results
Partenariat pour développer un nouveau modèle d'ediscovery
- Cabinets d'avocats
Avec 53 bureaux répartis aux États‑Unis, ainsi qu’en Europe, au Canada et au Mexique, Ogletree Deakins est l’un des plus grands cabinets d’avocats spécialisés en droit du travail et de l’emploi. Le cabinet représente la direction dans tous les types de dossiers liés aux relations de travail et accompagne une clientèle très diversifiée, dont de nombreuses entreprises du Fortune 50 aux États‑Unis. Une équipe de support contentieux composée de dix personnes accompagne l’ensemble du cabinet.
Ogletree Deakins collabore avec Epiq Managed Services depuis plus de dix ans. En 2010, le cabinet traitait et hébergeait ses données en interne, en s’appuyant sur des bases de données devenues obsolètes. « Ogletree cherchait un moyen de faire évoluer sa technologie », explique Peggy Stulberg, directrice du support contentieux chez Ogletree Deakins. « L’idée d’internaliser Relativity nous préoccupait. Les défis liés au support de cette infrastructure dans nos plus de 40 bureaux à l’époque auraient été considérables. »
Au fil des années, Epiq et l’équipe de support contentieux d’Ogletree Deakins ont développé ce que Mme Stulberg qualifie de véritable partenariat. « L’un des principes directeurs d’Ogletree est “One Team”, et je ressens pleinement que cette notion est incarnée dans notre relation avec Epiq Managed Services. Lorsque nous travaillons avec Epiq, je sais qu’ils font partie de notre équipe, à part entière. »
Développement d'un modèle de fabrication pour l'ediscovery
Avec plus de 40 nouveaux projets d’eDiscovery ajoutés chaque mois et des centaines de projets actifs en cours dans Relativity, les chefs de projet de l’équipe de support contentieux gèrent des dizaines de dossiers simultanément. L’efficacité est essentielle pour maîtriser cette charge de travail. « L’objectif de notre transition vers un modèle de services managés », explique Tanya Glaser, directrice senior du support contentieux, « était de transformer l’eDiscovery en un processus de type “industriel”, plutôt qu’en une succession d’activités artisanales, où l’on réinvente sans cesse la roue. »
Dès le départ, Epiq Managed Services a travaillé avec Ogletree Deakins pour mettre en place des processus et des workflows cohérents, reproductibles et fiables. « Grâce à ces workflows établis, nos processus sont reproductibles », poursuit Mme Glaser, « et nos parties prenantes savent à quoi s’attendre. Elles comprennent ce qui est raisonnable. Il n’y a pas de surprises. Elles retrouvent pratiquement la même configuration Relativity pour chaque dossier. »
Des workflows cohérents épargnent aux équipes dossier une grande partie des hésitations initiales qui peuvent compliquer le démarrage d’un dossier. « Cela signifie qu’au lancement, les équipes ne sont pas submergées de questions », précise Mme Glaser. « Nous n’avons pas besoin de beaucoup de temps pour lancer un projet d’eDiscovery. Il leur suffit de dire : “Nous avons des données qui arrivent, et voici les noms des dépositaires.” Notre équipe prend alors le relais, demande le fuseau horaire et démarre le projet rapidement, en le mettant en production sans délai. »
Une culture d'amélioration continue
Au fil de leur collaboration, Ogletree Deakins et Epiq ont continuellement affiné et optimisé leurs workflows et leurs processus. Une partie de cette optimisation repose sur l’intégration de nouvelles technologies. Mme Glaser explique : « Nous avons pu intégrer des fonctionnalités avancées et des technologies d’IA directement dans nos workflows de base, de sorte que nous n’ayons plus à répéter des questions telles que : “Souhaite‑t‑on utiliser le regroupement des e‑mails pour ce dossier ?” Lorsque le regroupement des e‑mails s’est révélé être un produit stable, nous l’avons simplement intégré à notre mode de fonctionnement par défaut. »
Le Continuous Active Learning (CAL) est une autre technologie d’IA qu’Ogletree Deakins a intégrée à ses workflows. « Par défaut, nous partons du principe que nous utiliserons le CAL, sauf raison particulière de ne pas le faire », précise Mme Stulberg. Par ailleurs, ces outils d’eDiscovery ont été adoptés en tenant compte, dès le départ, de leur intégration. « Cela nous permet d’utiliser les outils conjointement de manière compatible et efficace, tout en évitant les problèmes de qualité pouvant résulter de workflows fragmentés ou improvisés », souligne Mme Glaser. « Je dirais que l’avantage d’une relation de services managés », ajoute Mme Stulberg, « est qu’elle rend possibles des choses qui ne le seraient pas autrement. Epiq a joué un rôle clé en nous aidant à tirer parti de la technologie et de l’innovation pour mieux servir les intérêts de nos clients. »
Partenariat pour de nouvelles possibilités
Le cabinet a également contacté d’autres prestataires afin d’examiner leurs offres de services managés. Cette démarche n’a toutefois fait que renforcer la conviction de Mme Stulberg qu’Epiq « comprend réellement les enjeux ». « Epiq comprend ce que nous cherchons à accomplir », ajoute Mme Glaser. « Nous mettons en place un processus de type industriel, avec des workflows par défaut et des processus reproductibles et cohérents, autant d’éléments essentiels pour offrir une représentation de qualité à forte valeur ajoutée. »
« Il faut être deux pour construire une relation de ce type », conclut Mme Stulberg. « Notre partenariat est exceptionnel. Il permet à Epiq de se distinguer et nous permet, à nous aussi, de nous démarquer. »