Die Vertragsbranche hat einen digitalen Wandel erlebt, der für Aufregung hinsichtlich der Erstellung, Verwaltung und Ausführung von Verträgen gesorgt hat. Der Einsatz von Technologie hat zu Effizienzsteigerungen, höherer Genauigkeit und einer besseren Zusammenarbeit geführt. Da jedoch die Zahl der Anbieter von Vertragsmanagement-Technologie sowie die von ihnen angebotenen Funktionen und Fähigkeiten weiter zunimmt, kann es für Vertragsteams eine Herausforderung sein, sicherzustellen, dass ihre Technologie ihre sich weiterentwickelnden Praktiken unterstützt. Dieser Artikel untersucht fünf Trends im Bereich der digitalen Vertragsgestaltung, die jedes Unternehmen verstehen muss, um solide Strategien und Roadmaps für die Zukunft im Bereich der Vertragstechnologie zu gewährleisten.

1. Die Benutzererfahrung fördert die Akzeptanz durch die Benutzer

Contract Lifecycle Management (CLM)-Plattformen sind nach wie vor der Grundpfeiler der digitalen Vertragsabwicklung und bieten eine durchgängige Verwaltung von Verträgen, vom Entwurf über die Genehmigung bis hin zur Ausführung und Verlängerung. Diese Tools automatisieren Arbeitsabläufe, ermöglichen standardisierte Vorlagen und bieten eine Echtzeit-Verfolgung des Vertragsstatus. Durch die Verwaltung vertragsbezogener Daten mit KI und maschinellem Lernen verbessern CLM-Systeme die Vertragsanalyse, die Risikoerkennung und die Entscheidungsfindung und sorgen so für mehr Transparenz und Compliance.

Da die funktionalen Unterschiede zwischen CLM-Plattformen immer geringer werden, wird die Benutzererfahrung zum wichtigsten Unterscheidungsmerkmal für die Beteiligten. Die Integration mit anderen Unternehmenssystemen wie ERP, CRM und Beschaffungswerkzeugen ist von entscheidender Bedeutung. Moderne CLMs, die intuitiv sind und über Drag-and-Drop-Funktionen, anpassbare Dashboards und kontextbezogene Anleitungen verfügen, reduzieren die Komplexität und ermöglichen es den Benutzern, mit minimalem Schulungsaufwand schnell auf Informationen zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen. Die Gewährleistung einer hohen Benutzerakzeptanz und Integration über alle Abteilungen hinweg ist nach wie vor die wichtigste Strategie, um Datenkonsistenz, betriebliche Effizienz und den allgemeinen Erfolg von CLM zu erreichen.

2. KI-gestütztes Vertragsmanagement ist Mainstream und entwickelt sich ständig weiter

KI und maschinelles Lernen haben das Vertragsmanagement durch die Automatisierung von Aufgaben wie Vertragsprüfung, Risikoanalyse und Compliance-Überwachung verändert. Vertragsfachleute verlassen sich täglich auf KI-gestützte Tools, um wichtige Klauseln, Bedingungen und Verpflichtungen zu extrahieren, wodurch die manuelle Überprüfungszeit reduziert und menschliche Fehler minimiert werden. Generative KI verändert weiter die Möglichkeiten im Vertragsmanagement und die nächste Entwicklungsstufe von CLMs.

Während die KI-gestützte Vertragsprüfung zu einer unverzichtbaren Praxis im Vertragsmanagement geworden ist, müssen Unternehmen KI-gestützte Lösungen, sei es als eigenständige Tools oder als Teil eines CLM-Angebots, weiterhin evaluieren, da sie sich ständig weiterentwickeln. Von KI-Modellangeboten und Recall- und Präzisionsleistung bis hin zur Integration neuer Gen-KI-Funktionen zur Erstellung von Playbooks für Vertragsverlängerungen gibt es viele Aspekte des KI-gestützten Vertragsmanagements, die ein Unternehmen berücksichtigen sollte, um seine Leistung zu verbessern. Für sie ist es auch von entscheidender Bedeutung, die Bereitschaft und Integrität ihrer aktuellen CLM-Repositorys zu bewerten, um die Vorteile der KI nutzen zu können.

3. Vertragstechnologie erhöht die Bedeutung von Datenschutz und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften

Da Vertragstechnologie zu einem zentralen Bestandteil des Vertragsmanagements wird, gewinnen Datenschutz und Compliance zunehmend an Bedeutung. Vorschriften wie die DSGVO, CCPA, DORA und andere regionale Datenschutzgesetze stellen strenge Anforderungen an den Umgang mit personenbezogenen und sensiblen Daten. Die Nichteinhaltung kann zu schweren Strafen und Reputationsschäden führen. Unternehmen müssen Compliance-Funktionen in ihre Vertragsmanagementsysteme integrieren, um sicherzustellen, dass die Erfassung, Speicherung und Verarbeitung von Daten den gesetzlichen Standards entspricht.

