Zentrale Erkenntnis: Wenn Sie auf ein Minimum Viable Product verzichten, kann die Implementierung Ihres Contract Lifecycle Management unter ihrer eigenen Komplexität ins Stocken geraten. Der sicherste Weg zum Mehrwert beginnt bewusst mit weniger. Eine fokussierte erste Version fördert die Akzeptanz, schafft messbaren Nutzen und legt die Grundlage für langfristigen CLM Erfolg.

Implementierungen von Contract Lifecycle Management scheitern oft aus einem vorhersehbaren Grund. Teams versuchen, bereits mit der ersten Version zu viel umzusetzen. Das bremst die Akzeptanz, verhindert die Transformation und mindert den Return on Investment.

Wer sich länger mit CLM beschäftigt, kennt dieses Szenario. Die Führung begeistert sich für moderne CLM Plattformen und KI. Eine Demo vermittelt den Eindruck, Verträge könnten sich nahezu selbst verhandeln und verwalten. Plötzlich soll die erste Version innerhalb von vier Monaten das Vertragsmanagement im gesamten Unternehmen transformieren. Genau das sollte jedoch nicht das Ziel einer ersten Version sein.

Die Folge ist vorhersehbar. Die erste Version erfüllt die unrealistischen Erwartungen an Akzeptanz, Wirkung und Return on Investment nicht. Die Ursachen sind selten eindimensional. Ohne ein fokussiertes Minimum Viable Product versuchen Unternehmen jedoch häufig, zu viele Probleme gleichzeitig zu lösen. Das erhöht die Komplexität und verringert die Chance auf frühe Erfolge.

Was ist ein Minimum Viable Product?

Beim Begriff Minimum Viable Product denken viele an Abkürzungen und eine unvollständige oder unbedeutende Lösung. Das trifft nicht zu. Ein Minimum Viable Product ist eine bewusst begrenzte Version, die dennoch einen spürbaren geschäftlichen Mehrwert liefert. Sie löst eine klar definierte Auswahl besonders wichtiger Probleme und nicht jedes Problem der Nutzer.

Ein Minimum Viable Product soll schnell Nutzen belegen, echtes Nutzerfeedback erfassen und weitere Verbesserungen ermöglichen. Im CLM bedeutet das, die Akzeptanz zu verfolgen, kürzere Durchlaufzeiten zu messen und diese Erkenntnisse für künftige Versionen zu nutzen.

Der besondere Nutzen eines Minimum Viable Product macht diesen Ansatz in der Softwareentwicklung unverzichtbar. Er steuert die laufende Verbesserung von Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Dokumentation und weiteren entscheidenden Bereichen. CLM Implementierungen können und sollten denselben Ansatz nutzen, um vergleichbare Vorteile zu erzielen.

Entscheidend ist, dass der Return on Investment eines CLM durch die Akzeptanz entsteht und nicht durch die Anzahl der Systemfunktionen. Die erste Version muss nicht perfekt sein. Sie soll Vertrauen in die Plattform und die Implementierungsstrategie schaffen und eine einfache Nutzung fördern. Ein System, das produktiv ist, breit eingesetzt wird und reale Probleme löst, ist deutlich wertvoller als eine perfekte Lösung, die erst in sechs Monaten verfügbar ist.

Wenn die erste Version zur Wunschliste wird

Das Problem beginnt mit guten Absichten. Dadurch wird die erste Version jedoch schnell zur Sammelstelle für alle Anforderungen der Stakeholder. Das Muster ist vorhersehbar.

• Die Rechtsabteilung möchte jahrelang gewachsene Vertragssprache, Vorlagen und Klauselvarianten endlich standardisieren.
• Der Einkauf möchte alle Vertragsarten einbeziehen, damit die Implementierung nicht wenige Monate später erneut angepasst werden muss.
• Fachanwender möchten jeden manuellen Schritt automatisieren, um die Investition in eine neue CLM Plattform zu rechtfertigen.
• Compliance möchte von Beginn an alle Genehmigungswege, Ausnahmen von Richtlinien und Prüfungskontrollen abbilden.
• Die IT möchte vor der Inbetriebnahme alle Integrationen und nachgelagerten Systeme anbinden.
• Die Geschäftsleitung möchte die Investition maximieren und so schnell wie möglich den größtmöglichen Mehrwert erzielen.

