Zentrale Erkenntnis:Austritte von Mitarbeitenden in Finanzinstituten bergen erhebliche Datenrisiken – von sensiblen Kundeninformationen bis hin zu proprietären Algorithmen. Doch das muss nicht so sein. Um Datenlecks zu verhindern, sind proaktive Maßnahmen wie rollenbasierte Zugriffskontrollen, forensische Bereitschaft sowie automatisierte Dokumentenprüfung entscheidend. Vorausschauende Strategien zum Schutz sensibler Daten stellen nicht nur die Einhaltung von SEC , FINRA und GDPR Vorgaben sicher, sondern schützen zugleich Ihre Reputation und stärken das Vertrauen Ihrer Kundschaft.

Der Rückgang des Broker Protokolls, einer früher weit verbreiteten Vereinbarung zwischen Banken, die Finanzberatern erlaubte, beim Wechsel des Arbeitgebers ihren Kundenstamm mitzunehmen, hat die gesamte Risikolandschaft grundlegend verändert. Austritte von Mitarbeitenden in Finanzinstituten schaffen erhebliche Verwundbarkeiten, da sie sensible Kundendaten, proprietäre Algorithmen und Compliance Aufzeichnungen dem Risiko einer Offenlegung aussetzen. Heute sind Kundenbindung und Datenschutz für Finanzunternehmen wichtiger denn je.

Zudem verlangen Aufsichtsbehörden wie SEC, FINRA, EDPB, und CFTC, dass Finanzinstitute umfassende Compliance Strategien implementieren. Angesichts der inhärenten Risiken, die mit Mitarbeiteraustritten verbunden sind, ist es entscheidend, digitale Forensik, Dokumentenprüfung und Case Insights zu integrieren, um Daten und Reputation zu schützen und das Risiko von Kundenverlusten zu minimieren.

Identifizierung von Datenrisiken während Mitarbeiterwechseln im Finanzsektor

Die Minimierung von Risiken beginnt mit der Identifizierung und Absicherung sensibler Daten wie personenbezogener Informationen, Finanzunterlagen und geistigem Eigentum. Ebenso entscheidend ist es, Kontrollen einzurichten, die gängige Methoden der Datenexfiltration adressieren – darunter USB Geräte, private E Mail Konten, das Ausdrucken von Dokumenten, Bring Your Own Device Szenarien, Cloud Speicherplattformen und sogar das Abfotografieren von Bildschirmen mit Smartphones. Da neue Methoden der Datenentwendung entstehen, müssen sich auch die Kontrollen kontinuierlich weiterentwickeln.

Dokumentenprüfungs Services nutzen KI und Expertenteams, um die Verteidigungsfähigkeit von Daten zu bewerten. Dabei liegt der Fokus unter anderem auf E Mails, die Mitarbeitende an sich selbst, Freunde oder Familienmitglieder senden, sowie auf potenziellen Abwerbe oder Abwanderungsaktivitäten. Analysen zur Namensnormalisierung und KI gestützte Verfahren sind zentrale Werkzeuge, um solche Schwachstellen aufzudecken.

Case Insights Teams verstehen die Herausforderung, in großen Datenmengen zentrale Fakten oder Muster zu identifizieren. Systematische Protokolle zur Dokumentenprüfung sowie integrierte KI Tools unterstützen dabei, Mitarbeiter E Mails zu überwachen und Risiken frühzeitig zu erkennen. Zu verstehen, wer mit wem kommuniziert und über welche Kanäle, ist dabei entscheidend. Analysen und KI machen diese kritischen Hinweise sichtbar und decken relevante Trends auf.

Proaktive Strategien zum Schutz sensibler Daten für Finanzinstitute

Um Kundendaten und andere vertrauliche Informationen beim Austritt von Mitarbeitenden zu schützen, sollten Finanzinstitute folgende Maßnahmen ergreifen:

• Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs), Wettbewerbsverbote und Richtlinien zum Umgang mit Daten konsequent durchsetzen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen für sensible Systeme implementieren.
• Data Loss Prevention (DLP) Tools einsetzen, die speziell auf Finanz Workflows abgestimmt sind.
• Mitarbeitende regelmäßig zu Data Governance und Compliance schulen.
• Prüfpfade (Audit Trails) pflegen und forensische Bereitschaft sicherstellen.

