重要なポイント：eディスカバリを単なるコストと捉える保険会社は、eディスカバリを競争上の優位性へと転換する機会を逃してしまいます。新しい戦略、特にAIを活用した戦略は、リスクを低減し、eディスカバリへの投資収益率を高める機会を生み出します。チームがディスカバリ費用の隠れた要因に正面から取り組み、早期に分析手法を適用し、ワークフローを標準化することで、eディスカバリは予測可能で価値主導型の取り組みとなります。 

保険会社は、eディスカバリを単に最小化すべきコストと捉え、視野が狭くなりがちです。このアプローチは、eディスカバリ費用の増加と予算の停滞という板挟みになった意思決定者が、この窮地から抜け出す手段としてeディスカバリの範囲を狭めることに注力してしまうため、不適切かつリスクの高い意思決定を招きます。しかし、これは容易に逆効果となりかねません。リスクのある領域が見過ごされたままになる可能性があり、保険会社は、より包括的なeディスカバリによって明らかになるデータに対する可視性を欠いてしまうからです。 

コスト要因、特に見過ごされがちな要因に的を絞ったアプローチを取り、分析を賢く活用する保険会社は、コストを管理し、業務を最適化すると同時に、戦略的かつビジネス上の優位性を獲得することができます。 

拡大する需要と限られた予算の狭間で 

eディスカバリに関しては、保険会社のニーズとリソースとの間のギャップが拡大しています。訴訟以外の場面（例えば、保険金請求に関する紛争、規制当局からの照会、サイバーインシデント、内部調査など）におけるディスカバリ義務の拡大と、データ量の爆発的な増加が相まって、ニーズは容赦なく高まり続けています。一方、リソース（予算と人員の両方）は横ばいのままである。トムソン・ロイター・インスティテュートの「2025年法務部門運営指数」によると、125以上の法務部門のうち55％が予算の凍結または削減に直面しており、51％が法務テクノロジー予算に変化がないと報告している。 

しかし、保険会社にとっての課題は、コスト、ニーズの拡大、あるいはリソースの制約にとどまらない。eディスカバリのニーズの激しい変動に加え、案件ごとに蓄積される、目に見えない、間接的かつ追跡が不十分な業務が相まって、これらの課題はさらに深刻化している。 

保険業界において証拠開示費用が膨らむ理由 

保険業界における証拠開示は、多くの場合、保険金請求をめぐる紛争から始まります。特に、財産保険、サイバー保険、特殊保険などの分野では、保険約款の文言が曖昧であるケースが多く見られます。
 
曖昧な文言は、証拠開示費用の増加要因の1つに過ぎません。その他の要因としては、保険金請求ファイルの再構築、引受ファイルの抽出、システム横断的な検索などが挙げられます。しかし、その作業は証拠開示の初期段階での情報収集と類似しているにもかかわらず、関連する費用（法的保存命令、メールボックスの保存、システムからのデータ抽出など）は、しばしば保険金請求のサポートや分析として分類されます。こうした費用はIT部門やコンプライアンス部門の予算で賄われるため、その真のコストが見えにくくなっています。 

その結果、保険会社は、eディスカバリ業務に費やされた従業員の労働時間、規制当局の検査に伴う業務中断、データの保存・処理にかかるインフラコストといった「隠れた」ディスカバリ費用を体系的に計上できていない可能性があります。こうした費用は多くの場合、一般的な運営予算に組み込まれてしまうため、保険会社はそれらを適切に計上することができません。 

請求額で最大の驚きをもたらすのは、単一の明細項目であることはめったにありません。それは、1ギガバイトあたりのわずかな料金、重複したデータ処理、そして予算を超過するまで徐々に膨れ上がるレビュー対象データ量などです。そのため、詳細を精査し、「予算の膨張」をもたらす4つの要因に常に注意を払うことが極めて重要です。 

保険会社がしばしば見落としがちな4つのコスト要因 

コスト要因が明らかな場合、その対処は通常、単純明快です。しかし、保険業界においては、発見コストを常に押し上げている4つの目立たないパターンが見られます。 

• 過剰収集と重複：「万が一に備えて」という理由で、考えられる限りの情報保有者や過度に広い日付範囲を収集し、多くの場合、保険契約開始日から現在までの期間をデフォルトとして扱ってしまいます。 
• 後期段階でのデータ削減：初期段階でデータの選別や分析が先送りされると、無関係なデータが最もコストのかかる段階であるレビューに直接流れ込んでしまいます。 
• 手戻りと連携の不備：ディスカバリーに関する意思決定の責任の所在が不明確であると、遅延や仮定の見直し、作業の重複を招きます。 
• 初期段階での洞察の不足：早期案件評価（ECA）が行われないと、チームは範囲、リスク、および想定される賠償責任について把握できなくなります。

これら4つのコスト要因の影響を抑制するには、方針とプロセスの両方が必要です。保険会社は、債権回収の範囲を規定する明確なガイドラインを作成し、導入し、徹底しなければなりません。同様に、ECA（債権回収支援）や、初期段階での債権選別および分析の活用に関する、明確に定義されたワークフローを策定し、これを遵守する必要があります。ガイドラインとワークフローの双方において、誰が何を担当し、誰に意思決定権があるかを明確にしなければなりません。これらが、コスト管理された債権回収モデルの柱となります。 