Jedes dieser Ziele ist für sich nachvollziehbar. Zusammen führen sie jedoch zu einer Version, die in 16 Wochen Arbeit für zwei Jahre bewältigen soll. Statt Dynamik aufzubauen, wird das Projekt mit konkurrierenden Erwartungen überlastet. Termine verschieben sich, Designentscheidungen werden überstürzt, Tests verkürzt und Nutzer überfordert. Dadurch schwindet das Vertrauen in die CLM Initiative. Frustration und Enttäuschung können schließlich nur schwer überwunden werden.

Unternehmen stellen dann die Plattform infrage, obwohl das eigentliche Problem darin liegt, zu früh zu viel erreichen zu wollen.

So sieht eine erste Version als Minimum Viable Product aus

Eine starke erste Version setzt bewusst einen klaren Fokus. Sie kann folgende Merkmale haben:

• Sie startet mit einer begrenzten Anzahl von Vertragsarten.
• Sie automatisiert nur standardisierte manuelle Genehmigungsabläufe.
• Sie konzentriert sich auf einen einzelnen Geschäftsbereich.
• Sie umfasst nur unverzichtbare Integrationen.

So zeigt sich ein Minimum Viable Product in der Praxis. Es begrenzt den anfänglichen Umfang, damit Teams schnell Mehrwert schaffen, Annahmen prüfen und Folgekosten durch Fehlentscheidungen vermeiden.

Die Bereitschaft des Unternehmens sollte den Implementierungsplan bestimmen und nicht der gesamte Funktionsumfang der Plattform. Moderne CLM Plattformen bieten zahlreiche Möglichkeiten. Das bedeutet jedoch nicht, dass ein Unternehmen alle Funktionen vom ersten Tag an einsetzen kann.

Die besten Programme für die erste Version konzentrieren sich auf Veränderungen, für die das Unternehmen heute bereit ist. Gleichzeitig schaffen sie die Grundlage für alle weiteren Schritte. Unternehmen, die in der ersten Version weniger umsetzen, erreichen langfristig oft deutlich mehr. Jede weitere Version baut auf einer Lösung auf, der die Nutzer bereits vertrauen.

Ein zentraler Vorteil des Minimum Viable Product liegt im Lerngewinn

Mit dem Ansatz des Minimum Viable Product gewinnt das Unternehmen bereits aus der ersten Version wichtige Erkenntnisse. Teams lernen, wie Stakeholder Entscheidungen treffen, wie viel Zeit das Unternehmen für Design und Tests bereitstellen kann und wo Governance den Fortschritt beschleunigt oder bremst. Sie erkennen außerdem, welche Nutzer zu Fürsprechern werden und welche Gruppen mehr Unterstützung benötigen.

Auch die Implementierungsteams verbessern ihre Zusammenarbeit. Zu Beginn der zweiten Version versteht das Unternehmen bereits Kommunikationsstile, Entscheidungswege und Erfolgsfaktoren.

Statt alles im Voraus vorherzusagen, nutzen Teams praktische Erfahrungen. Dadurch wird jede weitere Version schneller, reibungsloser und erfolgreicher.

KI zeigt den Nutzen besonders deutlich

KI bietet im CLM einen erheblichen Mehrwert. Gerade deshalb führt sie häufig zu unrealistischen Erwartungen. Viele wünschen sich eine KI gestützte Vertragsüberarbeitung. Diese Funktion ist leistungsstark. Dennoch sollten Teams nicht vom ersten Tag an jeden Vertrag, jede Klausel und jede Verhandlung mit KI bearbeiten.

