Die Richtlinien für externe Rechtsberater (OCGs) sind mehr als nur statische Abrechnungsempfehlungen; sie sind lebendige Anweisungen, die Teams mit den Unternehmenswerten, der Risikotoleranz und den operativen Erwartungen in Einklang bringen. Während andere Mitglieder der Rechtsabteilung die OCGs aktualisieren und verbessern können, sind die General Counsel (GCs) letztendlich dafür verantwortlich, dass die Richtlinien diese Erwartungen widerspiegeln. Da Teams angesichts sich ständig weiterentwickelnder Branchenstandards einem zunehmenden Druck ausgesetzt sind, auf dem neuesten Stand zu bleiben, können Rechtsabteilungen, die ihre Werte mit den OCGs in Einklang bringen, Vertrauen aufbauen, Beziehungen vertiefen und mehr Aufträge von Kunden gewinnen. Drei wichtige Aspekte bei der Entwicklung strategischer OCGs sind der verantwortungsvolle Einsatz von KI, DEI-Verpflichtungen und Zeiterfassung.

Bewährte Verfahren für die Einführung von KI im Rechtsbereich

Da KI-Tools für Rechtsteams mittlerweile alltäglich sind, integrieren Unternehmensrechtsabteilungen KI-Bestimmungen in ihre OCG. Angesichts der zunehmenden Menge an sensiblen Daten, die online gespeichert werden, befassen sich diese Bestimmungen mit dem Risikomanagement, während Rechtsteams die operativen und strategischen Auswirkungen der Einführung von KI bewerten.

Der Schlüssel liegt darin, ein Gleichgewicht zwischen der Nutzung von KI-Fortschritten und der Einhaltung ethischer Standards zu finden. Die Festlegung von Standards für die KI-Implementierung in OCG, einschließlich der Erstellung von Rechtsdokumenten, der Rechtsrecherche, der Ausarbeitung von Rechtsgutachten und der Rechtsberatung, ist ein wesentlicher Bestandteil einer verantwortungsvollen KI-Einführung.

Einige Organisationen benötigen externe Rechtsberater, um die Vertraulichkeit ihrer Kunden zu gewährleisten und sicherzustellen, dass die Verwendung von KI die Sicherheit ihrer Informationen nicht gefährdet. Beispielsweise legen viele fest, dass Informationen, die als „intern” oder „vertraulich” eingestuft sind, nicht auf öffentliche KI-Plattformen hochgeladen werden dürfen. Dazu gehören Kundendaten, personenbezogene Daten (PII), Software-Code und vieles mehr. Es ist unerlässlich, die Analyse und Überprüfung der KI-Ergebnisse zu priorisieren, um die rechtliche Korrektheit, die Einhaltung geltender Gesetze und die Übereinstimmung mit Rechtsprechungen sicherzustellen.

Aus diesem Grund müssen Nutzer, die KI-Tools einsetzen, die Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Rechtmäßigkeit der KI-Ergebnisse sorgfältig überprüfen. Externe Rechtsberater sollten im Umgang mit KI-Technologien geschult werden, um deren Fähigkeiten, Grenzen und ethische Implikationen zu verstehen.

OCGs müssen regelmäßig evaluiert und überarbeitet werden, um den sich wandelnden Standards von heute gerecht zu werden, da sich die Technologie weiterentwickelt und sich rechtliche und ethische Standards ändern. Diese Evaluierung kann die Einholung von Feedback von Juristen, Kunden und relevanten Interessengruppen umfassen, um die Richtlinie bei Bedarf zu verbessern und zu aktualisieren. 

DEI-Bestimmungen, die mit den Unternehmenswerten im Einklang stehen

In den letzten Monaten haben viele Rechtsabteilungen Verwirrung und Besorgnis über die DEI-Formulierungen in ihren OCG-Dokumenten geäußert. Einige Organisationen haben sich dafür entschieden, DEI-Bestimmungen vollständig zu streichen, nicht aus Ablehnung gegenüber den Executive Orders, sondern aufgrund fehlender klarer Leitlinien und der Möglichkeit einer behördlichen Überprüfung. Diese Stimmung spiegelte sich auch auf der CLOC 2025 wider, wo Juristen Gespräche führten, um die Lage zu sondieren: Was machen andere? Was ist sicher? Wie geht es weiter?

Diese Unsicherheit ist zum Teil auf die jüngsten Maßnahmen der Bundesregierung zurückzuführen. Durch Exekutivverordnungen wie EO 14173 („Beendigung illegaler Diskriminierung und Wiederherstellung leistungsorientierter Chancen”) und EO 14281 („Wiederherstellung der Chancengleichheit und Leistungsgesellschaft”) wurden Behörden angewiesen, die Durchsetzung von Richtlinien, die auf einer unterschiedlichen Auswirkung beruhen, zurückzustellen. Diese Veränderungen haben dazu geführt, dass Teams DEI-Programme überdenken, insbesondere solche mit messbaren Zielen oder spezifischen Formulierungen, die als bevorzugt interpretiert werden könnten.