Datenrisiken erstrecken sich über rechtliche, technische und menschliche Faktoren. Daher ist ein bereichsübergreifender Ansatz unverzichtbar, bei dem Rechtsabteilung, Datenschutz, HR und Cybersicherheit eng zusammenarbeiten. Andernfalls können Lücken entstehen – etwa versäumte regulatorische Meldungen oder unüberwachter Datenzugriff –, die Organisationen einem Risiko von Compliance Verstößen und Reputationsschäden aussetzen.

Die Bedeutung von Forensik, Dokumentenprüfung und Case Insights

Verschiedene Teams übernehmen jeweils mehrere entscheidende Aufgaben:

• Forensik Teams erkennen unbefugte Zugriffe oder Datenübertragungen, unterstützen Ermittlungen und regulatorische Berichterstattung und stellen sicher, dass anerkannte Methoden und branchenführende forensische Tools eingesetzt werden. Peer Reviews der Ergebnisse gewährleisten eine rechtlich belastbare Dokumentation.
• Review von Dokumenten-Dienste führen eine schnelle, rechtssichere Prüfung gesammelter Daten durch, identifizieren und schützen privilegierte sowie sensible Informationen und liefern prüfbereite Berichte für Gerichts- und Compliance Anforderungen.
• Case Insights  Teams führen Early Case Assessments (ECA) durch, identifizieren relevante Dokumente und zentrale Kommunikationspersonen und reduzieren das Datenvolumen, um Prüfungskosten zu senken und sich auf wesentliche Beweismittel zu konzentrieren.

Post Departure Workflow: Schutz sensibler Daten nach dem Mitarbeitendenaustritt

Sofortmaßnahmen

Nach dem Austritt eines Mitarbeitenden müssen Organisationen unverzüglich handeln, um sensible Informationen zu schützen und die Compliance aufrechtzuerhalten. Der erste Schritt besteht darin, alle Geräte und Speichermedien zu sichern, um unbefugten Zugriff zu verhindern. Zugriffsrechte auf Finanzsysteme und Datenbanken sollten umgehend entzogen werden. Zudem müssen Audit Protokolle sowie Aktivitäten in der Cloud für eine spätere Überprüfung erhalten bleiben.

Compliance gestützte Exit Interviews spielen in diesem Prozess eine zentrale Rolle. Sie sollten eine kontrollierte Überprüfung ausgewählter Daten umfassen – unterstützt durch KI gestützte Analysen und die Aufsicht von Expertinnen und Experten. Methoden wie die Namensnormalisierung helfen dabei, Verbindungen zu Freunden, Verwandten oder privaten Domains zu identifizieren. Dies ermöglicht es Teams, Dokumente zusammenzuführen und hinsichtlich Anzeichen von Datenmissbrauch oder Abwerbeversuchen zu prüfen.

ECA Tools (Early Case Assessment) identifizieren wichtige Fakten und potenzielle Risiken. Der Prozess beginnt in der Regel mit einem Fragebogen für den Kunden, der auf zentrale Fragen fokussiert, um priorisierte Dokumente schnell sichtbar zu machen.

Untersuchungsprozess

Die Untersuchungsphase umfasst die Sicherung und Auswertung von Beweisdaten aus Finanzsystemen, Cloud Plattformen und verschlüsselten Speicherumgebungen. Analystinnen und Analysten prüfen Datei Zugriffsprotokolle, E Mail und Chatverläufe, Browser und Download Historien, USB Aktivitäten, gelöschte Dateien sowie Metadaten, um mögliche Datenexfiltration aufzudecken.

Ein Scoping Call ist in dieser Phase unerlässlich, um den Umfang der Untersuchung festzulegen und – wo möglich – einzuschränken. Anschließend erfolgt eine detaillierte forensische Analyse, um festzustellen, welche Informationen möglicherweise entwendet wurden.

