チャットデータは、特にリモートワークの増加に伴い、今日の業務運営において大きな割合を占めています。チャットアプリや、チャット機能を備えたビデオ会議・コラボレーションプラットフォーム、さらにはユーザーが長時間リアルタイムでコミュニケーションをとれる社内メッセージングシステムなどが存在します。また、チャットアプリはファイル共有やグローバル機能の統合を通じて、コラボレーションを促進します。これらはすべて、業務の効率化にとって素晴らしいものであり、不可欠な要素です。しかし、訴訟の際にチャットデータを収集しようとすると、多くの障害が明らかになります。ここでは、チャットデータがレビューチームに課す主な問題点をいくつか紹介します。

1. チャットデータのエクスポートは、統一された形式や一貫した構造がないため困難です。簡単にエクスポートやダウンロードができる電子メールとは異なり、チャットデータは複数のプラットフォームにまたがり、さまざまな形式で保存されています。あるアプリケーションではXML形式で保存されているデータが、別のアプリケーションでは全く異なる形式になっていることもあります。
    
2. データを収集した際、情報が混在してしまい、整理するのが困難になることがあります。チャット内のすべての内容をまとめて抽出しない限り、収集されたデータは単一の会話としてまとめられません。
    
3. チャットデータは、その性質上、他のビジネスコミュニケーションに比べてはるかにカジュアルなものです。チャットでのやり取りでは、略語やスラング、絵文字がよく使われます。そのため、内容を精査し、重要な情報を把握するのが難しくなります。
    
4. チャットデータは、個人の端末に保存されるケースが一般的です。特に最近では、パンデミックの影響で多くの人が在宅勤務を余儀なくされたことから、この傾向はさらに強まっています。業務に個人の端末を使用すると、データの保存場所の特定やデータの保全、ひいてはデータの収集が困難になる可能性があります。もちろん、チャットデータに限らず、他の文書やメールも個人の端末に保存されることはありますが、こうした端末に保存されるチャットデータの量は、おそらくはるかに多いと考えられます。

どのような解決策があるか？

これらの課題に対する解決策はまだ明確には定まっていませんが、組織がチャットの収集プロセスを簡素化する方法はあるのです。基本的な対策としては、社内コミュニケーションやプラットフォームの利用に関する明確なポリシーを策定し、管理責任者へのより詳細なヒアリングを行うことが挙げられます。また、この分野の専門家の知見を活かし、どのソリューションが有効かを判断した上で、チャットの収集とレビューを可能な限り成功させるために必要な技術と人的要素のバランスをとることが重要です。例えば、絵文字は文脈に依存し、複数の意味を持つ可能性があるため、絵文字のレビューは手動で行う必要があります。

技術面では、Microsoft Teamsのようなソリューションが、eディスカバリの収集作業を支援する機能を提供しています。Epiqコンプライアンスコネクタは、すべてのチャットメッセージと添付ファイルを1か所にまとめ、情報が散在している場合と比べてデータ収集を大幅に容易にします。Teamsコネクタが提供する具体的な機能としては、1対1のチャット、グループチャット、チャンネルチャットにおけるメッセージスレッドのグループ化、メッセージや添付ファイルの関係性およびサブ返信を維持したままの日付フィルタリング、Teamsアプリケーションと同じ外観と操作性を備えたPDF出力の作成、およびeディスカバリ用ロードファイルの作成などが挙げられます。これは、チャットデータの収集およびレビュープロセスを簡素化しようとする組織が求めるべきソリューションの一例です。Teams Connectorのようなツールを活用することで、データ管理が改善され、情報ガバナンスのコストが削減されます。また、規制違反による多額の罰金や、証拠提出の不履行に起因するディスカバリー制裁を回避するのにも役立ちます。

チャットデータのコンプライアンス遵守

新型コロナウイルス感染症（COVID-19）のパンデミックによりチャットデータが爆発的に増加したことで、これらの証拠開示における課題はさらに深刻化しています。開示対象となるデータの量が増え、管理責任者のリストもさらに長くなっています。会話内容を細分化して分析する必要があるため、この種のデータの収集とレビューは極めて複雑なプロセスとなり、多大な時間とリソースを要します。これにより、証拠開示コストは必然的に高騰し、チャットデータに関する課題がさらに注目されることになるでしょう。目に見えないメリットとして、この状況が組織に対し、このプロセスを簡素化したり、社内コミュニケーションに関するポリシーを強化したりできるソリューションの検討を促す可能性がある点が挙げられます。専門家の知見を活用し、Teams Connectorのようなソリューションを導入することで、チャットのレビュープロセスはより容易かつ管理しやすくなります。これにより、チャットデータの収集にかかるコストとリソースを削減しつつ、コンプライアンスも向上させることができ、これらはすべてeディスカバリにおける重要な目標です。

Epiqが、Microsoft Teamsのチャットデータを確実に保護し、コンプライアンスを遵守するための支援について詳しくは、チャットセキュリティに関する最新のホワイトペーパーをご覧いただくか、Epiqの「Compliance Connector for Microsoft Teams」をご確認ください。