要点： ディフェンシブルなセカンドリクエスト対応は、最初からカストディアンインタビューを適切に実施することから始まります。早期のカストディアンインタビューは、データ収集の範囲、スケジュール、ディフェンシビリティを左右します。不十分なインタビューは、重要なデータを見落とす一方で、遅延や不要な費用を招きます。厳しい期限を迎える前に、対象者に合わせた質問を準備し、実際の業務方法を確認し、関連するすべてのデータソースを明確に記録することで、チームはディフェンシブルな収集計画を効果的に策定できます。

セカンドリクエストを受領した場合、カストディアンインタビューの質が対応全体を左右します。精査に耐え、効率的かつディフェンシブルなコンプライアンス対応を実現するには、インタビューを「どのように」実施するかを理解することが極めて重要です。適切なアプローチには、確立されたワークフロー、対象者に合わせた質問票、セカンドリクエスト対応の実務経験を持つフォレンジックチームの活用などが含まれます。いずれにおいても、細部が成果を左右します。早期のフォレンジック計画が対応プロセスをどのように支えるかについて詳しくは、ディフェンシブルなセカンドリクエスト対応のためのフォレンジックプレイブックの構築方法をご覧ください。

セカンドリクエストへの対応にカストディアンインタビューが不可欠な理由

セカンドリクエストを受領すると、対応当事者は厳しい期限と規制当局による厳格な監督に直面します。政府機関が数週間以内に大量のデータ提出を求めることも珍しくなく、案件チームには、関連するカストディアンの特定、インタビュー、データ収集、レビューに耐え得るディフェンシブルな提出物の作成を行うための時間が限られています。ディスカバリプロセスの初期段階で行う戦略的判断は、その後のコスト、スケジュール、ディフェンシビリティに影響を及ぼす可能性があります。カストディアンインタビューを通じて、法務チームは、各カストディアンについて、関連情報がどこで作成、保存、共有されているかを把握できます。セカンドリクエストの対象範囲は広く、多くのカストディアンにとって、日常業務で取り扱うすべてのデータが関連する可能性があります。そのため、過剰収集と収集不足の双方のリスクを比較検討しながら、対象データを判断する必要があります。

カストディアンインタビューは、単なる情報収集のための対話ではありません。収集範囲、戦略、手法を決定する、ディスカバリプロセスの基盤となるステップです。インタビューの質はスケジュールに直接影響し、法務チームが予定どおりに対応を進められるか、遅延や不要な費用の増加に陥るかを左右します。

準備がインタビューの方向性と成果を決める

最も効果的なカストディアンインタビューは、入念な準備から始まります。これにより、インタビューの焦点を維持し、効率的に進め、時間を意識した対応が可能になります。

インタビュー前の準備には、次の事項を含める必要があります。

• クライアントのエンタープライズシステムと業界特有の行動パターンに合わせた質問票を作成する。その際、モバイルデバイス、追加のクラウドストレージ、特定の役割や部門に固有のアドホックなプラットフォームなど、エンタープライズ管理外のデータソースの特定も考慮する。
• 事前に質問票をカストディアンへ提供し、インタビューの目的と当日の流れを説明する。
• カストディアンの書面回答を確認し、不明確または不完全な回答を特定して、インタビュー中に十分に確認できるようにする。
• カストディアンの氏名、役職、書面回答に関するメモなど、入手可能な情報をメモ用の質問票にあらかじめ入力する。
• インタビューの実施方法と、各出席者が担う役割を把握する。

十分な準備を行うことで、会話がより自然に進み、カストディアンの積極的な参加を促し、追加確認の回数を減らすことができます。

弁護士主導かつフォレンジックの知見を活用したカストディアンインタビューのベストプラクティス

法務チームはカストディアンインタビューを主導し、対象範囲を設定するとともに、質問が法的戦略および規制当局の期待に沿っていることを確認する必要があります。弁護士は、関連性の判断を含む質問内容を管理し、フォレンジックの専門家は、電子保存情報（ESI）のデータソースを特定、明確化、記録することでインタビューを支援します。

インタビューの目的は、すべてのシステムを詳細に調査することではありません。過度に技術的な質問でカストディアンに負担をかけることなく、カストディアンが実際にどのように業務を行い、関連情報がどこに存在するかを明確かつ実務的に把握することです。文書をどのように共有しているか、ファイルをどこに保存しているか、どのツールを最も頻繁に使用しているかといった平易な質問は、背景説明のない高度に技術的な質問から始めるよりも、優れた結果につながります。