Wenn Ihre Organisation DEI-Bestimmungen in Ihre OCG aufnimmt, sollten diese bewusst gewählt, vertretbar und mit Ihren Unternehmenswerten und Geschäftszielen in Einklang stehen. Das aktuelle Umfeld bietet Unternehmen die Gelegenheit, ihre Beweggründe für die Einführung solcher Richtlinien zu überdenken. Dies ist eine Chance, sich von allgemeinen, standardisierten DEI-Formulierungen zu lösen und effektivere Richtlinien zu entwickeln, die mit den Werten und ethischen Grundsätzen des Unternehmens im Einklang stehen und gleichzeitig die Geschäftsziele unterstützen.

Best Practices für die Zeiterfassung: Präzision schafft Vertrauen

Da Rechtsabteilungen unter Druck stehen, ihren Wert unter Beweis zu stellen, ist die Zeiterfassung mehr als nur eine Abrechnungsfunktion geworden. Sie spiegelt nun die Professionalität, Transparenz und den Respekt einer Kanzlei gegenüber dem Geschäft des Mandanten wider. Rechtsabteilungen geben sich nicht mehr mit vagen oder inkonsistenten Zeiteinträgen zufrieden. Sie erwarten Präzision, Klarheit und einen nachweisbaren Zusammenhang zwischen der geleisteten Arbeit und dem gelieferten Wert.

Eine der häufigsten Frustrationen unter internen Teams ist der Mangel an Details in Zeiteinträgen. Beschreibungen wie „Dokumente geprüft” oder „Telefonkonferenz” geben kaum Aufschluss darüber, was getan wurde, warum es wichtig war oder wie es die Angelegenheit vorangebracht hat. Die heutigen OCG verlangen von Anwälten zunehmend klare, spezifische Beschreibungen, in denen der Zweck und das Ergebnis jeder Aufgabe erläutert werden. Dieser Detaillierungsgrad unterstützt die interne Berichterstattung und Budgetierung und hilft den Rechtsabteilungen gleichzeitig, externe Ausgaben gegenüber Finanz- und Geschäftsinteressenten zu rechtfertigen.

Ein weiterer Schwerpunkt ist die Abschaffung der Blockabrechnung. Die Zusammenfassung mehrerer Aufgaben in einem einzigen Zeiteintrag erschwert es den Kunden, die Effizienz genau zu beurteilen oder Kosten zuzuordnen. Viele OCG verbieten diese Praxis inzwischen gänzlich und verlangen, dass jede Aufgabe separat mit ihrem Zeitaufwand erfasst wird. Diese Umstellung fördert eine größere Verantwortlichkeit und ermöglicht es den Kunden, den Zeitaufwand für die verschiedenen Phasen eines Auftrags zu bewerten.

Letztendlich ist die Zeiterfassung eine Maßnahme zum Aufbau von Vertrauen. Undurchsichtige Abrechnungspraktiken untergraben das Vertrauen und gefährden langfristige Beziehungen. Wenn Kanzleien Disziplin und Transparenz im Hinblick auf die Erwartungen ihrer Kunden zeigen, stärken sie ihren Wert als strategische Partner.

Richtlinien für externe Rechtsberater als strategischer Hebel

Richtlinien für externe Rechtsberater sind nicht nur Verwaltungsdokumente, sondern spiegeln auch die strategischen Prioritäten Ihres Unternehmens wider. Anwaltskanzleien und Rechtsabteilungen von Unternehmen sollten sie als Chance betrachten, Vertrauen aufzubauen, Beziehungen zu vertiefen und mehr Aufträge zu gewinnen. Erfolgreiche Kanzleien liefern nicht nur hervorragende juristische Arbeit, sondern agieren auch als echte Geschäftspartner und heben sich in einem wettbewerbsintensiven Umfeld von anderen ab.

Erfahren Sie mehr über die Epiq Legal Transformation Services.

Tanya Crosse, Direktorin, Legal Spend Management, Epiq
Tanya Crosse leitet ein Team von Experten, die Rechtsabteilungen bei der Verwaltung ihrer Ausgaben für externe Rechtsberater beraten. Sie verfügt über mehr als 20 Jahre Erfahrung in der Rechtsbranche als leitende und interne Rechtsanwältin, Expertin für die Versicherungsbranche und Analystin für Rechtskosten. Bevor sie 2020 zu Epiq kam, arbeitete Tanya im Bereich Ausgabenanalyse bei einem anderen ALSP, wo sie Kunden dabei unterstützte, ihre Datenqualität zu verbessern und Kosten einzudämmen. Darüber hinaus verfügt sie über umfangreiche Erfahrung als Beraterin für nationale Versicherungsgesellschaften in den Bereichen Management externer Rechtsberater, Trendanalyse und Umsetzung von Best Practices. Tanya hat die doppelte Staatsbürgerschaft Kanadas und der USA und schloss ihr Studium an der Mount Allison University mit einem B.A. in Englisch und Geschichte und an der University of New Brunswick mit einem J.D. ab.