Lorsque les organisations investissent dans un système de gestion du cycle de vie des contrats (CLM), c'est souvent pour de bonnes raisons : réduction des risques, amélioration de l'efficacité, centralisation de l'accès et gestion des obligations. Cependant, les projets achoppent souvent ou ne répondent pas aux attentes, non pas à cause de la technologie, mais parce que la stratégie de mise en œuvre néglige un facteur essentiel : les personnes.

Les organisations peuvent disposer de l'IA redlining la plus avancée, d'intégrations transparentes avec les systèmes CRM et ERP, et de bibliothèques de clauses étendues. Cependant, si les utilisateurs ne les adoptent pas - s'ils les considèrent comme un fardeau et non comme un avantage - la valeur de ces investissements est réduite à néant.

Au cœur de tout programme CLM réussi se trouve une approche équilibrée qui associe la gouvernance et l'automatisation et qui respecte profondément la façon dont les gens travaillent.

Ne pas concevoir pour la politique, mais pour les personnes

L'une des erreurs les plus courantes consiste à concevoir des systèmes autour du processus idéal, et non du flux de travail réel. Le service juridique met en place le CLM pour renforcer les contrôles et les approbations, mais ce faisant, il crée involontairement des frictions pour les utilisateurs professionnels.

Prenons l'exemple d'un client du secteur manufacturier mondial que nous avons rencontré l'année dernière. Son équipe juridique avait mis en place un flux de travail contrôlé qui nécessitait quatre niveaux d'approbation, même pour les contrats d'approvisionnement à faible risque. Le système fonctionnait techniquement, mais les utilisateurs l'évitaient complètement. Ils envoyaient des documents Word par courrier électronique aux fournisseurs et les acheminaient en dehors du système, ce qui allait totalement à l'encontre de l'objectif du CLM.

Ce n'est pas une solution technique qui a permis d'inverser la tendance, mais le fait de repenser l'expérience du point de vue de l'utilisateur. Nous avons travaillé avec les services d'approvisionnement pour créer une voie rapide pour les accords à faible coût et à faible risque, en utilisant des modèles pré-approuvés et des approbations automatiques. La gouvernance était toujours en place, mais elle était hiérarchisée et intelligente, équilibrant le contrôle et la fonctionnalité pour assurer la conformité sans étouffer l'efficacité. L'adoption a augmenté parce que les utilisateurs ont enfin eu l'impression que le système travaillait avec eux, et non contre eux.

Automatiser sans perdre le fil

Plusieurs organisations nous ont dit qu'après avoir lancé des outils de redlining par IA pour renforcer les ventes, les négociations de premier niveau et l'engagement des équipes commerciales étaient minimes. Ce n'est pas parce que la technologie ne fonctionnait pas - les utilisateurs devaient toujours interpréter le langage juridique, naviguer dans plusieurs systèmes et attendre que le service juridique approuve les modifications qu'ils n'étaient pas sûrs de pouvoir faire.

Certaines entreprises ont fait face à des situations similaires en changeant de discours. Au lieu de positionner l'IA comme une protection juridique, elles la présentent comme un gain de temps, en utilisant l'automatisation de l'IA pour aider les transactions à sortir plus rapidement, avec moins d'allers-retours. Des améliorations telles que la rationalisation des recommandations en un seul clic et la définition et la communication claires de ce qui peut être envoyé en toute sécurité sans examen supplémentaire peuvent faire une énorme différence. L'amélioration de ces outils grâce à l'automatisation permet non seulement aux utilisateurs de gagner du temps, mais aussi aux équipes d'aller de l'avant avec confiance et clarté.

Ne traitez pas la gestion du changement comme une tâche secondaire

La gestion du changement ne se résume pas à un plan de communication au moment de la mise en service. Il s'agit d'un processus continu qui commence dès la conception et se poursuit tout au long de l'adoption.

Pour un client du secteur des services financiers soumis à une surveillance réglementaire stricte, nous avons intégré les utilisateurs professionnels dans la phase de conception - non seulement en tant que réviseurs, mais aussi en tant que co-créateurs. Leur contribution a façonné tous les aspects de l'application, des conventions de dénomination à la conception des tableaux de bord. Au moment du lancement, ces utilisateurs étaient devenus des champions internes, contribuant à la formation, répondant aux questions de leurs pairs et partageant les « gains rapides » entre les équipes.

L'organisation n'a pas eu à « imposer » l'adoption. Les unités opérationnelles s'en sont emparées.

Une meilleure stratégie CLM commence par l'écoute

S'il y a une chose à retenir, c'est bien celle-ci : Le CLM n'est pas un projet technique, c'est un projet comportemental. L'efficacité du système dépend de la volonté de ses utilisateurs de s'y engager. Au lieu de rechercher le processus parfait, concentrez-vous sur la mise en place d'un processus utilisable. Au lieu d'imposer des règles, invitez à la collaboration. Et au lieu de considérer les gens comme des points de risque, considérez-les comme votre plus grande chance de réussite.

En fin de compte, les contrats ne sont pas de simples documents ; ils déterminent la manière dont les organisations vendent, achètent, établissent des partenariats et fournissent des services. La gestion du cycle de vie des contrats, lorsqu'elle est bien faite, devrait rendre ce travail plus facile, plus rapide et plus connecté pour toutes les personnes impliquées.


Devon (McGuire) Misterman, Directeur des ventes, Solutions contractuelles, Epiq

Devon est un professionnel chevronné avec plus de 10 ans d'expérience dans l'analyse des contrats et la gestion du cycle de vie des contrats (CLM), spécialisé dans les implémentations CLM, la migration des contrats et les solutions de contrats basées sur l'IA. Avec une expérience couvrant la livraison de projets, le conseil en solutions et les ventes, Devon a aidé de nombreuses organisations à rationaliser leurs processus de gestion des contrats et à maximiser la valeur de leurs investissements CLM.