Zentrale Erkenntnis: Für jede Kanzlei, die eDiscovery durchführt, unabhängig von ihrer Größe, ist die Kostenerstattung für Technologie ein strategischer Erfolgsfaktor. Kleine und mittelgroße Kanzleien setzen dieses Modell zunehmend ein, um steigende SaaS und KI Kosten auszugleichen, wettbewerbsfähig zu bleiben und den Angemessenheitsanforderungen der ABA gerecht zu werden. Eine finanziell erfolgreiche Kostenerstattung für eDiscovery Technologie erfordert die Aufklärung der Mandanten, einen kulturellen Wandel, die Reinvestition der erzielten Erlöse, die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Partner sowie standardisierte Prozesse.

Jede kleine oder mittelgroße Kanzlei, die eDiscovery bearbeitet und keine Kostenerstattung für Technologie nutzt, riskiert, den Anschluss zu verlieren. Vor fünf Jahren gaben ausschließlich die größten globalen Kanzleien eDiscovery Technologiekosten an Mandanten weiter. Heute folgen diesem Ansatz zunehmend auch Kanzleien außerhalb der Am Law 100. Er ermöglicht ihnen, moderne eDiscovery Technologien einzusetzen, Mandate zu gewinnen, die Erwartungen der Mandanten zu erfüllen und berufsrechtliche Anforderungen gemäß dem Angemessenheitsstandard der ABA einzuhalten.

Treiber für die Einführung von Kostenerstattung bei kleinen und mittelgroßen Kanzleien

Viele Kanzleien haben die Kosten für Discovery Technologien früher selbst getragen, insbesondere wenn sie in kostengünstige serverbasierte Lösungen investiert hatten. In diesem Modell fielen die Plattformkosten im Vergleich zur abrechenbaren menschlichen Arbeitszeit, etwa bei der Dokumentenprüfung, kaum ins Gewicht. Entsprechend gering war auch der zusätzliche Wert der Technologie.

Heute verändert der Wechsel von lokal gehosteter Software hin zu cloudbasierten Software Abonnement Modellen diese Kalkulation grundlegend. Der Zugang zu führender Technologie einschließlich KI ist einfacher denn je und die Technologie selbst liefert einen messbaren Mehrwert. Insgesamt sinken die eDiscovery Gesamtkosten, gleichzeitig können die Technologiekosten jedoch die abrechenbare Arbeitszeit übersteigen, da KI bis zu 90 Prozent der Erstprüfung von Dokumenten übernimmt. Damit ist das bisherige Modell der Kostenübernahme nicht mehr tragfähig.


Die Kostenerstattung für eDiscovery Technologie ist ein wirksames Mittel, um diese Kosten zu steuern, sei es zur reinen Kostendeckung oder zur Erzielung eines Gewinns. Für kleine und mittelgroße Kanzleien sind bei der Einführung der Kostenerstattung vier Faktoren besonders relevant.

Geografische Märkte: Große Kanzleien in Metropolen wie New York, Los Angeles, Toronto oder Chicago geben Technologiekosten in der Regel an Mandanten weiter. Kleinere Kanzleien in diesen Märkten tun dies bislang seltener. Dieses Bild verändert sich jedoch spürbar, insbesondere im Mittleren Westen der USA sowie international, etwa im Vereinigten Königreich, in Australien und in Brasilien. Regionale Marktanalysen, beispielsweise für mittelgroße Kanzleien im Vereinigten Königreich, zeigen einen Anstieg der Kostenerstattung von null auf über 50 Prozent. Das spiegelt einen Wandel sowohl der Markterwartungen als auch der zunehmenden Mandantenreife wider.

Prozessarten in der Streitbeilegung: Grundsätzlich kann eine Kanzlei die Kostenerstattung in jeder Art von Verfahren einführen. In der Praxis stoßen solche Modelle bei Mandanten jedoch deutlich häufiger auf Widerstand in budgetarmen Angelegenheiten, etwa bei internen Untersuchungen oder Pro bono Mandaten, als bei kostenintensiven Verfahren wie M und A sowie Kartell und Wettbewerbsverfahren.

Mandantentypen: Große Unternehmenskunden, die mit eDiscovery Kosten vertraut sind, reagieren in der Regel gelassen auf die Kostenerstattung durch ihre externe Kanzlei. Gleichzeitig verlangen sie zunehmend den Einsatz von KI und fortschrittlicher Technologie. Kleinere Mandanten und solche ohne Erfahrung mit Plattformkosten prüfen diese Gebühren deutlich kritischer und widersprechen häufiger, wenn kleine und mittelgroße Kanzleien versuchen, Technologiekosten weiterzugeben oder KI einzusetzen.

Regulatorische Anforderungen und rechtliche Vorgaben: Die Bedeutung des Angemessenheitsstandards der ABA kann nicht hoch genug eingeschätzt werden. Gebühren müssen angemessen und nachvollziehbar erläutert sein. Gerichte betrachten Technologie und KI zunehmend als notwendige Mittel zur Kostensenkung. Gebühren für den Einsatz von KI gelten als angemessen, wenn sie die Gesamtkosten reduzieren.

