Le secteur des contrats a connu une transformation numérique qui a suscité beaucoup d'enthousiasme quant à la manière dont les contrats sont créés, gérés et exécutés. L'adoption des technologies a permis de gagner en efficacité, d'améliorer la précision et de faciliter la collaboration. Cependant, avec l'augmentation constante du nombre de fournisseurs de technologies de gestion des contrats, ainsi que des fonctionnalités et capacités qu'ils proposent, il peut être difficile pour les équipes chargées des contrats de s'assurer que leur technologie prend en charge leurs pratiques en constante évolution. Cet article explore cinq tendances en matière de contrats numériques que toutes les entreprises doivent comprendre afin de garantir des stratégies et des feuilles de route solides en matière de technologie des contrats pour l'avenir.

1. L'expérience utilisateur stimule l'adoption par les utilisateurs

Les plateformes de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) restent la pierre angulaire de la contractualisation numérique, offrant une gestion de bout en bout des contrats, de la rédaction et l'approbation à l'exécution et au renouvellement. Ces outils automatisent les flux de travail, permettent l'utilisation de modèles standardisés et offrent un suivi en temps réel du statut des contrats. En gérant les données liées aux contrats à l'aide de l'IA et de l'apprentissage automatique, les systèmes CLM améliorent l'analyse des contrats, la détection des risques et la prise de décision pour une meilleure visibilité et une meilleure conformité.

À mesure que les différences fonctionnelles entre les plateformes CLM s'estompent, l'expérience utilisateur devient le principal facteur de différenciation pour les parties prenantes. L'intégration avec d'autres systèmes d'entreprise tels que les outils ERP, CRM et d'approvisionnement est cruciale. Les CLM modernes, intuitifs et dotés de fonctionnalités de glisser-déposer, de tableaux de bord personnalisables et de conseils contextuels, réduisent la complexité et permettent aux utilisateurs d'accéder rapidement aux informations et d'accomplir leurs tâches avec un minimum de formation. Garantir un taux d'adoption élevé par les utilisateurs et une intégration entre les services reste la meilleure stratégie pour assurer la cohérence des données, l'efficacité opérationnelle et le succès global du CLM.

2. La gestion des contrats basée sur l'IA est désormais courante et en constante évolution

L'IA et l'apprentissage automatique ont transformé la gestion des contrats en automatisant des tâches telles que la révision des contrats, l'analyse des risques et le contrôle de la conformité. Les professionnels des contrats s'appuient quotidiennement sur des outils basés sur l'IA pour extraire les clauses, les conditions et les obligations clés, ce qui réduit le temps de révision manuelle et atténue les erreurs humaines. L'IA générative continue de transformer les possibilités en matière de gestion des contrats et la prochaine évolution des CLM.

Si l'examen des contrats basé sur l'IA est devenu une pratique essentielle de la gestion des contrats, les entreprises doivent continuer à évaluer les solutions basées sur l'IA, qu'il s'agisse d'outils autonomes ou faisant partie d'une offre CLM, car elles évoluent constamment. Des offres de modèles d'IA et des performances en matière de rappel et de précision à l'intégration de nouvelles fonctionnalités d'IA générative pour générer des guides pratiques pour les renouvellements de contrats, il existe de nombreux aspects de la gestion des contrats basée sur l'IA qu'une entreprise doit prendre en compte pour améliorer ses performances. Il est également essentiel pour elles d'évaluer l'état de préparation et l'intégrité de leurs référentiels CLM actuels afin de tirer parti des avantages de l'IA.

3. La technologie des contrats renforce l'importance de la confidentialité des données et de la conformité réglementaire

À mesure que la technologie des contrats devient centrale dans la gestion des contrats, la confidentialité des données et la conformité deviennent de plus en plus critiques. Des réglementations telles que le RGPD, le CCPA, la DORA et d'autres lois régionales sur la protection des données imposent des exigences strictes en matière de traitement des données personnelles et sensibles. Le non-respect de ces réglementations peut entraîner de lourdes sanctions et nuire à la réputation. Les organisations doivent intégrer des fonctionnalités de conformité dans leurs systèmes de gestion des contrats afin de garantir que la collecte, le stockage et le traitement des données respectent les normes réglementaires.

