As investigações internas geralmente começam com um gatilho - uma comunicação sinalizada, uma reclamação de funcionário, uma discrepância de auditoria ou uma violação de política. O que acontece em seguida depende da rapidez e da eficácia com que as equipes conseguem descobrir os fatos, validar as descobertas e agir.

Independentemente de a questão se enquadrar em conformidade, emprego, ética ou risco operacional, o processo de investigação deve ser preciso, oportuno e defensável. Porém, com muita frequência, ele é atrasado por sistemas desconectados, dependência excessiva de fornecedores externos ou fluxos de trabalho criados para litígios, não para questões internas.

As investigações são diferentes. Elas são rápidas, evoluem rapidamente e, muitas vezes, exigem análises direcionadas, não revisões em larga escala. Elas exigem uma abordagem diferente - uma abordagem que traga percepção antecipada, controle e flexibilidade para as pessoas que gerenciam o assunto.

Crie insights antecipadamente sem depender de suporte externo

Quando surgem problemas, as equipes precisam entender rapidamente o escopo. Quem estava envolvido? O que foi comunicado? Quando isso aconteceu? Quais sistemas contêm os dados relevantes?

O software de eDiscovery desenvolvido para assuntos internos oferece suporte à Avaliação Antecipada de Dados (EDA), permitindo que os usuários carreguem, filtrem e pesquisem dados por tipo de arquivo, intervalo de datas ou custodiante para reduzir rapidamente o volume e identificar o conteúdo prioritário. A partir daí, os fluxos de trabalho de Avaliação Antecipada de Casos (ECA) permitem que as equipes analisem os dados mais profundamente, descobrindo os documentos e as linhas de comunicação importantes.

Essa abordagem permite um novo tipo de resposta proativa: Análise de resolução antecipada (ERA). Em vez de esperar para criar um caso formal, as equipes podem começar a analisar os principais fatos, conectando os atores aos eventos e identificando os possíveis riscos antes que eles aumentem. Esse trabalho informa se é necessária uma ação adicional ou se uma resposta interna rápida será suficiente.

Faça perguntas melhores, obtenha respostas mais claras

A IA conversacional desempenha um papel fundamental na análise de resolução antecipada. Os investigadores podem fazer perguntas complexas em linguagem natural assim que os documentos são carregados:

"Resuma os principais fatos sobre o chefe de operações em relação à reclamação do fornecedor".
"Liste as comunicações que mencionam o Projeto Atlas e a reestruturação do quarto trimestre."
"Gere uma linha do tempo de e-mails entre o departamento de compras e o jurídico entre julho e setembro."

A IA fornece respostas estruturadas, com base no conteúdo dos documentos. Links para arquivos importantes, anotações de apoio e cobertura multilíngue garantem que a análise seja abrangente e acionável. As equipes podem testar diferentes caminhos de investigação, refinar seu escopo e manter um histórico de interações, tudo no mesmo espaço de trabalho seguro.

Esse recurso vai além das ferramentas tradicionais de IA jurídica. Ele não se concentra em pesquisa jurídica, redação ou previsão. Em vez disso, a ERA ajuda as equipes jurídicas e de investigação a trabalhar diretamente com seus dados, interrogando-os, compreendendo os relacionamentos e gerando insights que apoiam a tomada de decisões estratégicas.

Investigue agora, prepare-se para o que vem depois

As investigações internas raramente seguem um caminho fixo. Algumas terminam com um arquivo fechado. Outras passam para depoimentos, divulgação regulatória ou podem ser resolvidas por meio de acordos. As equipes precisam de ferramentas que apoiem a continuidade sem aumentar o atrito.

Quando a preparação e a produção de depoimentos se tornam necessárias, o trabalho realizado durante a investigação é levado adiante. As equipes podem combinar folhas de fatos de testemunhas com citações de documentos e outros insights de dados para concluir os memorandos de preparação de depoimentos em dias, em vez de semanas.

Para assuntos que progridem em direção a audiências ou julgamentos, a integração com ferramentas de litígio pós-descoberta garante uma transição perfeita para acelerar a criação de casos, depoimentos, criação de pacotes, gerenciamento de exposições e análise de transcrição de IA. Isso ajuda as equipes jurídicas a permanecerem eficientes e, ao mesmo tempo, continuarem a construir e apresentar o caso de forma eficaz.

Controle o fluxo de trabalho sem aumentar os custos

Modelos com muitos serviços e estruturas rígidas de licenciamento raramente são adequados para investigações internas. Eles atrasam o tempo de resposta, limitam a flexibilidade e aumentam os custos, especialmente quando os resultados são incertos.

Com plataformas flexíveis e autodirigidas, as equipes podem gerenciar as investigações por conta própria: 

• Coletar e ingerir dados e, em seguida, usar a Avaliação Antecipada de Dados para filtrar e restringir o escopo. 
• Usar a Early Resolution Analysis para revelar fatos importantes e riscos potenciais. 
• Executar fluxos de trabalho de Avaliação Antecipada de Caso para avaliar o escopo, o contexto e a força da questão e preparar-se para a produção ou depoimentos.

Tudo isso pode ser feito sem envolver um prestador de serviços ou escritório de advocacia. Os recursos integrados de IA ajudam a acelerar o tempo de obtenção de insights, permitindo que as equipes se concentrem nas decisões e não no manuseio de dados. Isso dá às equipes a clareza necessária para passar da suspeita à resolução antes que os problemas aumentem.

Esse modelo permite que as equipes jurídicas, de conformidade, de HR e operacionais respondam mais rapidamente, ajam com confiança e mantenham o controle sobre assuntos delicados.

Repense o que é possível nas investigações internas

As investigações não esperam por procedimentos formais. A capacidade de fazer perguntas no momento em que os documentos estão disponíveis, identificar problemas rapidamente e responder com antecedência pode fazer a diferença entre resolver um problema ou deixá-lo aumentar.

As plataformas de eDiscovery com IA conversacional integrada e específica oferecem uma maneira eficaz de analisar questões internas. Essas ferramentas oferecem suporte à redução antecipada de dados, à análise mais profunda por meio de fluxos de trabalho de resolução antecipada e de casos iniciais, e à criação de materiais de preparação de depoimentos e ativos de litígio antes que os assuntos aumentem formalmente.

A maioria dos assuntos internos nunca chega a julgamento, mas a maneira como você gerencia os primeiros dias de uma investigação geralmente determina o resultado. Com as ferramentas certas, você pode passar da suspeita à estratégia - mais rápido, com mais confiança e em seus próprios termos.



Joseph Lin, Vice-presidente de gerenciamento de produtos, Epiq

Como vice-presidente de gerenciamento de produtos da Epiq, Joseph Lin e sua equipe lideram a inovação de produtos proprietários na Epiq, transformam ideias em realidade e continuam a trazer as soluções mais eficazes para o setor jurídico.

Joseph tem uma história longa e positiva com a Epiq. Ele liderou a equipe de operações da Epiq globalmente por mais de 10 anos. Como vice-presidente de operações, ele integrou várias empresas adquiridas em um único fluxo de trabalho operacional para maximizar a lucratividade, liderou a colaboração entre escritórios globais para maximizar a eficiência e a eficácia e promoveu um ambiente orientado para o sucesso e para os resultados em sua divisão.

Com 20 anos de experiência em gerenciamento de operações, gerenciamento de produtos, planejamento financeiro e fusões e aquisições, Joseph desenvolveu muitas habilidades e experiências nessas áreas. Ele é um executivo inovador e eficaz, que usa seus anos de experiência para definir a visão e a estratégia do produto para que a Epiq ofereça melhor suporte a seus clientes.