Wenn Unternehmen in ein CLM-System (Contract Lifecycle Management) investieren, dann oft aus den richtigen Gründen: Verringerung von Risiken, Steigerung der Effizienz, Zentralisierung des Zugangs und Verwaltung von Verpflichtungen. Allerdings geraten Projekte oft ins Stocken oder bleiben hinter den Erwartungen zurück. Das liegt nicht an der Technologie, sondern daran, dass die Implementierungsstrategie einen entscheidenden Faktor außer Acht lässt: die Menschen.

Wenn Unternehmen in ein CLM-System (Contract Lifecycle Management) investieren, dann oft aus den richtigen Gründen: Verringerung von Risiken, Steigerung der Effizienz, Zentralisierung des Zugangs und Verwaltung von Verpflichtungen. Allerdings geraten Projekte oft ins Stocken oder bleiben hinter den Erwartungen zurück. Das liegt nicht an der Technologie, sondern daran, dass die Implementierungsstrategie einen entscheidenden Faktor außer Acht lässt: die Menschen.

Das Herzstück eines jeden erfolgreichen CLM-Programms ist ein ausgewogener Ansatz, der Governance und Automatisierung miteinander verbindet und die Arbeitsweise der Menschen respektiert.

Entwerfen Sie nicht nur für die Politik, sondern für die Menschen

Einer der häufigsten Fehler ist die Entwicklung von Systemen für den idealen Prozess und nicht für den tatsächlichen Arbeitsablauf. Die Rechtsabteilung richtet das CLM ein, um Kontrollen und Genehmigungen durchzusetzen, schafft dabei aber unbeabsichtigt Reibungsverluste für Geschäftsanwender.

Nehmen wir zum Beispiel einen Kunden aus der globalen Fertigungsindustrie, mit dem wir letztes Jahr zu tun hatten. Die Rechtsabteilung hatte einen kontrollierten Arbeitsablauf entwickelt, der selbst für Beschaffungsverträge mit geringem Risiko vier Genehmigungsstufen erforderte. Das System funktionierte zwar technisch, aber die Benutzer vermieden es gänzlich. Sie schickten Word-Dokumente per E-Mail an die Lieferanten und leiteten sie außerhalb des Systems weiter, wodurch der Zweck von CLM völlig verfehlt wurde.

Die Wende kam nicht durch eine technische Lösung, sondern durch ein Überdenken des Systems aus der Sicht der Benutzer. Wir arbeiteten mit der Beschaffungsabteilung zusammen, um eine Überholspur für Vereinbarungen mit geringem Wert und geringem Risiko zu schaffen, indem wir vorab genehmigte Vorlagen und automatische Genehmigungen verwendeten. Es gab zwar immer noch eine Governance, aber sie war gestaffelt und intelligent und bot ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Kontrolle und Funktionalität, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten, ohne die Effizienz zu beeinträchtigen. Die Akzeptanz stieg, weil die Benutzer endlich das Gefühl hatten, dass das System mit ihnen und nicht gegen sie arbeitete.

Automatisieren ohne das Wesentliche zu verlieren

Wir haben von mehreren Unternehmen gehört, dass nach der Einführung von KI-Redlining-Tools zur Stärkung des Vertriebs die Verhandlungen auf der ersten Ebene und das Engagement der kaufmännischen Teams minimal waren. Das lag nicht daran, dass die Technologie nicht funktionierte - die Benutzer mussten immer noch die juristische Sprache interpretieren, durch mehrere Systeme navigieren und darauf warten, dass die Rechtsabteilung Änderungen genehmigte, die sie sich nicht zutrauten. 
Einige Unternehmen haben sich mit ähnlichen Situationen auseinandergesetzt, indem sie die Sichtweise änderten. Anstatt KI als rechtliche Absicherung zu sehen, sehen sie sie als zeitsparend an und setzen KI-Automatisierung ein, um Geschäfte schneller und mit weniger Hin und Her abschließen zu können. Verbesserungen wie die Rationalisierung von Empfehlungen zu einem Ein-Klick-Erlebnis und die klare Definition und Kommunikation dessen, was ohne zusätzliche Prüfung „sicher zu senden“ ist, können einen großen Unterschied machen. Die Verfeinerung dieser Tools durch Automatisierung spart nicht nur Zeit, sondern versetzt die Teams auch in die Lage, mit Zuversicht und Klarheit voranzukommen.

Behandeln Sie das Änderungsmanagement nicht als Nebenaufgabe

Change Management ist nicht nur ein Kommunikationsplan bei der Einführung. Es handelt sich um einen kontinuierlichen Prozess, der mit der Entwicklung beginnt und die gesamte Einführung begleitet.

Bei einem Kunden aus dem Finanzdienstleistungssektor, der strenge Vorschriften einhalten muss, haben wir die Geschäftsanwender in die Entwurfsphase einbezogen - nicht nur als Prüfer, sondern als Mitgestalter. Ihr Input beeinflusste alles, von den Namenskonventionen bis zum Dashboard-Design. Zum Zeitpunkt der Markteinführung wurden diese Benutzer zu internen Vorreitern, die bei der Durchführung von Schulungen halfen, Fragen von Kollegen beantworteten und „Quick Wins“ mit anderen Teams teilten.

Das Unternehmen musste die Einführung nicht „erzwingen“. Die Geschäftsbereiche waren dafür verantwortlich.

Eine bessere CLM-Strategie fängt mit Zuhören an

Wenn es eine Erkenntnis gibt, dann ist es diese: CLM ist kein technisches Projekt, sondern ein Verhaltensprojekt. Das System ist nur so effektiv wie die Bereitschaft der Benutzer, sich damit zu beschäftigen. Anstatt nach dem perfekten Prozess zu streben, sollten Sie sich darauf konzentrieren, einen brauchbaren Prozess zu entwickeln. Anstatt Regeln durchzusetzen, sollten Sie zur Zusammenarbeit einladen. Und anstatt Menschen als Risikopunkte zu betrachten, sollten Sie sie als größte Chance für den Erfolg sehen.

Letztlich sind Verträge nicht nur Dokumente, sondern sie bestimmen, wie Unternehmen verkaufen, einkaufen, Partnerschaften eingehen und liefern. CLM, wenn es richtig gemacht wird, sollte diese Arbeit für alle Beteiligten einfacher, schneller und vernetzter machen.


Devon (McGuire) Misterman, Vertriebsleiter, Vertragslösungen, Epiq

Devon Misterman verfügt über mehr als 10 Jahre Erfahrung in den Bereichen Vertragsanalyse und Contract Lifecycle Management (CLM) und ist spezialisiert auf CLM-Implementierungen, Vertragsmigration und KI-gesteuerte Vertragslösungen. Mit einem Hintergrund, der die Bereiche Projektdurchführung, Lösungsberatung und Vertrieb umfasst, hat Devon zahlreichen Unternehmen geholfen, ihre Vertragsmanagementprozesse zu optimieren und den Wert ihrer CLM-Investitionen zu maximieren.