Interne Ermittlungen beginnen oft mit einem Auslöser - einer auffälligen Mitteilung, einer Mitarbeiterbeschwerde, einer Audit-Unstimmigkeit oder einem Verstoß gegen eine Richtlinie. Wie es weitergeht, hängt davon ab, wie schnell und effektiv die Teams die Fakten aufdecken, die Ergebnisse validieren und Maßnahmen ergreifen können.

Unabhängig davon, ob das Problem in die Bereiche Compliance, Beschäftigung, Ethik oder Betriebsrisiko fällt, sollte der Untersuchungsprozess präzise, zeitnah und vertretbar sein. Doch allzu oft verzögert er sich durch nicht miteinander verbundene Systeme, übermäßiges Vertrauen in externe Anbieter oder Arbeitsabläufe, die für Rechtsstreitigkeiten und nicht für interne Angelegenheiten entwickelt wurden.

Ermittlungen sind anders. Sie sind schnelllebig, entwickeln sich rasch weiter und erfordern oft eine gezielte Analyse und keine groß angelegte Überprüfung. Sie erfordern einen anderen Ansatz - einen, der den mit der Angelegenheit befassten Personen frühzeitige Einblicke, Kontrolle und Flexibilität bietet.

Frühzeitig Einblicke gewinnen, ohne auf externe Unterstützung angewiesen zu sein

Wenn Probleme auftauchen, müssen die Teams den Umfang schnell verstehen. Wer war beteiligt? Was wurde kommuniziert? Wann ist es passiert? Welche Systeme enthalten die relevanten Daten?

eDiscovery-Software, die für interne Angelegenheiten entwickelt wurde, unterstützt die frühzeitige Datenbewertung (Early Data Assessment, EDA) und ermöglicht es den Benutzern, Daten nach Dateityp, Datumsbereich oder Verwahrer hochzuladen, zu filtern und zu durchsuchen, um das Volumen schnell zu reduzieren und vorrangige Inhalte zu identifizieren. Anschließend können Teams mit Hilfe von Early Case Assessment (ECA)-Workflows die Daten tiefergehend untersuchen, um die wichtigen Dokumente und Kommunikationsstränge aufzudecken.

Dieser Ansatz ermöglicht eine neue Art der proaktiven Reaktion: Early Resolution Analysis (ERA). Anstatt zu warten, bis ein formeller Fall vorliegt, können die Teams mit der Analyse der wichtigsten Fakten beginnen, die Akteure mit den Ereignissen in Verbindung bringen und potenzielle Risiken identifizieren, bevor diese eskalieren. Diese Arbeit gibt Aufschluss darüber, ob weitere Maßnahmen erforderlich sind oder ob eine rasche interne Reaktion ausreicht.

Bessere Fragen stellen, klarere Antworten erhalten

Konversationelle KI spielt eine Schlüsselrolle bei der Analyse der frühen Aufklärung. Ermittler können komplexe, natürlichsprachliche Fragen stellen, sobald Dokumente hochgeladen werden:

"Fassen Sie die wichtigsten Fakten über den Betriebsleiter in Bezug auf die Lieferantenbeschwerde zusammen."
"Führen Sie die Kommunikation auf, in der sowohl Project Atlas als auch Q4 Restructuring erwähnt werden.
"Erstellen Sie eine Zeitleiste der E-Mails zwischen der Beschaffung und der Rechtsabteilung zwischen Juli und September".

AI liefert strukturierte Antworten, die sich auf den Inhalt der Dokumente stützen. Links zu wichtigen Dateien, unterstützende Anmerkungen und die mehrsprachige Abdeckung stellen sicher, dass die Analyse umfassend und umsetzbar ist. Teams können verschiedene Wege der Untersuchung testen, ihren Umfang verfeinern und eine Historie der Interaktionen aufbewahren - alles innerhalb desselben sicheren Arbeitsbereichs.

Diese Fähigkeit geht über herkömmliche juristische KI-Tools hinaus. Sie konzentriert sich nicht auf juristische Recherchen, Entwürfe oder Vorhersagen. Stattdessen hilft ERA den Rechts- und Ermittlungsteams, direkt mit ihren Daten zu arbeiten - sie zu befragen, Zusammenhänge zu verstehen und Erkenntnisse zu gewinnen, die die strategische Entscheidungsfindung unterstützen.

Jetzt ermitteln, sich auf das vorbereiten, was folgt

Interne Ermittlungen verlaufen selten nach einem festen Schema. Einige enden mit einer geschlossenen Akte. Andere gehen in Befragungen oder die Offenlegung von Vorschriften über oder werden durch einen Vergleich beigelegt. Teams brauchen Werkzeuge, die Kontinuität unterstützen, ohne Reibungsverluste zu verursachen.

Wenn die Vorbereitung von Zeugenaussagen und die Erstellung von Dokumenten erforderlich werden, wird die während der Untersuchung geleistete Arbeit fortgesetzt. Teams können Faktenblätter von Zeugen mit Dokumentenzitaten und anderen Dateneinblicken kombinieren, um Memos zur Vorbereitung von Zeugenaussagen innerhalb von Tagen statt Wochen zu erstellen.

