Unternehmen führen ein Vertragslebenszyklusmanagement-System (CLM) mit großen Vorstellungen ein. Sie erwarten, dass sie mit ihren neuen Systemen neue Verträge erstellen, ein zentrales Repository für alle Verträge haben und Berichte über die Rechte und Pflichten innerhalb der Verträge in ihrem gesamten Vertragsuniversum erstellen können. CLMs enthalten zwar diese Funktionen, aber ohne sorgfältige Wartung veralten die Daten, werden die Dokumente falsch beschriftet und gekennzeichnet, und die Benutzer sind frustriert und arbeiten stattdessen außerhalb des Systems. Contracts Administration Services helfen, diese Fallstricke zu vermeiden und sicherzustellen, dass Unternehmen den größten Nutzen aus ihren neuen Investitionen ziehen.

Strukturierte Daten ermöglichen strategisches Handeln

Eine der besten Funktionen eines CLM ist die Möglichkeit, strukturierte Daten aus Vertragstexten zu erstellen, um Berichte über alle Verträge zu erstellen. Sie können leicht eine Untergruppe von Verträgen mit ungünstigeren Bedingungen identifizieren (z. B. Zahlungsbedingungen, die netto 90 gegenüber netto 30 sind) und diese Gruppen gezielt ändern. Der Nachteil dieser Funktion ist, dass sie eine ständige menschliche Überprüfung erfordert, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt in das System eingegeben werden. Wenn es in einem Unternehmen nicht eine Person gibt, deren erste Aufgabe darin besteht, neu abgeschlossene Verträge zu überprüfen und zu kennzeichnen, werden die Daten schnell veraltet sein. 

Dieses Problem wird durch den Einsatz eines Anbieters für die Vertragsverwaltung gelöst: Ein Team von Vertragsprüfern überprüft Vereinbarungen und aktualisiert regelmäßig die Attributfelder. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Verträge innerhalb eines bestimmten Zeitraums nach der Ausführung überprüft werden. Die über Ihr CLM geführten Berichte spiegeln immer alle aktuellen Informationen in den Verträgen wider und nicht erst mit Verzögerung oder wenn einige Dokumente oder Attribute gänzlich fehlen.

Konsistenz reduziert das Risiko

Ein kooperativer Ansatz sorgt auch für mehr Konsistenz im Kennzeichnungsprozess. Ein spezielles Team, das alle Verträge prüft, kann sicherstellen, dass die Bedingungen und Attribute in allen Vereinbarungen auf die gleiche Art und Weise gekennzeichnet werden. Wird diese Prüfung von demjenigen vorgenommen, der den Vertrag beantragt oder erstellt hat, führt dies häufig zu Unstimmigkeiten bei der Erfassung von Informationen im System, da verschiedene Personen dasselbe Attribut auf unterschiedliche Weise kennzeichnen. Dadurch werden interne Ressourcen freigesetzt, die sich mit anspruchsvolleren Aufgaben befassen können, anstatt Zeit darauf zu verwenden, Ihr CLM auf dem neuesten Stand zu halten.

Die Vertragsadministratoren tragen auch dazu bei, dass neue Vereinbarungen mit den Unternehmensstandards übereinstimmen. Ein Vertragsverwaltungsteam prüft Vertragsentwürfe anhand eines Playbooks und stellt sicher, dass alle Bedingungen in den Verträgen mit den Klauselanforderungen übereinstimmen, einschließlich akzeptabler Ausweichklauseln. Alle Verträge, die Bedingungen enthalten, die nicht mit dem Playbook übereinstimmen, können zur Entscheidung an die entsprechenden Stellen weitergeleitet werden. Auf diese Weise können neu abgeschlossene Verträge besser abgesichert werden, so dass sie keine Bedingungen enthalten, die von der Rechtsabteilung missbilligt würden.

Ein gut verwaltetes CLM ist nur so effektiv wie seine Anwendung. Ein Vertragsverwaltungsteam kann als Helpdesk für die Benutzer dienen. Das Team kann Anfragen lösen, als Datenverwalter fungieren, indem es doppelte Dokumente und Kontrahentennamen beseitigt und die Erstellung neuer Konten validiert. Auf diese Weise wird das System für interne Benutzer leichter zu handhaben sein, anstatt Umgehungslösungen zu verwenden oder das Vertragsverwaltungssystem ganz zu meiden.

Maximierung des ROI für Ihr CLM

Durch den Einsatz von ausgelagerten Vertragsverwaltungsdiensten können Kunden den Wert ihrer Investitionen in CLMs maximieren, indem sie die Berichterstattung auf dem neuesten Stand halten, die Benutzerfreundlichkeit verbessern und eine bessere Einhaltung von Vorschriften und Verpflichtungen ermöglichen.

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Beth Anderson, Senior Director, Vertragslösungen, Epiq
Beth Anderson verfügt über mehr als 18 Jahre Erfahrung im Bereich der Vertragsprüfung, -abstraktion und -analyse. Beth Anderson hat Vertragsprüfungen in Verbindung mit M&A Due Diligence, Finanzierungstransaktionen und Projekten zur Implementierung von Vertragsmanagementsystemen geleitet. Beth arbeitet mit ihren Kunden zusammen, um deren spezifische Geschäftsanforderungen zu verstehen und zielgerichtete Prozesse zu entwickeln, die nützliche und aussagekräftige Daten aus ihrem Vertragsuniversum liefern. Bevor sie zu Epiq kam, war sie Director of Lease Abstraction Services bei Realogic Analytics und begann ihre Karriere als Associate bei Skadden, Arps, Slate, Meagher and Flom. Beth hat einen B.A. vom Carleton College und einen J.D. von der Georgetown University.