フォレンジック担当者は、次の方法で支援する必要があります。

• データの保存場所を明確にし、収集に必要な主要情報を記録するため、的を絞った追加質問を行う。
• システムの利用方法、利用可能なデータ、関連データを抽出する最適な方法に関する細かな違いを特定する。
• カストディアンとともに各種システムを確認し、関連するファイルパス、クラウドインターフェイス、コラボレーションツールなどを記録する。

実際の業務方法に重点を置く

関連データを確実に把握するには、正式なポリシーや想定された利用方法だけでなく、実際の業務上の行動に注目することが重要です。

例えば、次のようなケースがあります。

• カストディアンは多くのシステムにアクセスできても、実際に利用しているのは一部のみである。
• チームは、メッセージングツールを単なる連絡調整に使う場合もあれば、実質的な業務上の議論に使う場合もある。
• 個人が複数の場所でファイルを共有・保存していても、固有のバージョンが存在するのは1か所だけである場合がある。

こうした違いを理解することで、データの過剰収集や収集不足を回避し、プロセスの後半で予期せぬ問題が発生するリスクを軽減できます。

現代のデータに対応するための適切な追加質問

カストディアンインタビューでは、特に注意を要するデータの種類があります。

モバイルデバイスとメッセージング
ハイブリッドワーク環境の普及に伴い、業務目的でモバイルデバイスを使用するチームが増えています。規制当局は、テキストメッセージや、業務上の議論におけるサードパーティ製メッセージングアプリケーションの利用状況を明確にすることを求めています。メーカー、モデル、OSのバージョン、保存期間または自動削除の設定、使用しているアプリケーション、利用目的（連絡調整または実質的な業務上の議論）などの詳細が、収集計画の策定に役立ちます。

コンピューターとローカルファイルストレージ
多くのカストディアンは依然としてコンピューターを多用しているため、ローカルファイルに固有のデータが含まれているのか、それともクラウドサービス（OneDrive、iCloud、Google Driveなど）と同期されているのかを把握することが重要です。ファイルがクラウド上のデータソースと同期されているのか、コンピューター本体のみに保存されているのかを迅速に確認するには、画面共有が推奨されます。br />
コラボレーションおよびクラウドプラットフォーム
現代の組織は、共有ワークスペース、コラボレーションツール、クラウドストレージを広く利用しており、そこには容易にアクセス可能な数テラバイト規模の共有データが保存されている場合があります。インタビューでは、カストディアンが使用する具体的なサイト、チャネル、フォルダー、ワークスペースを特定し、完全なフォルダーパスまたはWeb URLを記録する必要があります。こうした具体的な確認により、関連データを的確に絞り込み、広範な過剰収集を回避できます。

インタビュー後：効果的な記録作成

カストディアンインタビューの記録は、チームによる収集計画の策定、関連性の判断、規制当局からの質問への対応に役立ちます。理想的な記録には、次の特徴があります。

• 明確に整理され、カストディアン間で標準化されており、理解しやすい。
• 平易な言葉で記載されている。
• 必要に応じてスクリーンショットを含み、追加の背景説明がなくても収集範囲を説明できる十分な詳細が記録されている。

インタビュー記録が適切に整備されていれば、法務チームは確信を持って次のステップに進み、包括的かつディフェンシブルな収集計画を策定できます。

ディフェンシブルなセカンドリクエスト戦略を構築する

カストディアンインタビューは、あらゆるセカンドリクエスト対応における重要な初期プロセスです。準備、明確なコミュニケーション、慎重な質問、規律ある記録作成が、成功の基盤を築きます。カストディアンがテクノロジーを実際にどのように利用しているかに重点を置き、弁護士主導のアプローチを維持し、複雑さよりも明確さを優先することで、法務チームはリスクを軽減し、コストを管理し、より効率的かつディフェンシブルな対応を実現できます。大量のデータと緊急性に左右されるプロセスにおいて、効果的なカストディアンインタビューは不可欠です。

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Devon Avallone-Graves、グローバル調査・戦略的データアドバイザリー担当ディレクター

Devonは、政府調査、独占禁止法案件、ホワイトカラー訴訟、社内調査において、企業の法務部門および法律事務所が規制上およびコンプライアンス上の義務を履行できるよう、ディフェンシブルで効率的なフォレンジックデータ収集ワークフローを構築・運用しています。

弁護士資格を持つDevonは、法的知識とフォレンジックの専門性を組み合わせ、重大な案件に取り組むクライアントを支援しています。