Zentrale Erkenntnis: Die Wahl des richtigen Contract Lifecycle Management Anbieters hängt nicht von der längsten Liste an Funktionen ab. Die meisten Plattformen bieten heute vergleichbare Kernfunktionen und setzen zunehmend auf KI. Der entscheidende Unterschied liegt in der Passgenauigkeit, Flexibilität, Transparenz beim Einsatz von KI und der Frage, wie gut die Lösung zu den heutigen Anforderungen Ihrer Organisation passt und zukünftiges Wachstum unterstützt.

Wenn Sie kürzlich an einer Veranstaltung für Legal Technology teilgenommen haben, sind Ihnen wahrscheinlich zahlreiche Contract Lifecycle Management Lösungen begegnet, die sich als die beste Plattform am Markt präsentieren. Die Vielzahl an Anbietern hat ihren Grund. Gleichzeitig macht sie die Auswahl für potenzielle Käufer oft schwierig. Was ist überzeugendes Marketing und was eine wirklich leistungsfähige Lösung? Welche Plattform bietet den richtigen Funktionsumfang, ohne einen umfangreichen Implementierungsaufwand zu verursachen? Und vor allem, welche Lösung passt am besten zu den spezifischen Anforderungen Ihrer Organisation? Die Auswahl der richtigen CLM Lösung erfordert einen strukturierten Ansatz, klare Kriterien und enge Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten.

Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Auswahlprozess für CLM Anbieter, die jede Organisation vor einer Entscheidung berücksichtigen sollte.

Die Anforderungen, die CLM Anbieter unterscheiden

Im Markt für Contract Lifecycle Management herrscht weitgehend Einigkeit darüber, dass die meisten Anbieter die zentralen Anforderungen erfüllen. Dazu gehören Vertragserstellung, Workflow Automatisierung, Genehmigungsprozesse, elektronische Signaturen, Vertragsarchive und grundlegende Reporting Funktionen.

Der Unterschied liegt in den verbleibenden, geschäftskritischen Anforderungen. Dazu zählen Funktionen, die spezifische Unternehmensbedürfnisse unterstützen, beispielsweise erweitertes Fristenmanagement, KI gestützte Vertragsredlines, tiefgehende Integrationen oder branchenspezifische Workflows. Die beste Lösung ist eine Plattform, die mit Ihrer Organisation wächst und die individuellen Anforderungen bewältigt, die oft in den Details liegen.

Genau diese besonderen Anforderungen entscheiden häufig darüber, ob eine Lösung lediglich funktioniert oder Ihre Vertragsprozesse nachhaltig transformiert.

Ein erfolgreicher CLM Auswahlprozess beginnt mit einem klaren Verständnis der eigenen Anforderungen

Bevor Anbieter bewertet werden, sollten Organisationen einen strukturierten Analyseprozess durchlaufen:

• Vermitteln Sie den relevanten Stakeholdern grundlegendes CLM Wissen, damit alle Beteiligten die Begriffe und Konzepte verstehen, die in Anbieterpräsentationen verwendet werden. So können sie besser beurteilen, welche Herausforderungen ihre Vertragsprozesse mit sich bringen und wie Technologie zur Standardisierung beitragen kann.
• Identifizieren Sie unverzichtbare Anforderungen mit besonderem Fokus auf spezifische oder außergewöhnliche Geschäftsanforderungen.
• Definieren Sie Anwendungsfälle für die Bereiche Recht, Einkauf, Vertrieb, IT und Finanzen.
• Legen Sie Erfolgskriterien und Key Performance Indicators fest, damit alle Beteiligten verstehen, wie Erfolg definiert wird und wann er erreicht ist.

Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle Teams ein gemeinsames Verständnis davon haben, was eine CLM Lösung leisten muss. Er reduziert Unsicherheiten und lenkt die Bewertung auf geschäftliche Ergebnisse statt auf einzelne Funktionen.

Anbieterpräsentationen sind hilfreich. Die entscheidenden Erkenntnisse liefern jedoch die Demos.

1. Beschränken Sie die Auswahl auf bis zu drei Anbieter, die Ihren Anforderungen am besten entsprechen. Wenn Sie ein Request for Proposal Verfahren durchführen oder Demos mit mehr als sechs CLM Anbietern planen, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass einige dieser Lösungen nicht zu Ihren Anforderungen passen.
2. Führen Sie ein Request for Proposal Verfahren durch, wenn dies in Ihrer Organisation erforderlich ist oder um die langfristige Ausrichtung des Anbieters, seine Produktstrategie, den Funktionsumfang und seine Reaktionsfähigkeit besser bewerten zu können.
3. Sie die Demos so, dass alle Anbieter dieselben Anwendungsfälle präsentieren. Dadurch können die Beteiligten die Lösungen direkt miteinander vergleichen. Betrachten Sie die Plattformen im Kontext Ihrer eigenen Organisation, mit Ihren Vertragsvorlagen und Ihren wichtigsten Anforderungen. Es besteht keine Notwendigkeit, Zeit mit der Bewertung grundlegender Funktionen zu verbringen, die nahezu alle Lösungen bieten.
4. Nutzen Sie Bewertungsbögen, um konsistentes Feedback zu Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit und Passgenauigkeit zu erfassen. Dies schafft eine fundierte Grundlage für die Entscheidungsfindung und ermöglicht einen transparenten Vergleich von Kosten, Bewertungsergebnissen und dem Feedback aller Stakeholder.

Dieser strukturierte Ansatz reduziert Subjektivität, ermöglicht standardisierte Vergleiche und hilft Stakeholdern, einen gemeinsamen Konsens zu erreichen.

Die Auswahl eines CLM Anbieters ist eine strategische Entscheidung mit Auswirkungen auf Compliance, Geschwindigkeit von Vertragsprozessen, Risikomanagement und die Zusammenarbeit über verschiedene Unternehmensbereiche hinweg. Mit einem strukturierten Bewertungsprozess, klar definierten Anforderungen und der aktiven Einbindung relevanter Stakeholder können Organisationen den Anbieter identifizieren, der nicht nur heute, sondern auch langfristig am besten zu ihren Anforderungen passt.

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Rebecca Yoder, Senior Director, Contract Solutions

Rebecca unterstützt Rechtsabteilungen dabei, ihre Vertragsprozesse zu modernisieren und ihre Geschäftsziele schneller zu erreichen. Mit Strategien und Initiativen, die auf die jeweiligen Unternehmensziele und Operating Models abgestimmt sind, fördert sie effiziente und skalierbare Vertragsabläufe. Mit nahezu 30 Jahren Erfahrung an der Schnittstelle von Corporate Legal Operations und Technologie verfügt sie über umfassende Expertise in der Steuerung von Veränderungen innerhalb komplexer globaler Rechtsteams. Sie unterstützt Stakeholder dabei, neue Prozesse zu verstehen, erfolgreich einzuführen und langfristig zu verankern.