Les enquêtes internes commencent souvent par un élément déclencheur : une communication signalée, une plainte d'un employé, une anomalie constatée lors d'un audit ou une violation de la politique de l'entreprise. La suite dépend de la rapidité et de l'efficacité avec lesquelles les équipes peuvent découvrir les faits, valider les conclusions et prendre des mesures.

Que le problème relève de la conformité, de l'emploi, de l'éthique ou du risque opérationnel, le processus d'investigation doit être précis, rapide et défendable. Mais trop souvent, il est retardé par des systèmes déconnectés, une dépendance excessive à l'égard de fournisseurs externes ou des flux de travail conçus pour les litiges et non pour les questions internes.

Les enquêtes sont différentes. Elles se déroulent rapidement, évoluent vite et nécessitent souvent une analyse ciblée, et non un examen à grande échelle. Elles requièrent une approche différente - une approche qui apporte une vision précoce, un contrôle et une flexibilité aux personnes qui gèrent l'affaire.

Se faire une idée dès le début sans dépendre d'une aide extérieure

Lorsque des problèmes surviennent, les équipes ont besoin d'en comprendre rapidement la portée. Qui a été impliqué ? Qu'est-ce qui a été communiqué ? Quand cela s'est-il produit ? Quels sont les systèmes qui détiennent les données pertinentes ?

Les logiciels d'eDiscovery conçus pour les affaires internes prennent en charge l'évaluation précoce des données (EDA) - permettant aux utilisateurs de télécharger, de filtrer et de rechercher des données par type de fichier, plage de dates ou dépositaire afin de réduire rapidement le volume et d'identifier le contenu prioritaire. À partir de là, les flux de travail de l'Early Case Assessment (ECA) permettent aux équipes d'interroger les données plus en profondeur, en découvrant les documents et les fils de communication qui comptent.

Cette approche permet un nouveau type de réponse proactive : l'analyse de la résolution anticipée (ERA). Plutôt que d'attendre la constitution d'un dossier formel, les équipes peuvent commencer à analyser les faits essentiels - en reliant les acteurs aux événements et en identifiant les risques potentiels avant qu'ils ne s'aggravent. Ce travail permet de déterminer si une action supplémentaire est nécessaire ou si une réponse interne rapide est suffisante.

Poser de meilleures questions, obtenir des réponses plus claires

L'IA conversationnelle joue un rôle clé dans l'analyse de la résolution précoce. Les enquêteurs peuvent poser des questions complexes en langage naturel dès que les documents sont téléchargés :

"Résumez les faits essentiels concernant le responsable des opérations en relation avec la plainte du fournisseur."
"Dresser la liste des communications mentionnant à la fois le projet Atlas et la restructuration du quatrième trimestre."
"Générer une chronologie des courriels échangés entre le service des achats et le service juridique entre juillet et septembre."

L'IA fournit des réponses structurées, fondées sur le contenu des documents. Les liens vers les fichiers clés, les annotations et la couverture multilingue garantissent que l'analyse est complète et exploitable. Les équipes peuvent tester différentes pistes d'enquête, affiner leur champ d'application et conserver un historique des interactions, le tout dans le même espace de travail sécurisé.

Cette capacité va au-delà des outils d'IA juridique traditionnels. Elle n'est pas axée sur la recherche juridique, la rédaction ou la prédiction. Au contraire, l'ERA aide les équipes juridiques et d'investigation à travailler directement avec leurs données - en les interrogeant, en comprenant les relations et en générant des informations qui soutiennent la prise de décision stratégique.

Enquêter maintenant, se préparer pour la suite

Les enquêtes internes suivent rarement une voie toute tracée. Certaines se terminent par la clôture du dossier. D'autres s'orientent vers des dépositions, des divulgations réglementaires ou peuvent être résolues par un règlement à l'amiable. Les équipes ont besoin d'outils qui favorisent la continuité sans ajouter de frictions.

Lorsque la préparation et la production d'une déposition s'avèrent nécessaires, le travail effectué au cours de l'enquête est poursuivi. Les équipes peuvent combiner les fiches d'information des témoins avec des citations de documents et d'autres données afin de préparer les mémos de préparation des dépositions en quelques jours plutôt qu'en quelques semaines.

