Zentrale Erkenntnis: Auch wenn führende Compliance Teams Fälle schneller abschließen, sind zeitnahe Abschlüsse nie garantiert. Verzögerte Fallabschlüsse sind nicht nur frustrierend. Sie können die Integrität der Untersuchung gefährden. Compliance Teams gewinnen an Tempo und Sicherheit mit intelligenten, integrierten Plattformen, die Engpässe beseitigen, indem sie die Datenerfassung automatisieren und die Analyse beschleunigen, ohne die erforderliche Sorgfalt zu beeinträchtigen.

Für Compliance Abteilungen haben verschärfte regulatorische Anforderungen und anhaltende Ressourcenengpässe die Erwartungen und den Einsatz so hoch wie nie zuvor gemacht. Der Auftrag ist klar. Mehr Mehrwert liefern, ohne die Risikotoleranz zu gefährden.

Viele Programme begegnen diesen Anforderungen durch Outsourcing, Offshoring, den Einsatz neuer Technologieplattformen, den Einsatz von künstlicher Intelligenz oder durch die Kombination dieser Ansätze. Dennoch bleiben Untersuchungen eine hartnäckige Herausforderung für Compliance Teams. Eine zentrale Kennzahl für Effizienz und Wirksamkeit von Compliance Programmen, die Durchlaufzeit von Untersuchungsfällen vom Eingang einer Meldung bis zur finalen Klärung, erweist sich weiterhin als schwer verkürzbar.

Wo Untersuchungen Zeit verlieren

Für Compliance Führungskräfte, die zeitnahe, gründliche und belastbare Ergebnisse liefern wollen, bleibt die Verkürzung der Fallabschlussdauer eine große Hürde. KI Tools reduzieren Ablenkungen und Unterbrechungen, die den Fortschritt häufig ausbremsen, und halten Untersuchungen fokussiert und effizient. Dennoch zeigen die Erfahrungen vieler Teams, dass mehrere Faktoren den Fortschritt verlangsamen und die Abschlusszeiten über die ursprünglichen Erwartungen hinaus verlängern. Teilnehmende am CaseIQ 2025 Investigative Case Management Benchmark Report identifizierten sieben Engpässe, wobei die Sammlung von Beweisen und der Mangel an Ressourcen und Personal als häufigste Hemmnisse genannt wurden.

CaseIQ 2025 Investigative Case Management Benchmark Report

Diese Engpässe bestehen trotz zusätzlicher Unterstützung durch technologische Fortschritte fort. Die von dem Compliance Unternehmen NAVEX veröffentlichten Benchmarks zu Fallabschlusszeiten von 2020 bis 2025 zeigen, dass es zwar Phasen mit spürbaren Verbesserungen gab, jedoch weiterhin verschiedene Reibungspunkte entlang des gesamten Untersuchungsprozesses bestehen.

Diese Engpässe machen deutlich, dass bestimmte Aspekte des Untersuchungsprozesses selbst dann schwer zu verschlanken sind, wenn Organisationen innovieren und sich anpassen. Ein genauerer Blick auf die einzelnen Bestandteile des Untersuchungsprozesses verdeutlicht diese Herausforderungen.

Sammlung
Erforderliche Genehmigungen, Anfragen an mehrere Datenverantwortliche und begrenzte interne Ressourcen verzögern die Zusammenstellung relevanter Informationen. Diese Verzögerungen verstärken sich häufig, wenn Datenanforderungen mehrere Abteilungen oder Rechtsräume betreffen und eine Abstimmung zwischen Teams mit unterschiedlichen Prioritäten oder eingeschränkter Verfügbarkeit erfordern. Bei bestimmten Datenquellen wie Bildern und PDFs verlangsamt sich die Sammlung durch notwendige Verarbeitung oder Konvertierung in nutzbare Formate. Auch die Beschaffung von Daten aus mobilen Geräten verlängert die Zeitpläne. Die Bündelung aller Beweise auf einer zentralen Plattform beseitigt diese Hürden und ermöglicht eine schnellere Erfassung.

Analyse
Ohne einen sehr detaillierten Hinweis eines Whistleblowers müssen Ermittler auf einfache Stichwortsuchen zurückgreifen, um potenziell relevante Dokumente zu identifizieren. Transaktionsdaten wie Rechnungen, Belege oder Bestellungen liegen häufig im PDF Format vor und erfordern zeitaufwendige, ressourcenintensive Einzelprüfungen sowie manuelle Zusammenfassungen.

Ohne fortschrittliche Analysewerkzeuge oder Automatisierung verbringen Ermittler oft unzählige Stunden damit, unterschiedliche Datensätze zu sichten und eine schlüssige Chronologie und ein konsistentes Gesamtbild zu erstellen. Dieser manuelle Ansatz erhöht das Risiko, kritische Informationen zu übersehen, die den Ausgang der Untersuchung beeinflussen können.

Vorbereitung von Interviews
Die Verwaltung und Zusammenführung relevanter Dokumente erhöht die Komplexität zusätzlich. Einige Ermittler drucken Unterlagen aus, um sie manuell zu strukturieren. Andere arbeiten parallel in mehreren Fenstern und Tabellen, um die entscheidenden Fakten herauszufiltern. Werkzeuge wie Copilot und ChatGPT zeigen, wie schnell Zusammenfassung und Synthese aussehen können. Diese Fähigkeiten werden praktikabel und sicher, wenn sie in kontrollierte Untersuchungsplattformen integriert sind, in denen Vertraulichkeit und Belastbarkeit gewährleistet bleiben.

