Les entreprises mettent en place un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) avec de grandes ambitions. Elles espèrent utiliser leurs nouveaux systèmes pour générer de nouveaux accords, disposer d'un référentiel central pour tous les contrats et générer des rapports sur les droits et obligations contenus dans l'ensemble de leurs contrats. Les CLM offrent effectivement ces fonctionnalités, mais sans une maintenance rigoureuse, les données deviennent obsolètes, les documents sont mal étiquetés et tagués, et les utilisateurs, frustrés, finissent par contourner le système. Les services d'administration des contrats permettent d'éviter ces écueils et garantissent aux entreprises de tirer le meilleur parti de leurs nouveaux investissements.

Les données structurées permettent une action stratégique

L'une des meilleures fonctionnalités d'un CLM est la possibilité de créer des données structurées à partir du texte des contrats afin de générer des rapports sur l'ensemble des accords. Vous pouvez facilement identifier un sous-ensemble d'accords dont les conditions sont moins favorables (par exemple, des conditions de paiement à 90 jours nets au lieu de 30 jours nets) et cibler ces groupes pour les modifier. L'inconvénient de cette fonctionnalité est qu'elle nécessite une vérification humaine constante pour s'assurer que les données sont correctement saisies dans le système. À moins qu'une personne dans l'entreprise ait pour mission principale de vérifier et de baliser les contrats nouvellement signés, les données deviennent rapidement obsolètes. 

Le recours à un prestataire de services d'administration des contrats résout ce problème : vous disposez d'une équipe de réviseurs de contrats qui examinent les accords et mettent à jour les champs d'attributs régulièrement. Cette approche garantit que les contrats sont révisés dans un délai déterminé après leur signature. Les rapports générés par votre CLM refléteront toujours toutes les informations actuelles contenues dans les contrats, sans retard ni omission de documents ou d'attributs.

La cohérence réduit les risques

Une approche collaborative garantit également une plus grande cohérence dans le processus de balisage. Une équipe dédiée qui examine tous les contrats peut s'assurer que les termes et les attributs sont balisés de la même manière dans tous les accords ; le fait de confier cette tâche au demandeur ou à l'auteur du contrat entraîne souvent des disparités dans la manière dont les informations sont saisies dans un système, car différentes personnes balisent le même attribut de différentes manières. Cela libère des ressources internes qui peuvent alors se consacrer à des tâches plus importantes, plutôt que de passer du temps à mettre à jour votre CLM.

Les administrateurs de contrats contribuent également à garantir la conformité des nouveaux accords avec les normes de l'entreprise. Une équipe d'administration des contrats examine les projets d'accord à l'aide d'un guide et s'assure que toutes les clauses des accords sont conformes aux exigences, y compris les clauses de repli acceptables. Tout contrat dont les clauses ne sont pas conformes au guide peut être transmis aux instances compétentes pour décision. Cela permet de mieux encadrer les contrats nouvellement signés afin qu'ils ne contiennent pas de clauses que le service juridique désapprouverait.

Un CLM bien géré n'est efficace que s'il est adopté. Une équipe chargée de l'administration des contrats peut servir de service d'assistance aux utilisateurs. Elle peut répondre aux demandes, jouer le rôle de gestionnaire de données en éliminant les doublons dans les documents et les noms des contreparties, et valider la création de nouveaux comptes. Cela facilite la navigation dans le système pour les utilisateurs internes, qui n'ont plus besoin de recourir à des solutions de contournement ou d'éviter complètement le système de gestion des contrats.

Optimisez le retour sur investissement de votre CLM

Le recours à des services externalisés d'administration des contrats permet aux clients d'optimiser la valeur de leurs investissements dans les CLM en garantissant la mise à jour des rapports, en améliorant l'expérience utilisateur et en renforçant la conformité et la gestion des obligations.

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Beth Anderson, directrice principale, Solutions contractuelles, Epiq
Beth Anderson possède plus de 18 ans d'expérience dans l'examen, la synthèse et l'analyse de contrats. Elle a géré l'examen de contrats dans le cadre de vérifications préalables à des fusions-acquisitions, d'opérations de financement et de projets de mise en œuvre de systèmes de gestion des contrats. Beth travaille avec ses clients pour comprendre leurs besoins commerciaux spécifiques et élabore des processus ciblés afin de fournir des données utiles et pertinentes à partir de leur univers de contrats. Avant de rejoindre Epiq, Beth était directrice des services d'abstraction des baux chez Realogic Analytics, et elle a commencé sa carrière en tant qu'associée chez Skadden, Arps, Slate, Meagher et Flom. Beth est titulaire d'une licence du Carleton College et d'un doctorat en droit de l'université de Georgetown.