Pour les affaires qui progressent vers une audience ou un procès, l'intégration avec les outils de contentieux post-découverte assure une transition transparente pour accélérer la constitution des dossiers, les dépositions, la création de liasses, la gestion des pièces à conviction et l'analyse des transcriptions par l'IA. Cela permet aux équipes juridiques de rester efficaces tout en continuant à construire et à présenter le dossier de manière efficace.

Contrôler le flux de travail sans gonfler les coûts

Les modèles à forte intensité de services et les structures de licence rigides sont rarement adaptés aux enquêtes internes. Ils retardent le temps de réponse, limitent la flexibilité et augmentent les coûts, en particulier lorsque les résultats sont incertains.

Grâce à des plateformes flexibles et autonomes, les équipes peuvent gérer elles-mêmes les enquêtes : 

• Collecter et ingérer des données, puis utiliser l'évaluation précoce des données pour filtrer et réduire le champ d'application. 
• Utiliser l'analyse de résolution précoce pour faire ressortir les faits essentiels et les risques potentiels. 
• Exécuter des flux de travail d'évaluation précoce des cas pour évaluer la portée, le contexte et la solidité de l'affaire, et se préparer à la production ou aux dépositions.

Tout cela peut être réalisé sans faire appel à un prestataire de services ou à un cabinet d'avocats. Les capacités d'IA intégrées contribuent à accélérer le temps de compréhension, ce qui permet aux équipes de se concentrer sur les décisions plutôt que sur le traitement des données. Elles donnent aux équipes la clarté nécessaire pour passer de la suspicion à la résolution avant que les problèmes ne s'aggravent.

Ce modèle permet aux équipes juridiques, de conformité, HR et opérationnelles de réagir plus rapidement, d'agir en toute confiance et de garder le contrôle sur les questions sensibles.

Repenser ce qui est possible dans les enquêtes internes

Les enquêtes n'attendent pas les procédures formelles. La capacité à poser des questions dès que les documents sont disponibles, à identifier rapidement les problèmes et à répondre rapidement peut faire la différence entre résoudre une affaire ou la laisser s'envenimer.

Les plateformes d'eDiscovery dotées d'une IA conversationnelle intégrée et conçue à cet effet offrent un moyen efficace d'analyser les affaires internes. Ces outils permettent une réduction précoce des données, une analyse plus approfondie grâce à des flux de travail de résolution précoce des cas, et la création de documents de préparation à la déposition et d'actifs de litige avant que les affaires ne s'aggravent formellement.

La plupart des affaires internes n'aboutissent jamais à un procès, mais la façon dont vous gérez les premiers jours d'une enquête en détermine souvent l'issue. Avec les bons outils, vous pouvez passer de la suspicion à la stratégie - plus rapidement, avec plus d'assurance et selon vos propres conditions.



Joseph Lin, Vice President, Product Management, Epiq

En tant que vice-président de la gestion des produits chez Epiq, Joseph Lin et son équipe dirigent l'innovation des produits propriétaires d'Epiq, transforment les idées en réalité et continuent d'apporter les solutions les plus efficaces à l'industrie juridique.

Joseph a une longue et positive histoire avec Epiq. Il a dirigé l'équipe des opérations d'Epiq au niveau mondial pendant plus de 10 ans. En tant que vice-président des opérations, il a intégré plusieurs sociétés acquises dans un seul flux de travail opérationnel pour maximiser la rentabilité, a dirigé la collaboration entre les bureaux mondiaux pour maximiser l'efficacité et l'efficience, et a favorisé un environnement axé sur la réussite et les résultats au sein de sa division.

Avec 20 ans d'expérience dans la gestion des opérations, la gestion des produits, la planification financière et les fusions et acquisitions, Joseph a développé de nombreuses compétences et expériences dans ces domaines. C'est un dirigeant innovant et efficace, qui met à profit ses années d'expérience pour définir la vision et la stratégie d'Epiq en matière de produits, afin de mieux soutenir ses clients.