要点： 2回目の情報開示請求への対応を成功させるには、早期のフォレンジック計画と戦略的な情報収集ワークフローが不可欠であり、これにより立証の妥当性を高め、組織の負担、時間、コストを削減することができる。

米国における独占禁止法上の合併審査における二次審査は、以前から厳しいものだったが、データ量の増加、ハイブリッドな勤務環境、そして新興技術の台頭により、さらに複雑さが増している。

規制要件を満たすためには、スピード、正確性、そして立証可能性が不可欠である。法務チームには、コンプライアンスへの効率的な道筋を確保するため、第2次情報提供要請プロセスの初期段階から、データ管理に対して、保管者へのヒアリングや範囲設定を含め、周到かつフォレンジック（証拠分析）に基づいたアプローチが必要である。

セカンドリクエストにおける課題：厳しい期限と膨大なデータ量

期限は、あらゆるセカンドリクエストにおける最大の課題です。規制当局は、個人所有のデバイスや会社支給のデバイス、コラボレーションプラットフォーム、メッセージングアプリなど、複数のシステムにまたがる膨大な量のデータを、限られた期間内に徹底的に調査することを求めています。組織は、膨大な量のデータを特定、保全、収集、検索、調査し、最終的に提出するという一連の作業を同時並行で進めなければなりません。

法務、IT、eディスカバリー、フォレンジック各チームが早期に連携することで、セカンドリクエストへの効果的な対応に向けた基盤が築かれます。データ収集はプロセス全体の基調を決定づけるものであり、収集戦略を最初から軌道に乗せておくことで、時間とコストの節約、そして不必要なトラブルの回避につながります。

第2次要求に対する電子保存情報質問票への回答

政府の電子保存情報に関する質問票（「ESI質問票」）に徹底的に回答することは、いかなる第2次要求においても極めて重要なステップです。ESI質問票は、組織が取引に関連する電子データをどのように作成、保存、管理、および使用しているかを把握するための、政府による正式な仕組みです。

質問票への回答は、初回から正確に行うことが不可欠です。明確かつ正確で簡潔な回答は、追問や追加要求を防ぐことで、取引の完了スケジュール全体に影響を及ぼす遅延を軽減し、データ収集のためのデータマップ作成を支援します。

結局のところ、この情報の真の源泉はクライアント自身です。適切な関係者がこれらの協議やIT部門へのヒアリングに参加することが極めて重要です。経験豊富なフォレンジックチームは、IT部門との対話を円滑に進め、正確かつ法的に正当性のある回答を確保する上で役立ちます

情報管理責任者へのヒアリング：セカンドリクエストにおけるフォレンジック調査では詳細が重要

情報管理責任者へのヒアリングは、セカンドリクエストへの対応を成功させるための重要な要素です。効果的に行われれば、迅速かつ的を絞ったフォレンジック収集戦略を可能にします。一方、内容が曖昧だったり、ヒアリングが行われなかったりすると、収集プロセスが停滞し、複雑化します。情報管理責任者へのヒアリングは、収集範囲を明確にし、追加の問い合わせや不必要な遅延、過剰な収集を防ぐための詳細な情報を収集できる、貴重な機会となります。

情報保持者へのヒアリングは威圧的に感じられることもありますが、経験豊富なフォレンジックパートナーが同席することでプロセスを最適化できます。例えば、特定の場所、システム、関心事項を記録するために、より技術的な追問を行うことが挙げられます。質問は関連性を判断することを目的とし、単に何が使用されているかだけでなく、どのように、なぜ、そして具体的に何が使用されているかを探るべきです。

例えば、モバイルデバイスについて議論する際、チームは個人所有の端末と会社支給の端末を区別し、デバイスのメーカーやモデル、業務上の使用状況、その使用が当該デバイスに特有のものか、また実務的なものか、あるいは単なる管理上のものかを明確にする必要があります。ノートパソコンやクラウドストレージに関しては、画面共有が非常に有効であり、より明確な記録作成を可能にし、特定のシステムがどのように使用されているかをより深く理解するのに役立ちます。こうしたフォレンジック上の詳細を早期に把握しておくことで、証拠収集を迅速化し、後の第2次請求プロセスにおける業務への支障を最小限に抑えることができます。

