Ist es schon wieder Zeit für die Budgetplanung? Die Legal Operations wird oft gebeten, die Budgetplanung für die Rechtsabteilung zu übernehmen, und viele empfinden diesen Prozess als mühsam. Die Finanzabteilung stellt zwar eine Vorlage zum Ausfüllen zur Verfügung, aber es kann schwierig sein, ein Budget mit so vielen Unbekannten zu erstellen. Der häufig verwendete Satz „Legal ist anders“ trifft in diesem Fall zu, da es bei Rechtsbudgets immer wieder Herausforderungen gibt:

• Nicht alle Ausgaben sind bekannt. Unvorhergesehene Ereignisse wie ein neuer Vertrag oder ein Rechtsstreit können das Rechtsbudget sprengen. Es kann schwierig sein, den Überblick über etwas zu behalten, das noch nicht geschehen ist.
• Änderungen in der Geschäftsstrategie wirken sich auf Ihre Kosten aus – Eine Änderung der Strategie, wie z. B. eine Zunahme der Patentanmeldungen oder die Einführung einer neuen Geschäftssparte, wird die Kosten verändern. Es kann schwierig sein, zu wissen, wo diese Änderungen auftreten können.
• ODie Ausgaben für externe Rechtsberater sind erheblich – 50 % oder mehr des Rechtsbudgets können für externe Rechtsberater aufgewendet werden. Es kann schwierig sein, zu klären, woran externe Rechtsberater arbeiten und was im kommenden Jahr zu erwarten ist.

Das mag entmutigend erscheinen, aber Rechtsabteilungen haben Einblick in die Abrechnungsdaten ihrer externen Rechtsberater, um fundiertere Entscheidungen treffen zu können. Hier sind einige Tipps zur Verwendung dieser Daten und einige andere Strategien, die Ihnen helfen, genauere Budgets zu erstellen und die Sprache der Finanzabteilung zu sprechen.

Das Bekannte kennen, das Teilweise Bekannte planen

Die Ausgabendaten des letzten Jahres sind ein guter Ausgangspunkt für die Planung des Budgets für das nächste Jahr, da sie einen klaren Überblick über die anstehenden Angelegenheiten geben. Mit gut strukturierten Abrechnungsdaten sollten Rechtsabteilungen Folgendes wissen:

•  Gesamtzahl der Vorgänge
•  Aktuelle Phase dieser Vorgänge
•  Verbleibende Phasen dieser Vorgänge

Wenn die Rechtsabteilung von ihren Anwaltskanzleien verlangt, Budgets über das eBilling-System oder als Angebot auf Vorgangsebene einzureichen, dann hat sie bereits die bekannten Kosten für ihre laufenden Vorgänge berechnet.

Was ist mit Angelegenheiten, die noch nicht existieren? Bestimmte Angelegenheiten, wie Beschäftigung und Arbeit, lassen sich auf der Grundlage der Ereignisse des letzten Jahres und des erwarteten Wachstums des Unternehmens vernünftig prognostizieren. Ebenso lassen sich einige IP-Angelegenheiten auf der Grundlage der Geschäftsstrategie prognostizieren. Wenn die Anzahl der Anmeldungen für das nächste Jahr sowie die durchschnittlichen Kosten pro Phase vorhersehbar sind, können auch diese Kosten geschätzt werden.

Vergessen Sie nicht die Preiserhöhungen

Die Preise großer Anwaltskanzleien in den USA sind im vergangenen Jahr um fast 10 % gestiegen. Sofern keine anderen Kontrollmaßnahmen wie Rechnungsprüfung oder Ausschreibungen auf Fallbasis vorhanden sind, ist mit ähnlichen Erhöhungen zu rechnen. Es ist wichtig, diese Erhöhungen in die Budgetvoranschläge und die bekannten Ausgaben einzubeziehen.

Machen Sie sich keine Gedanken über Kleinigkeiten

Denken Sie daran, dass es im Finanzwesen um das große Ganze geht. Eine detaillierte Aufstellung aller Posten ist zwar hilfreich, aber möglicherweise nicht notwendig. Die Suche nach jedem Technologiekauf im Wert von 200 Dollar ist nicht die beste Zeitinvestition für ein Rechtsabteilungsteam.

Erstellen Sie einen Business Case für das richtige Sourcing

Die Budgets für interne und externe Rechtsberater sollten nicht isoliert betrachtet werden, sondern gemeinsam verwaltet werden. Wenn wichtige Arbeiten an Anwaltskanzleien vergeben werden, die den Betrieb des Unternehmens unterstützen (im Gegensatz zu Rechtsstreitigkeiten), führt die Verlagerung dieser Arbeiten ins Unternehmen zu mehr rechtlicher Unterstützung bei geringeren Kosten.

Behalten Sie noch heute den Überblick über Ihre Rechtskosten

Die Legal Operations kann alle diese Empfehlungen umsetzen, indem sie ihre Abrechnungsdaten nutzt. Wenn die Daten jedoch nicht sauber sind, wird es schwierig sein, Fragen zur Budgetierung genau zu beantworten. Es ist wichtig, sich Zeit für eine schnelle Datenbereinigung zu nehmen, um die übergeordneten Budgetfragen zu beantworten, und eine gründlichere Ausgabenanalyse in Betracht zu ziehen, um aufzuzeigen, wo das Budget gekürzt werden kann.

Der Budgetierungsprozess kann überwältigend sein, aber mit diesen Tipps können Rechtsabteilungen vermeiden, ihren Budgetbedarf zu unterschätzen, und ihren Ansatz für die Ausgaben im Jahr 2025 neu gestalten.

Peter Eilhauer, Geschäftsführer, verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Rechtsbranche und hat mit Rechtsabteilungen von Unternehmen, Anwaltskanzleien und Versicherungsgesellschaften zusammengearbeitet, um durch Ausgabenanalysen, Prozessverbesserungen und Workflow-Automatisierung Kosten radikal zu senken und Abläufe zu optimieren. Peter Eilhauer war sowohl als Berater, Dienstleister als auch als interner Experte für die Verwaltung von Rechtsabteilungen und Ausgabenmanagementprogrammen tätig. Er hat zahlreiche Artikel und Vorträge zum Thema Datenanalyse verfasst und die Entwicklung mehrerer Plattformen für die Ausgabenanalyse betreut. Peter Eilhauer hat einen BA-Abschluss der Northwestern University und einen MBA-Abschluss der University of Chicago Booth School of Business.