企業は、壮大な構想を持って契約ライフサイクル管理（CLM）システムを導入する。彼らは、新しいシステムを使って新しい契約を生成し、すべての契約の中央リポジトリを持ち、契約全体の権利と義務に関するレポートを実行することを期待している。CLMにはこれらの機能が含まれているが、注意深くメンテナンスを行わないと、データが古くなり、文書に誤ったラベルやタグが付けられ、ユーザーは不満を募らせ、システムの外で作業を行うことになる。契約管理サービスは、このような落とし穴を回避し、企業が新たな投資から最大限の価値を引き出せるよう支援する。

構造化データが戦略的アクションを可能にする

CLMの最大の特徴のひとつは、契約書テキストから構造化データを作成し、すべての契約にわたってレポートを実行できることである。不利な条件（例えば、支払条件が正味90対正味30）の契約のサブセットを簡単に特定し、これらのグループを修正の対象とすることができる。この機能の欠点は、データがシステムに正しく入力されているかどうかを確認するために、一貫した人によるレビューが必要なことである。新しく締結された契約をレビューし、タグ付けすることを第一の仕事とする人間が社内に一人でもいない限り、データはすぐに陳腐化してしまう。

契約書管理ベンダーを利用することで、この問題を解決できる。契約書レビュー担当者のチームが、定期的に契約書をレビューし、属性フィールドを更新する。このアプローチにより、契約は締結後一定期間内にレビューされることが保証される。CLM上で実行されるレポートには、契約書の最新情報がすべて反映されるため、遅延が発生したり、一部の文書や属性が完全に欠落したりすることはありません。

一貫性がリスクを軽減

共同作業によるアプローチでは、タグ付けプロセスの一貫性も確保される。すべての契約をレビューする専門チームは、すべての契約において用語や属性が同じ方法でタグ付けされていることを確認することができます。契約リクエスト担当者やオリジネーターがレビューを行う場合、同じ属性でも担当者によってタグ付けの方法が異なるため、システム内の情報の取り込み方にばらつきが生じることがよくあります。これにより、社内のリソースは、CLMを最新の状態に保つことに時間を費やすのではなく、より高度な課題に取り組むことができます。

契約管理者はまた、新しい契約を企業標準に準拠させるのに役立ちます。契約管理チームは、契約書の草案をプレイブックに照らし合わせてレビューし、契約書のすべての条項が、許容されるフォールバック言語を含むあらゆる条項要件に合致していることを確認します。プレイブックに沿わない条項が含まれる契約は、適切なチャネルにエスカレーションされ、決定される。これにより、新たに締結される契約に、法務部門が不承認とする条項が含まれないよう、ガードレールを設けることができる。

よく管理されたCLMは、その採用によって初めて効果を発揮する。契約管理チームは、ユーザーのヘルプデスクとしての役割を果たすことができる。このチームは、リクエストを解決し、重複する文書や取引相手名を排除することで、データ・スチュワードとしての役割を果たし、新規アカウント作成を検証することができる。これにより、社内ユーザーは、回避策を使ったり、契約管理システムを完全に避けたりすることなく、システムを簡単に利用できるようになる。

CLMのROIを最大化する

契約管理のアウトソーシングサービスを利用することで、お客様はレポートを常に新鮮に保ち、ユーザーエクスペリエンスを向上させ、より強力なコンプライアンスと義務管理を可能にすることで、CLMへの投資の価値を最大化することができます。

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Epiq、契約ソリューション、シニアディレクター、ベス・アンダーソン
Beth Andersonは、契約書のレビュー、抽出、分析において18年以上の経験があります。ベスは、M&Aデューデリジェンス、融資取引、契約管理システム導入プロジェクトに関連する契約レビューを管理してきました。ベスは顧客と協力して具体的なビジネスニーズを理解し、対象プロセスを構築して、契約全体から有用で有意義なデータを提供しています。Epiq に入社する前は、Realogic Analytics でリース抽象化サービスのディレクターを務め、Skadden, Arps, Slate, Meagher and Flom でアソシエイトとしてキャリアをスタートさせました。ベスはカールトン大学で学士号を、ジョージタウン大学で法務博士号を取得しています。