Ein stärkerer Ansatz für das Minimum Viable Product beginnt mit einer Vertragsart, einem klar definierten Leitfaden, einer begrenzten Auswahl von Klauselkategorien und einer kleinen Gruppe engagierter Nutzer. Das Team erkennt, wo Nutzer Vorschläge der KI annehmen, wo sie diese überschreiben und wo der Leitfaden verbessert werden muss. Diese Erkenntnisse lassen sich in einem Workshop oder einer Designsitzung nicht nachbilden.

KI lässt sich nicht einfach einschalten. Teams müssen ihren Nutzen im CLM belegen, die Anwendung verbessern und schrittweise erweitern.

Eine kleine erste Version ist nicht immer möglich

Wenn Sie ein bestehendes CLM innerhalb eines festen Zeitplans ersetzen, muss die erste Version möglicherweise mehr Funktionen umfassen.

Dann verlagert sich der Fokus. Sie müssen nicht jede Verbesserung sofort bereitstellen. Sichern Sie zunächst die Funktionen, auf die Nutzer heute angewiesen sind. Schaffen Sie zugleich eine stabile Plattform für künftige Verbesserungen.

Wirkt das neue System wie ein Rückschritt, umgehen Nutzer die Lösung. Das erschwert die Akzeptanz und bremst den langfristigen Fortschritt.

Am schwierigsten ist die Entscheidung gegen Funktionen

Die größte Herausforderung eines Minimum Viable Product liegt nicht im Aufbau des Systems. Entscheidend ist, was Teams bewusst auf später verschieben. Für die Priorisierung müssen sie mit der richtigen Frage beginnen. Was muss innerhalb der ersten 16 Wochen produktiv sein, damit die Nutzung dem Unternehmen einen spürbaren Mehrwert bringt.

Diese Grundfrage führt zu weiteren Fragen:

• Welche Verträge oder Vertragsarten verursachen die größten Risiken, schaffen den höchsten Wert oder haben das größte Volumen?
• Wo haben Verzögerungen die stärksten geschäftlichen Auswirkungen?
• Welche Arbeitsabläufe können heute bereits verändert werden?
• Welche Nutzer werden die Lösung voraussichtlich früh einsetzen?
• Was muss bei der Inbetriebnahme reibungslos funktionieren?

Alles Weitere kann später folgen. Diese Punkte bleiben Teil des Plans. Jede Funktion erhält jedoch den notwendigen Fokus und baut auf den ersten Erfolgen auf.

Vor der Erweiterung Vertrauen aufbauen

Ein Minimum Viable Product soll das Vertrauen der Menschen gewinnen, die letztlich über den Erfolg eines CLM Programms entscheiden. Statt jede Funktion der Plattform zu präsentieren, sollte die erste Version Vertrauen in die Lösung, den Implementierungsansatz und die Veränderungsfähigkeit des Unternehmens schaffen.

Eine fokussierte erste Version ermöglicht den Nutzern frühe und greifbare Vorteile. Sie belegt den Mehrwert und schafft Dynamik für eine breitere Akzeptanz. Auf dieser Grundlage kommt die zweite Version schneller voran und liefert mehr Wert, weil sie auf Erfahrungen statt auf Annahmen aufbaut.

Der Erfolg der ersten Version misst sich nicht am Umfang der bereitgestellten Funktionen, sondern am aufgebauten Vertrauen. Technologie allein schafft keinen Return on Investment. Den Mehrwert schaffen die Menschen, die sie täglich nutzen. Der Return on Investment entsteht durch die Nutzung der Technologie und nicht durch die Technologie selbst. Deshalb hängt der Erfolg von CLM ebenso von Menschen wie von Technologie ab.

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Devon McGuire Misterman, Sales Director, Contracts Solutions

Devon verfügt über mehr als zehn Jahre Erfahrung in der Vertragsanalyse und im Contract Lifecycle Management. Devon ist auf CLM Implementierungen, Vertragsmigrationen und KI Lösungen für Verträge spezialisiert. Mit Erfahrung in Projektumsetzung, Lösungsberatung und Vertrieb hat Devon zahlreiche Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse im Vertragsmanagement zu optimieren und den Wert ihrer CLM Investitionen zu maximieren.