グローバルな二次情報提供要請における管轄上の考慮事項

グローバルな二次情報提供要請において、管轄上の考慮事項は大きな課題となります。組織は多くの場合、複数の法的・規制の枠組みにまたがって事業を展開しているため、プロセスの早い段階で、データがどこに存在し、どの法律が適用されるかを把握することが不可欠です。

最も一般的な管轄上の懸念事項は、個人データの収集、処理、移転、および閲覧に関する一般データ保護規則（GDPR）の制限への準拠である。早期にデータマッピングに関する協議を行うことで、想定外の管轄区域にあるデータを特定することができ、収集開始前に必要となる可能性のある追加の承認、合意、通知、その他の文書や検討事項に先手を打つことができる。

継続的な連携：新たなデータソースと複雑なデータソース

ハイブリッドな勤務環境や新興技術の登場により、二次情報収集の範囲と戦略は変化しました。現代の調査では、メッセージングアプリ、AIツール、メモアプリに加え、メッセージングと文書保存が混在する広範なコラボレーション環境が対象となります。

収集戦略においては、スピード、データの複雑さ、およびデータ管理者に与える影響のバランスをとることが求められ、組織は可能な限りリモートでの収集を選択することが多くなっています。

しかし、依然としてオンサイトでの収集を必要とする、収集が困難なデータタイプが存在します。例えば、特定の一時的なメッセージングアプリでは、担当者が直接現場に赴き、高度なツールを導入する必要がある場合があります。リモートとオンサイトの両方の収集オプションを含む、カスタマイズされたソリューションを提供する柔軟性が、セカンドリクエストの収集を迅速に進め、データ管理者の負担を最小限に抑えるための鍵となります。

透明性と安全なフォレンジック・ワークフローを通じてプライバシーに関する懸念を解消する

個人のデバイスやデータが対象となる場合、セキュリティ上の懸念が生じるのは当然のことです。ベンダーは、弁護士、データ管理責任者、ITチームとの信頼関係を構築するために、安全かつ透明性の高いフォレンジック・ワークフローを明確に提示しなければなりません。モバイルデバイスには極めて個人的な情報が含まれていることが多いため、対象を絞った上で、かつ正当性を確保できる収集アプローチが求められます。カスタマイズされたフォレンジックワークフローが必要となる場合もありますが、関連するメタデータが確実に保存されるよう、徹底的な検証を行う必要があります。明確なコミュニケーションと早期の期待値設定は、信頼を築き、二次請求プロセス全体を通じて協力を促進します。

フォレンジック戦略がセカンドリクエストの成功を支える

セカンドリクエストは、重大な利害関係、厳しい期限、そしてますます複雑化するデータ環境を伴います。早期のフォレンジック計画と、綿密なヒアリング、詳細なデータマッピング、柔軟な収集ワークフローを組み合わせることで、法務チームはセカンドリクエストをより自信を持って、かつ効率的に管理することができます。こうした状況が変化する中でも、データ処理に対する周到かつ体系的なアプローチこそが、セカンドリクエストを成功させるための基盤であり続けます。

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デヴォン・アヴァローン＝グレイブス、ストラテジック・データ・アドバイザリー グローバル調査部門 ディレクター

デヴォンは、政府による調査、独占禁止法関連案件、ホワイトカラー犯罪訴訟、および内部調査において、企業の法務部門や法律事務所が規制やコンプライアンス上の義務を履行できるよう、法的根拠が明確で効率的なフォレンジック収集ワークフローを構築・運用しています。

弁護士資格を有するデボンは、法的知識とフォレンジックの専門知識を融合させ、クライアントが重大な案件に対処できるよう支援しています。