Bei Angelegenheiten, die auf eine Anhörung oder ein Gerichtsverfahren zusteuern, sorgt die Integration mit Post-Discovery-Tools für einen nahtlosen Übergang, um den Aufbau des Falls, die Ablagerungen, die Erstellung von Bündeln, die Verwaltung von Beweismitteln und die KI-Transkriptionsanalyse zu beschleunigen. Dies hilft Rechtsteams, effizient zu bleiben und gleichzeitig den Fall effektiv aufzubauen und zu präsentieren.

Kontrollieren Sie den Workflow, ohne die Kosten in die Höhe zu treiben

Leistungsintensive Modelle und starre Lizenzierungsstrukturen sind für interne Untersuchungen selten geeignet. Sie verzögern die Reaktionszeit, schränken die Flexibilität ein und treiben die Kosten in die Höhe - vor allem, wenn das Ergebnis ungewiss ist.

Mit flexiblen, selbstgesteuerten Plattformen können Teams Ermittlungen selbst verwalten: 

• Sammeln und erfassen Sie Daten, und verwenden Sie dann die frühe Datenbewertung, um den Umfang zu filtern und einzugrenzen. 
• Verwenden Sie Early Resolution Analysis, um wichtige Fakten und potenzielle Risiken zu ermitteln. 
• Führen Sie Early Case Assessment-Workflows aus, um den Umfang, den Kontext und die Bedeutung der Angelegenheit zu bewerten und sich auf die Produktion oder die Zeugenaussagen vorzubereiten.

All dies kann ohne Einschaltung eines Dienstleisters oder einer Anwaltskanzlei erfolgen. Integrierte KI-Funktionen tragen dazu bei, die Zeit bis zur Erkenntnis zu verkürzen, sodass sich die Teams auf Entscheidungen statt auf die Datenverarbeitung konzentrieren können. Es gibt den Teams die Klarheit, vom Verdacht zur Lösung überzugehen, bevor die Angelegenheit eskaliert.

Mit diesem Modell können Rechts-, Compliance-, HR- und Betriebsteams schneller reagieren, vertrauensvoll handeln und die Kontrolle über sensible Angelegenheiten behalten.

Überdenken Sie, was bei internen Untersuchungen möglich ist

Ermittlungen warten nicht auf formelle Verfahren. Die Fähigkeit, Fragen zu stellen, sobald Dokumente verfügbar sind, Probleme schnell zu erkennen und frühzeitig zu reagieren, kann den Unterschied zwischen der Lösung einer Angelegenheit oder ihrer Eskalation ausmachen.

eDiscovery-Plattformen mit integrierter, zweckmäßiger konversationeller KI bieten eine effektive Möglichkeit, interne Angelegenheiten zu analysieren. Diese Tools unterstützen eine frühzeitige Datenreduzierung, eine tiefere Analyse durch frühe Fall- und frühe Lösungsworkflows sowie die Erstellung von Materialien zur Vorbereitung von Zeugenaussagen und Prozessunterlagen, bevor die Angelegenheit formell eskaliert.

Die meisten internen Angelegenheiten werden nie vor Gericht verhandelt, aber die Art und Weise, wie Sie die ersten Tage einer Untersuchung bewältigen, entscheidet oft über das Ergebnis. Mit den richtigen Tools können Sie vom Verdacht zur Strategie übergehen - schneller, selbstbewusster und zu Ihren eigenen Bedingungen.



Joseph Lin, Vizepräsident, Produktmanagement, Epiq

Als Vice President of Product Management bei Epiq leiten Joseph Lin und sein Team die Innovation der firmeneigenen Produkte bei Epiq, setzen Ideen in die Realität um und bringen weiterhin die effektivsten Lösungen für die Rechtsbranche auf den Markt.

Joseph Lin kann auf eine lange und positive Geschichte bei Epiq zurückblicken. Mehr als 10 Jahre lang leitete er das Operations-Team von Epiq auf globaler Ebene. Als VP of Operations integrierte er mehrere erworbene Unternehmen in einen einzigen Arbeitsablauf, um die Rentabilität zu maximieren, leitete die Zusammenarbeit zwischen den weltweiten Niederlassungen, um die Effizienz und Effektivität zu maximieren, und förderte ein erfolgsorientiertes und ergebnisorientiertes Umfeld innerhalb seiner Abteilung.

Mit 20 Jahren Erfahrung in den Bereichen Betriebsmanagement, Produktmanagement, Finanzplanung sowie Fusionen und Übernahmen hat Joseph viele Fähigkeiten und Erfahrungen in diesen Bereichen gesammelt. Er ist eine innovative und effektive Führungskraft, die ihre langjährige Erfahrung nutzt, um die Produktvision und -strategie für Epiq zu definieren, um die Kunden besser zu unterstützen.