E-Signaturen sind zusammen mit digitalen Authentifizierungsmethoden wie Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) und biometrischer Verifizierung unerlässlich für die Überprüfung der Identität und Legitimität von Unterzeichnern. Mit dem Aufkommen der Remote-Arbeit sind diese Technologien wichtig für die sichere und effiziente Ausführung von Verträgen. Unternehmen müssen ihre Sicherheitsprotokolle regelmäßig aktualisieren, um sich gegen neue Cyber-Bedrohungen zu schützen und sicherzustellen, dass CLM-Lösungen, einschließlich elektronischer Signaturen, Vorschriften wie eIDAS in der EU und dem ESIGN Act in den USA entsprechen. Die Pflege von Prüfpfaden und die Automatisierung von Compliance-Prüfungen können dazu beitragen, das Risiko von Verstößen zu verringern und die kontinuierliche Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen.

4. Remote-Arbeit setzt neue Standards für Cloud-Plattformen

Cloud-basierte Plattformen fördern die Zusammenarbeit in Echtzeit bei der Vertragsabwicklung und ermöglichen es mehreren Beteiligten, gleichzeitig von verschiedenen Standorten aus an Verträgen zu arbeiten. Diese Plattformen bieten Versionskontrolle, Bearbeitung in Echtzeit und sofortige Kommunikation und stellen so sicher, dass alle Parteien während des gesamten Vertragslebenszyklus auf dem gleichen Stand bleiben. Funktionen in bestimmten CLM-Lösungen wie gemeinsamer Dokumentenzugriff, automatisierte Benachrichtigungen und integrierte Kommunikationswerkzeuge (z. B. Chat und Videokonferenzen) tragen dazu bei, Verzögerungen zu reduzieren und die Genauigkeit bei der Erstellung, Verhandlung und Genehmigung von Verträgen zu verbessern.

Da Remote- und Hybrid-Arbeitsumgebungen zur Norm werden, ermöglichen diese Tools Teams, unabhängig vom physischen Standort Effizienz und Transparenz aufrechtzuerhalten. Unternehmen müssen Strategien entwickeln, die Sicherheit, Datenverwaltung und Lieferantenmanagement berücksichtigen. Cloud-Anbieter sollten hinsichtlich ihrer Datenverschlüsselung, Verfügbarkeitsgarantien und Einhaltung von Branchenstandards bewertet werden.

5. Analysen und Berichterstattung sind heute grundlegend für das Verpflichtungsmanagement

Das Extrahieren und Aufzeigen wichtiger Vertragsdaten ist für Unternehmen entscheidend, um ihre Verpflichtungen zu verstehen. Fortschrittliche Analysetools liefern Einblicke in die Transaktionen eines Unternehmens und helfen ihm, nicht nur die Details zu verstehen, sondern auch proaktiv damit verbundene Kriterien und potenzielle Risiken zu identifizieren. Mithilfe von Predictive Analytics können Unternehmen auf der Grundlage historischer Daten Ergebnisse wie Preisschwankungen prognostizieren. Dashboards und Berichte bieten Einblick in wichtige Kennzahlen zu Geschäften, darunter Bedingungen, Vertragszykluszeiten, Wertverluste und Verlängerungsraten. Durch den Einsatz von Analysen können Unternehmen ihre Vertragsstrategien optimieren, bessere Konditionen aushandeln und die finanziellen Ergebnisse im Verlängerungsmanagement und bei der Streitbeilegung verbessern. Die Integration dieser Tools in umfassendere Business-Intelligence-Systeme stellt sicher, dass Vertragsdaten zur allgemeinen strategischen Planung und betrieblichen Effizienz beitragen.

Fazit

Digitale Trends im Vertragswesen verändern traditionelle Prozesse und machen sie schneller, effizienter und sicherer. Dies erhöht letztlich den Transaktionsfluss und fördert datengestütztes Wachstum mit Klarheit über vertragliche Verpflichtungen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, benötigen Unternehmen proaktive Strategien, um ihr Vertragswesen zukunftssicher zu gestalten und agil zu bleiben. Der Aufbau starker Beziehungen zu Technologieanbietern und die kontinuierliche Schulung der Teams sind dabei von entscheidender Bedeutung. Durch den Einsatz der richtigen Technologien und die Optimierung von Prozessen können Unternehmen langfristigen Erfolg sicherstellen.

Karthik Radhakrishnan
Direktor, CLM F&E und Chefarchitekt, Epiq
Karthik ist ein erfahrener Technologieführer mit über 35 Jahren IT-Erfahrung, der sich auf die Konzeption, Entwicklung und Verwaltung von Softwareanwendungen spezialisiert hat. Mit über 20 Jahren Erfahrung in den Bereichen Contract Lifecycle Management (CLM) und Configure, Price, Quote (CPQ) liefert er seinen Kunden stets hochwertige Lösungen.