Der kumulative Effekt von Interviews

Im Vergleich zu Sammlung und Analyse sind Aufgaben wie die Terminierung von Interviews, die Zusammenfassung von Gesprächen und die Erstellung von Untersuchungsberichten meist unkompliziert und schnell erledigt. Dennoch markieren Interviews selten das Ende des Untersuchungsprozesses. Sie bringen häufig neue Fakten, Unstimmigkeiten oder Ansatzpunkte ans Licht, die eine zusätzliche Datensammlung und Validierung erfordern. Dieser iterative Kreislauf aus Sammeln, Analysieren, Interviewen und Wiederholen verlängert die Abschlusszeiten von Fällen selbst dann, wenn sie auf den ersten Blick einfach erscheinen. Diese Dynamik verdeutlicht eine zentrale Herausforderung für Compliance Teams heute. Geschwindigkeit mit Sorgfalt, Vertraulichkeit und Belastbarkeit in Einklang zu bringen.

Geschwindigkeit und Sorgfalt in Compliance Untersuchungen ausbalancieren

Schneller voranzukommen erfordert ein Umdenken im gesamten Untersuchungsablauf. Der Engpass entsteht häufig bereits in den frühen Phasen, wenn fragmentierte Datenquellen und manuelle Prozesse den Schwung bremsen.

Um diesen Kreislauf zu durchbrechen, benötigen Organisationen Strategien, die die Datenaufnahme vereinfachen und gleichzeitig die Synthese beschleunigen, ohne Abstriche bei der Qualität zu machen. Dafür braucht es Technologie, die Informationen zentralisiert, fortschrittliche Analysen, die Muster früh sichtbar machen, und Rahmenwerke, die Ermittlern erlauben, bei neuen Erkenntnissen schnell umzusteuern. Durch die Modernisierung früher Arbeitsabläufe und die Zentralisierung von Informationen bauen Teams Reibung ab und gewinnen die Transparenz, die sie brauchen, um schneller und mit Sicherheit zu handeln. Diese Verbesserungen geben Ermittlern einen klaren Weg durch komplexe Sachverhalte und schaffen eine Dynamik, die den gesamten weiteren Fall trägt.

Engpässe in Durchbrüche verwandeln und warum intelligente Plattformen den Unterschied machen

Die Verkürzung der Fallabschlussdauer lässt sich nicht einfach allein lösen. Manuelle Sammlung und Normalisierung dauern oft Tage oder Wochen und erzeugen Reibung, die jeden weiteren Schritt verlangsamt. Wenn Beweise an einem Ort verfügbar sind, wechseln Ermittler vom Suchen von Daten zum Vorantreiben der Untersuchung. So entsteht ein berechenbarer und effizienter Prozess, der sowohl Geschwindigkeit als auch Belastbarkeit stärkt.

Hier macht der richtige Partner den Unterschied. Intelligente Plattformen mit integrierten Schnittstellen und Programmierschnittstellen verbinden sich direkt mit zentralen Datenquellen, lösen Silos auf und beschleunigen die Sammlung von Beweisen. Durch die Automatisierung der Datenaufnahme und den Echtzeitzugriff auf relevante Informationen können sich Compliance Fachkräfte auf Analyse und Entscheidungsfindung konzentrieren statt Dokumenten hinterherzulaufen.

Über reine Geschwindigkeit hinaus stärken diese Plattformen die Belastbarkeit und Vertraulichkeit, indem sie konsistente Protokolle über alle Datenquellen hinweg anwenden. Sie unterstützen zudem fortschrittliche Analysen und Zusammenarbeit, sodass Teams Erkenntnisse früher gewinnen und flexibel reagieren können, wenn neue Details auftauchen. Das Ergebnis ist eine Untersuchung, die präzise, transparent und mit Sicherheit voranschreitet, ohne Abstriche bei der Sorgfalt zu machen.

Die Lücke schließen

Zeitnahe Untersuchungen zeigen mehr als nur die Integrität einer Organisation. Sie stärken auch das Vertrauen in das Compliance Programm selbst. In dem Moment, in dem eine Eskalation eingeht, erwarten alle Beteiligten, von Mitarbeitenden über das Management bis hin zu Aufsichtsbehörden, schnelles Handeln, eine gründliche Analyse und eine Lösung, die den konkreten Sachverhalt klärt und potenzielle Kontrolllücken schließt.

Durch den Einsatz von Plattformen, die Datenquellen zusammenführen, die Sammlung automatisieren und Zusammenarbeit in Echtzeit ermöglichen, überwinden Compliance Teams Engpässe und erzielen schnelle, belastbare und sichere Ergebnisse. Der richtige Partner schafft Vertrauen, dass Untersuchungen mit Sorgfalt, Vertraulichkeit und Effizienz durchgeführt werden. So positionieren sich Compliance Teams für nachhaltigen Erfolg und ein stärkeres, widerstandsfähigeres Programm.

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Jerry Kral, Compliance Advisory Leader
Bei Epiq leitet Kral, Jerry den Bereich Compliance Advisory and Technology. Er ist am Standort Chicago tätig.

Seit mehr als fünfundzwanzig Jahren berät Jerry General Counsel und Chief Compliance Officers als vertrauenswürdiger Partner. Er unterstützt sie dabei, risikobasierte Compliance Programme und Infrastrukturen aufzubauen, weiterzuentwickeln und zu optimieren.