コスト管理されたディスカバリーモデルの構築 

これらの柱を確立するにあたり、保険会社はディスカバリーを一連の単発プロジェクトではなく、運用システムとして扱う必要があります。最も効果的なモデルには、早期のスコープ設定と評価、自動化を最優先とするワークフロー、分析主導のレビュー戦略、そして一元化されたガバナンスという4つの要素が共通しています。最も迅速な成果を得るには、案件の受け入れプロセスを改善し、早い段階でデータを最小限に抑え、単にスピードを上げるだけでなく、処理量を削減できる場面で高度な分析を適用することが重要です。なお、テクノロジーは重要ではあるものの、これら4つの基礎的要素には含まれていません。実際、チームがワークフローではなくツールから着手すると、近代化の取り組みは失敗に終わります。 

アプローチの成功を最も確実に示す指標は、活動量ではなく成果に焦点を当てたものです。具体的には、文書1件あたりのコストの削減、レビューに費やす割合の低減、そしてより少ないレビューで関連文書を抽出できることです。特に、自動化と分析は大きな効果をもたらします。 

コスト管理手段としての自動化 

自動化は万能薬ではありませんが、早期かつ一貫して導入すれば、証拠開示コストを抑える最も効果的な手段の一つとなります。特に、一貫性が求められる反復的でルールに基づいたタスクを自動化することで、最大の効果が得られます。 

リーガル・ホールドの管理、標準的なデータ収集、および重複排除やメタデータ抽出といった処理手順は、すでに自動化に非常に適しています。これらの管理策をプロセスの上流段階で適用することで、下流のコスト曲線を平坦化することができます。レビューは直線的な進行ではなく的を絞ったものとなり、ホスティング、レビュー、および資料提出にかかるコストが同時に削減されます。 

自動化の導入が遅すぎたり、案件ごとに一貫性なく適用されたりすると、保険会社は、回収不能な過剰支出、レビュー結果のばらつき、特権情報の取り扱い問題、および弁護上の懸念といった、複合的なリスクに直面することになります。 

アナリティクスを活用してレビュー対象文書数を削減 

アナリティクスを活用することで、人的レビューを必要とする文書の数を削減し、経費を直接的かつ大幅に削減することができます。重複排除、近似重複文書のグループ化、メールスレッド化、関連性ランキングにより、レビュー担当者が目にする前に、価値の低い文書を排除したり、優先順位を下げたりすることができます。実際、大規模な手動レビューでは、一貫性の欠如やエラー率が高まるため、より大きなリスクが伴います。 

マネージド・サービスが財務面でもたらす効果 

保険会社は、マネージド・ディスカバリー・サービス・プロバイダーを活用することによる「ターンキー」のメリットを見落としがちです。コスト抑制の最大の効果は、プロバイダーが断片的でその場しのぎのワークフローを標準化された運用に置き換えたときに得られます。これは、繰り返しの訴訟、大規模な電子保存情報（ESI）案件、あるいは頻繁なスコープ変更に対処する保険会社にとって特に当てはまります。具体的な状況にかかわらず、プロバイダーは、初期のスコープ設定や評価から、自動化を優先したワークフロー、分析に基づくレビュー戦略、一元化されたガバナンスに至るまで、ディスカバリーのあらゆる重要な要素を支援します。 

これらに加え、標準化された案件受付、一貫したスコープ設定、一元化されたデータ環境、および過去の作業の再利用により、案件ごとのディスカバリーコストのばらつきが軽減されます。これにより、時間の経過とともに、ディスカバリー費用は変動が激しく事後対応的なものから、安定的で予測可能なものへと変化します。財務部門は、こうした点を、抽象的な効率化の向上よりもはるかに高く評価することがよくあります。 

コストセンターから管理されたプロセスへ 

ディスカバリー費用の超過は避けられないものではありません。通常、それは管理されていない投入要素による予測可能な結果です。保険ポートフォリオの場合、ほとんどの案件は極めて反復性が高いものです。ガイドラインとワークフローを相乗的に活用するための周到なアプローチは大きな成果をもたらし、自動化、分析、マネージドサービスを通じて最大のメリットが得られます。 

これらを総合的に活用することで、保険会社は当初からコスト超過を回避し、発生したコスト超過を迅速に抑制し、予期せぬコストについてもその正当性を確保できるようになります。これにより、ディスカバリーは、結果が不安定で無数のトレードオフを伴う予測不可能な経費から、ビジネスニーズに合わせてリソースが配分された、管理され、正当性を説明できる活動へと変貌を遂げます。このレベルの管理こそが、保険会社が事後対応型のコスト管理から、予測可能で拡張性のあるディスカバリー業務へと移行することを可能にするのです。 

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マンディ・ピエール＝ブランクス、保険プラクティスグループ クライアントサービス担当シニアディレクター 
マンディ・ピエール＝ブランクスは、ワークフローの整合を図り、実績のある訴訟支援手法を適用し、一貫性がありコスト管理の行き届いたサービス提供を確保することで、保険および金融サービスのクライアントが案件の成果を向上できるよう支援しています。 

Epiqでは、企業クライアントの複雑な案件を支援し、案件の目標達成に向けて部門横断的なリソースを調整しています。