Unterstützung nach Abschluss der Untersuchung

Nach Abschluss der Untersuchung sollten Organisationen geeignete Maßnahmen zur Behebung etwaiger Lücken in der Data Governance ergreifen. Die enge Zusammenarbeit mit Rechts und Compliance Teams stellt sicher, dass alle Korrekturmaßnahmen den regulatorischen Anforderungen entsprechen.

Die kontinuierliche Weiterentwicklung von Datenschutz und Sicherheitsprotokollen reduziert zukünftige Risiken und stärkt zugleich die organisatorische Widerstandsfähigkeit.

Best Practices

Organisationen sollten innerhalb von 24 bis 48 Stunden nach dem Austritt eines Mitarbeitenden handeln, um Risiken zu minimieren. Die Zusammenarbeit mit Dienstleistern, die über Erfahrung in der Untersuchung, Analyse und Prüfung von Finanzdaten verfügen, beschleunigt den Prozess und verbessert die Genauigkeit.

Strukturierte Exit Interviews, klare Rückgabeprozesse für Geräte sowie die sofortige Entziehung von Zugriffsrechten sollten als Standard etabliert sein. Vertraulichkeitsvereinbarungen (NDAs) müssen überprüft und konsequent durchgesetzt werden, und alle Compliance Schritte sind lückenlos zu dokumentieren. Ebenso gehören das Deaktivieren von Konten, das Überwachen ungewöhnlicher Aktivitäten und das Einrichten von DLP Warnmeldungen zu den notwendigen Schutzmaßnahmen. KI gestützte Review Protokolle erhöhen Geschwindigkeit und Präzision, während Analysen helfen, Insider Risiken und aufkommende Muster frühzeitig zu erkennen.

Remote Arbeit, cloudbasierte Plattformen, Insider Threat Modellierung und der zunehmende Einsatz von KI bringen neue Risiken mit sich. KI Tools – ob intern oder extern genutzt – können zum Abfluss sensibler Daten führen. Um diese Risiken zu minimieren, sollten Unternehmen die Nutzung externer KI Tools untersagen und sicherstellen, dass Mitarbeitende ausschließlich geprüfte und freigegebene interne KI Lösungen einsetzen, die den Sicherheits und Governance Standards der Organisation entsprechen.

Schutz sensibler Daten

Der Schutz sensibler Finanzdaten während Mitarbeitendenwechseln erfordert sowohl proaktive als auch reaktive Maßnahmen. Durch die Integration von Forensik, Dokumentenprüfung, und case insightskönnen Finanzinstitute vertrauliche Informationen schützen, regulatorische Vorgaben einhalten und Reputationsrisiken für Kundinnen und Kunden reduzieren.

Erfahren Sie mehr über die Epiq Services zur Risikoanalyse bei austretenden Mitarbeitenden. 


Charlie Abbate, Director, Financial Services Practice Group
Während seiner Zeit bei Epiq hat Charlie über tausend Projekte für Kunden aus dem Finanzdienstleistungssektor geleitet und maßgeschneiderte Workflows mitentwickelt. Charlie ist Relativity Certified Administrator, AI Pro und Blackout zertifiziert.


Bryant Dean, Associate Director
Bryant verfügt über umfassende Erfahrung in verschiedenen Phasen des eDiscovery Prozesses – von der Early Case Assessment (ECA) bis hin zum Review Management. Er entwickelt gern innovative Lösungen für komplexe Herausforderungen und nutzt dafür ein breites Spektrum moderner Technologien.


Erwin Risher, Senior Forensic Consultant
Erwin verfügt über umfassende Erfahrung in groß angelegten forensischen Projekten sowie in zivil und strafrechtlichen Ermittlungen. Zudem hat er militärische Ermittlerinnen und Ermittler sowie Juristinnen und Juristen formell ausgebildet. Erwin besitzt mehrere branchenrelevante Zertifizierungen und ist derzeit Vorsitzender des Forensics Committee der Scientific Working Group on Digital Evidence (SWGDE).