Les équipes juridiques se retrouvent souvent à la croisée des chemins après la production de documents. Les dépositions sont imminentes, les requêtes se succèdent et la préparation du procès devient une course contre la montre. Pourtant, les outils utilisés pour organiser et analyser les faits restent souvent bloqués dans des flux de travail déconnectés. Le passage des preuves examinées aux arguments convaincants se fait rarement sans heurts, ce qui se traduit par un manque d'efficacité, des répétitions et des lacunes dans la stratégie.

Aux États-Unis, le succès d'un procès dépend non seulement de ce que l'on sait, mais aussi de la clarté avec laquelle on peut le prouver. Cette clarté commence par la manière dont les faits, les documents et les témoignages sont rassemblés, de préférence bien avant qu'un témoin ne se présente à la barre.

L'importance de l'histoire de l'affaire

Les dépositions, les requêtes et les stratégies de procès reposent sur un récit cohérent. Mais la gestion traditionnelle des preuves - centrée sur les dossiers, les noms de fichiers et l'examen centré sur les documents - ne favorise pas naturellement la construction de cette histoire.

Les avocats qui se préparent aux dépositions doivent trier les dossiers de production et élaborer manuellement des plans. Les faits sont souvent dispersés dans des transcriptions, des documents et des notes. Les pièces à conviction sont organisées tardivement dans le processus. Il en résulte une duplication des efforts et des connexions manquées.

Une approche centrée sur l'histoire change cette dynamique. Plutôt que de travailler à rebours à partir des transcriptions et des calendriers, les équipes juridiques peuvent façonner le récit au fur et à mesure - en reliant les faits aux questions, aux témoins et aux preuves tout au long de l'affaire.

Construire le récit plus tôt

Pour répondre aux besoins courants des litiges aux États-Unis - comme les dépositions, les objections et la gestion des pièces à conviction - la préparation d'un dossier selon le principe du « story-first » comprend désormais :

• Vue de l'histoire : Améliorez la navigation dans les dossiers en utilisant une vue narrative qui remplace les dossiers par des personnes, des lieux, des questions et des événements, et qui remplace les documents par des faits liés aux preuves dans une relation de plusieurs à plusieurs.
• Chronologies et schémas conceptuels : Améliorez la préparation des dossiers en exportant des aperçus de faits, de dates et de preuves - tels que des aperçus de déposition, des aperçus de procès, des affidavits et des chronologies - générés en filtrant les concepts et les plages de dates avec des liens hypertextes à l'appui.
• Analyse de transcription AI : Accélérez la constitution des dossiers en analysant les témoignages grâce à l'analyse de transcription par IA qui extrait et relie les faits, les personnes et les événements en vue de leur examen.
• Outils de gestion des preuves : Rationalisez la gestion des preuves en copiant les preuves liées dans des dossiers de travail, des kits de témoins ou des classeurs de pièces à conviction, et en générant des listes de pièces à conviction prêtes à être classées et des rapports de désignation de déposition.
• Sécurité basée sur l'histoire : Augmentez la protection des dossiers en contrôlant l'accès au niveau de l'histoire, de sorte que les utilisateurs doivent accéder à la fois à l'histoire et aux dossiers de preuves pour voir ou créer des liens, éliminant ainsi l'édition de permissions individuelles.

Ces fonctionnalités - disponibles dans EpiqTMX - offrent aux équipes chargées des litiges un moyen structuré de se préparer tout en réduisant la charge de travail manuel.

Lier la découverte à la préparation

L'une des plus grandes sources de friction dans les flux de travail des litiges est la déconnexion entre l'examen et la préparation. Les éléments de preuve examinés et étiquetés dans le cadre de l'ECA (Early Case Assessment) doivent souvent être retraités ou réétiquetés une fois que les dépositions commencent.

Les équipes juridiques peuvent réduire cette friction en utilisant des plateformes qui permettent une transition directe de la découverte à la préparation du procès. Par exemple, les outils qui s'intègrent à Epiq Discovery préservent les annotations, les balises et le contexte des documents. Cette continuité élimine le travail redondant et garantit la cohérence tout au long du cycle de vie du litige.

Grâce à l'alignement de la découverte et de la préparation, les avocats passent moins de temps à recréer des documents - et plus de temps à affiner leur stratégie.

Soutenir la stratégie de la déposition au procès

La préparation des dépositions bénéficie de cette structure. Les avocats peuvent générer des schémas basés sur des faits liés, et pas seulement sur les points saillants de la transcription. Ils peuvent tester des thèmes dès le début, constituer des ensembles de pièces à conviction en temps réel et suivre la manière dont chaque élément de preuve soutient - ou remet en cause - leur théorie de l'affaire.

Lorsque les transcriptions sont analysées avec l'IA, ces informations deviennent immédiatement exploitables. Les témoignages peuvent être associés à des questions spécifiques, reliés à des pièces justificatives et exportés dans des listes de désignation ou d'objection. Cela permet de gagner du temps et de favoriser la cohérence.

La préparation du procès s'améliore également. Au lieu de rassembler des documents à la dernière minute, les équipes disposent déjà d'un enregistrement lié et validé de ce qui s'est passé et de la manière dont elles prévoient de le prouver.

Extension des capacités grâce à une équipe de juristes et de technologues expérimentés 

Les litiges et les enquêtes peuvent souvent mettre à rude épreuve les rangs juniors des avocats externes, étant donné le besoin de juristes ayant à la fois une expérience de fond et une expertise technologique. Le programme Enhanced Associate Solutions (EAS) d'Epiq fournit ce niveau critique de soutien. L'équipe EAS, composée d'avocats expérimentés qui comprennent comment tirer parti de l'analytique et de l'IA, aide l'équipe juridique à identifier rapidement les documents et les thèmes clés dans l'élaboration de la stratégie de l'affaire. Ils peuvent aider les avocats sur plusieurs éléments d'une affaire litigieuse ou d'une enquête, y compris l'examen complexe qui n'est pas bien adapté à une équipe d'examen de premier niveau, l'examen de deuxième niveau des avocats, la préparation des dépositions, la recherche des faits, la préparation des témoins et du procès. L'objectif du programme EAS est de fournir une assistance essentielle à l'équipe chargée du dossier, ce qui permet aux avocats de se concentrer sur le fond de l'affaire tout en réduisant les coûts globaux du litige, en améliorant le processus et en renforçant la qualité.

Une meilleure façon de se préparer

Le passage d'une préparation centrée sur les documents à une préparation centrée sur l'histoire ne consiste pas à ajouter de la complexité, mais à réduire les frictions. Dans les litiges américains, où les délais sont comprimés et où la préparation exige de la précision, les professionnels du droit peuvent façonner le récit de l'affaire au fur et à mesure de son développement, et non pas seulement à la fin.

Cela signifie moins de cycles de reprise, moins de transferts entre les équipes et une meilleure capacité à répondre à ce qui compte le plus dans un litige : les faits et la manière dont ils sont présentés.