaut.
 
Neben der Zusammenführung unterschiedlicher Nachrichten bietet der Chat Connector eine Filterung nach Datumsbereichen, wobei die Beziehungen zwischen Nachrichten und Anhängen sowie Unterantworten erhalten bleiben. Außerdem wird eine eDiscovery-Ladedatei erstellt, so dass die Daten problemlos in der eDiscovery-Lösung des Unternehmens überprüft werden können.
 
Was die Anhänge von Nachrichten betrifft, so beseitigt dieses revolutionäre Tool die Sorge, dass die Anhänge nicht in die Teams-Nachricht eingebettet oder mit ihr exportiert werden. Während eines Rechtsstreits müssen diese Anhänge in alle Offenlegungen aufgenommen werden. Der Chat Connector identifiziert und sammelt moderne Anhänge, wo immer sie in den SharePoint- oder OneDrive-Umgebungen vorhanden sind, und ordnet sie den Teams-Nachrichten zu. Außerdem vergleicht er das Kommunikationsdatum des Team-Chats mit dem Versionsverlauf der einzelnen Dateien, um die zu diesem Zeitpunkt freigegebene Version zuzuordnen. All diese Funktionen sind wichtig, um den Erfassungs- und Überprüfungsprozess zu vereinfachen und Unternehmen bei der Kostenkontrolle und der Einhaltung von Vorschriften zu unterstützen.
 
Weitere Informationen zum Compliance Connector finden Sie in unserer Lösung Chat Connector für Microsoft Teams.
 
Der Inhalt dieses Artikels dient nur der allgemeinen Information und stellt keine Rechtsberatung oder -meinung dar.