Les signatures électroniques, ainsi que les méthodes d'authentification numérique telles que l'authentification multifactorielle (MFA) et la vérification biométrique, sont essentielles pour vérifier l'identité et la légitimité des signataires. Avec l'essor du travail à distance, ces technologies sont importantes pour une exécution sécurisée et efficace des contrats. Les entreprises doivent régulièrement mettre à jour leurs protocoles de sécurité afin de contrer l'évolution des cybermenaces et de s'assurer que les solutions CLM, y compris les signatures électroniques, sont conformes aux réglementations telles que l'eIDAS dans l'UE et l'ESIGN Act aux États-Unis. La conservation des pistes d'audit et l'automatisation des contrôles de conformité peuvent contribuer à réduire le risque de violations et à garantir une conformité continue.

4. Le télétravail établit de nouvelles normes pour les plateformes cloud

Les plateformes cloud favorisent la collaboration en temps réel dans le domaine des contrats, permettant à plusieurs parties prenantes de travailler simultanément sur des contrats depuis différents endroits. Ces plateformes offrent un contrôle des versions, une édition en temps réel et une communication instantanée, garantissant ainsi que toutes les parties restent alignées tout au long du cycle de vie du contrat. Les fonctionnalités de certaines solutions CLM, telles que l'accès partagé aux documents, les notifications automatisées et les outils de communication intégrés (par exemple, le chat et la vidéoconférence), contribuent à réduire les retards et à améliorer la précision dans les processus de création, de négociation et d'approbation des contrats.

À mesure que les environnements de travail à distance et hybrides deviennent la norme, ces outils permettent aux équipes de maintenir leur efficacité et leur transparence, quel que soit leur emplacement physique. Les entreprises doivent élaborer des stratégies qui tiennent compte de la sécurité, de la gouvernance des données et de la gestion des fournisseurs. Les fournisseurs de services cloud doivent être évalués en fonction de leur cryptage des données, de leurs garanties de disponibilité et de leur conformité aux normes du secteur.

5. L'analyse et le reporting sont désormais essentiels à la gestion des obligations

L'extraction et la mise en évidence des données contractuelles importantes sont essentielles pour permettre aux entreprises de comprendre leurs obligations. Les outils d'analyse avancés fournissent des informations sur les transactions d'une entreprise, les aidant non seulement à en comprendre les détails, mais aussi à identifier de manière proactive les critères associés et les risques potentiels. L'analyse prédictive permet aux organisations de prévoir des résultats, tels que les fluctuations de prix, sur la base de données historiques. Les tableaux de bord et les rapports offrent une visibilité sur les indicateurs clés des transactions, notamment les conditions, les durées des cycles contractuels, les pertes de valeur et les taux de renouvellement. En tirant parti de l'analyse, les organisations peuvent optimiser leurs stratégies contractuelles, négocier de meilleures conditions et améliorer leurs résultats financiers en matière de gestion des renouvellements et de résolution des litiges. L'intégration de ces outils à des systèmes de veille économique plus larges garantit que les données contractuelles contribuent à la planification stratégique globale et à l'efficacité opérationnelle.

Conclusion

Les tendances numériques dans le domaine des contrats remodèlent les processus traditionnels, les rendant plus rapides, plus efficaces et plus sûrs. Cela permet en fin de compte d'augmenter le flux des transactions et de favoriser une croissance fondée sur les données, avec une grande clarté sur les obligations contractuelles. Pour rester en tête, les organisations ont besoin de stratégies proactives afin de pérenniser leurs contrats et de rester agiles. Il est essentiel d'établir des relations solides avec les fournisseurs de technologies et d'offrir une formation continue aux équipes. En adoptant les technologies appropriées et en affinant leurs processus, les entreprises peuvent assurer leur succès à long terme.

Karthik Radhakrishnan
Directeur, CLM R&D et architecte en chef, Epiq
Karthik est un leader technologique expérimenté qui compte plus de 35 ans d'expérience dans le domaine des technologies de l'information. Il est spécialisé dans la conception, le développement et la gestion d'applications logicielles. Fort de plus de 20 ans d'expertise dans les domaines de la gestion du cycle de vie des contrats (CLM) et de la configuration, de la tarification et de la cotation (CPQ), il fournit systématiquement des solutions de haute qualité à ses clients.