組織が契約ライフサイクル管理（CLM）システムに投資する場合、それは多くの場合、リスクの削減、効率化の推進、アクセスの一元化、義務の管理など、あらゆる適切な理由がある。しかし、プロジェクトが行き詰まったり、期待に届かなかったりするのは、テクノロジーのせいではなく、導入戦略がある重要な要素を見落としているからである。

組織は、最先端のAIレッドライニング、CRMやERPシステムとのシームレスな統合、広範な句ライブラリを持つことができる。しかし、ユーザーがそれらを採用しない場合、つまりユーザーがそれらをメリットではなく重荷とみなす場合、それらの投資の価値は急落する。

成功するCLMプログラムの中心にあるのは、ガバナンスと自動化を組み合わせ、人々の働き方を深く尊重するバランスの取れたアプローチである。

ポリシーのためのデザインではなく、人のためのデザインを

最も一般的な誤りの一つは、実際のワークフローではなく、理想的なプロセスを中心にシステムを設計することである。法的には、コントロールと承認を強制するためにCLMをセットアップするが、そうすることで、不注意にもビジネスユーザーに摩擦を生み出してしまう。

例えば、我々が昨年出会ったグローバルな製造業のクライアントを考えてみよう。彼らの法務チームは、リスクの低い調達契約でさえ4段階の承認を必要とする管理されたワークフローを構築していた。このシステムは技術的には機能していたが、ユーザーはそれを完全に避けていた。彼らはWord文書をサプライヤーに電子メールで送り、システムの外部にルーティングし、CLMの目的を完全に破っていた。

状況を好転させたのは、技術的な修正ではなく、ユーザーの視点からエクスペリエンスを見直すことでした。私たちは調達部門と協力し、事前承認済みのテンプレートと自動承認を使用して、低額で低リスクの契約のための高速レーンを作成しました。ガバナンスは引き続き導入されましたが、階層化され、インテリジェント化され、効率性を阻害することなくコンプライアンスを確保するためのコントロールと機能のバランスが取られていました。ユーザは、システムが自分たちに不利に働くのではなく、自分たちと共に働くと最終的に感じたため、採用が増加した。

ポイントを失うことなく自動化する

営業力を強化するためにAIの再編集ツールを導入した後、最初のレベルの交渉やコマーシャルチームからの関与は最小限にとどまったという話を、いくつかの組織から聞いたことがある。これは、テクノロジーが機能しなかったからではなく、ユーザーが法律用語を解釈し、複数のシステムを操作し、自信のない編集を法務部が承認するのを待たなければならなかったからだ。

同じような状況に対処するために、シナリオを変えた企業もある。AIをリーガル・セーフガードとして位置づけるのではなく、時間の節約として位置づけ、AIの自動化を採用することで、取引のやり取りを減らし、より早く取引を完了できるようにしているのだ。レコメンデーションをシングルクリックで行えるように合理化したり、追加レビューなしで「送信しても安全」なものを明確に定義して伝えるといった改善は、大きな違いを生む可能性がある。自動化によってこれらのツールを洗練させることは、ユーザーの時間を節約するだけでなく、チームが自信を持って明確に前進できるようにする。

チェンジマネジメントを脇役扱いしてはいけない

変更管理は、本稼働時のコミュニケーション計画だけではありません。それは、設計から始まり、採用されるまでの継続的なプロセスです。

規制当局の監視が厳しい金融サービスのクライアントのために、私たちはビジネスユーザーを設計フェーズに組み込みました。彼らの意見は、命名規則からダッシュボードのデザインに至るまで、あらゆるものを形作った。立ち上げ時には、これらのユーザーは社内のチャンピオンとなり、トレーニングの推進を支援し、同僚からの質問に答え、チーム全体で「クイック・ウィン」を共有しました。

組織は採用を「強制」する必要はなかった。事業部門がそれを所有したのです。

より良いCLM戦略は「聞く」ことから始まる

もし1つの教訓があるとすれば、それはこれだ： CLMは技術プロジェクトではなく、行動プロジェクトなのだ。CLMは技術的なプロジェクトではなく、行動的なプロジェクトなのである。完璧なプロセスを追い求めるのではなく、使いやすいプロセスを構築することに集中しよう。ルールを強制するのではなく、コラボレーションを誘う。そして、人をリスクとみなすのではなく、成功への最大のチャンスとして扱うのだ。

結局のところ、契約は単なる文書ではなく、組織の販売、購買、提携、納品方法を形作るものなのだ。CLMが適切に行われれば、関係者全員にとって、その作業がより簡単に、より速く、よりつながったものになるはずだ。


Devon (McGuire) Misterman、Epiq契約ソリューション営業ディレクター

デボンは、契約分析と契約ライフサイクル管理（CLM）において10年以上の経験を持つベテランのプロフェッショナルで、CLMの実装、契約の移行、AI主導の契約ソリューションを専門としています。プロジェクトデリバリー、ソリューションコンサルティング、セールスの経歴を持つデボンは、数多くの組織が契約管理プロセスを合理化し、CLM投資の価値を最大化できるよう支援してきました。