Fünf Schritte für eine erfolgreiche Einführung der Kostenerstattung

Für kleine und mittelgroße Kanzleien erfordert die erfolgreiche Umsetzung der Kostenerstattung fünf zentrale Schritte:

        1.    Mandanten über den Wert von Technologie und das Kostensenkungspotenzial informieren

Eine erfolgreiche Einführung beginnt mit der Aufklärung der Mandanten. Viele Mandanten unterschätzen die Kosten moderner Technologien, insbesondere von KI, die häufig als kostenlos oder kostengünstig wahrgenommen wird. Der erste Schritt besteht darin, transparente Informationen und konkrete Zahlen bereitzustellen, die zeigen, wie leistungsfähige Technologien die Gesamtkosten senken. Verstehen Mandanten den Mehrwert, sinkt die Bereitschaft, neuen oder höheren Gebühren zu widersprechen. Alle Darstellungen sollten sich auf die Einsparungen im Projekt fokussieren und nicht auf vermeintliche Zusatzkosten der Technologie.

        2.    Interne Widerstände gegen Kostenerstattung überwinden

Die interne Kultur kann eine zentrale Hürde für die Einführung der Kostenerstattung sein. Viele Kanzleien betrachten eDiscovery Kosten als verhandelbar oder schreiben sie ab, um Mandate zu gewinnen. Erfolgreiche Kanzleien gehen dieses Thema direkt an. Partner und Entscheidungsträger müssen den Wert führender eDiscovery Plattformen anerkennen und bereit sein, diese Position gegenüber Mandanten klar zu vertreten. Häufig entsteht mehr Widerstand intern als von Mandantenseite. Das unterstreicht, wie wichtig eine gemeinsame Linie ist. Kanzleien, die diesen Ansatz beherrschen, nutzen den Einsatz moderner Technologien gezielt zur Differenzierung und als entscheidenden Faktor für die Gewinnung neuer Mandate.

        3.    Rückgewonnene Mittel gezielt in Technologie und Kompetenzen reinvestieren

Nachhaltiger Erfolg erfordert mehr als die reine Kostenerstattung für eDiscovery Plattformen. Kanzleien müssen die gewonnenen Mittel strategisch einsetzen, um in erstklassige Technologie zu investieren, ihre Fähigkeiten auszubauen und Effizienzgewinne zu erzielen. Diese Reinvestition erzeugt einen positiven Kreislauf. Leistungsfähigere eDiscovery Technologien helfen, wertvollere Mandate zu gewinnen, den Angemessenheitsstandard der ABA zu erfüllen und die Kostenerstattung gegenüber Mandanten weiter zu rechtfertigen. Der Wechsel zu SaaS Modellen wirkt dabei als zentraler Treiber. Diese Lösungen sind häufig kostenintensiver und machen Kostenerstattung nicht nur sinnvoll, sondern notwendig.

        4.    Mit einem erfahrenen Anbieter alternativer Rechtsdienstleistungen zusammenarbeiten

Für Kanzleien, die neu in der Kostenerstattung sind, ist die Unterstützung durch einen erfahrenen Anbieter alternativer Rechtsdienstleistungen von großem Wert. Ein ALSP mit nachweislicher Erfahrung bei der Einführung von Kostenerstattungsmodellen für Kanzleien unterschiedlicher Größe kennt die Herausforderungen rund um Abrechnung, Technologieauswahl und Prozessstandardisierung. Kanzleien, die auf diese Expertise setzen, vermeiden typische Fehler und beschleunigen die Umsetzung. Der Zugang zu mehreren Lösungen erhöht den Erfolg und erweitert die beratenden Handlungsoptionen.

        5.    Prozesse für Nachvollziehbarkeit und Effizienz standardisieren

Cost recovery incentivises firms to standardise their approach across matters to Die Kostenerstattung schafft Anreize, Vorgehensweisen über Mandate hinweg zu standardisieren, um Effizienz zu steigern und eine höhere rechtliche Absicherung zu erreichen. Standardisierung umfasst konsistente Abrechnungsmodelle, optimierte Workflows und ein verbessertes Risikomanagement. Davon profitiert nicht nur die Kanzlei. Auch das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mandanten steigen.

Technologieinvestitionen wirksam nutzen

Die Kostenerstattung für Technologie ist für Kanzleien jeder Größe entscheidend, um wettbewerbsfähig zu bleiben, moderne Technologien einzusetzen, berufliche Standards zu erfüllen und die Erwartungen der Mandanten zu übertreffen. Der Erfolg stützt sich auf fünf zentrale Säulen: Mandantenaufklärung, kultureller Wandel, Reinvestition, Partnerschaft mit einem ALSP und Prozessstandardisierung. Sind diese Säulen etabliert, schafft sich eine Kanzlei die Grundlage für nachhaltigen Erfolg.

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Brandon Hollinder, Vice President für eDiscovery und Cyber Solutions
Brandon Hollinder ist zugelassener Rechtsanwalt und verfügt über nahezu zwei Jahrzehnte Berufserfahrung. Heute ist er Vice President für eDiscovery und Cyber Solutions bei Epiq, einem führenden Anbieter alternativer Rechtsdienstleistungen. In dieser Rolle verantwortet er die Go to Market Strategie von Epiq für Managed eDiscovery Services und Cyber Incident Response. Sein Fokus liegt darauf, gemeinsam mit Mandanten sicherzustellen, dass Technologie und professionelle Dienstleistungen zielgerichtet konzipiert und fachgerecht umgesetzt werden. Ein zentraler Schwerpunkt seiner Arbeit ist die Förderung von Innovationen in Technologie und Prozessen bei Epiq. Er begleitet Mandanten dabei, fortschrittliche Analyseverfahren und generative KI Lösungen erfolgreich einzuführen und nachhaltig in ihre Arbeitsweisen zu integrieren.